Документальное оформление приемки товара

Содержание:

1. Товарно-сопроводительные документы
2. Инструкции по приемке товара 
3. Акты приемки-передачи товаров
4. Акт недостачи товара при приемке

Товарно-сопроводительные документы

Оформление сопроводительных документов  – первый этап приемки товара в магазине. Товарно-сопроводительные документы делятся на:

• количественные;
• качественные;
• расчетные;
• комплексные.

Сопроводительные документы первой группы,содержат информацию о количественных характеристиках принимаемого товара. 

В эту же группу включаются документы, оформляемые непосредственно во время приемки товаров, – акты отбора образцов, коммерческие акты, акты о расхождении в количестве товаров (акты о недостаче товара). 

Сопроводительные документы по качеству, в свою очередь, несут в себе информацию о качестве товаров (стандартное, нестандартное и так далее), их сорте (высший, первый, второй и так далее), дате выработки или отгрузки (что позволяет определить срок годности).

Обязательные качественные товарно-сопроводительные документы – это сертификаты и декларации  товаров, которые обязательно нужно сертифицировать или декларировать.

К необязательным, относится удостоверение качества. До приемки выясните, какие документы обязательно прилагаются к заказанному вами товару, и проконтролируйте их наличие, чтобы не столкнуться с претензиями при проверках.

Расчетные сопроводительные документы определяют условия поставки, не указанные в договоре. К расчетным товарно-сопроводительным документам относятся протокол согласования цен, счет, счет-фактура, а также письменные договоренности о распределении транспортных и других затрат между поставщиком и вами. 

Комплексными товарно-сопроводительными документами называются, прежде всего, накладные. Железнодорожные, товарно-транспортные, приходно-расходные накладные используются в качестве основных документов, обеспечивающих учет товаров при транспортировке и приемке. 

Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.

Попробуйте весь функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру бесплатно>>>

Инструкции по приемке товара 

Основные инструкции о порядке приемки товаров регулируют процесс приемки товаров по количеству и качеству. Они уже не обязательны к применению, но описывают стандартные алгоритмы приемки товара:

• инструкция по приемке товара по количеству П-6;
• инструкция по приемке товара по качеству П-7.

Скачать Инструкцию П-6>>>
Скачать Инструкцию П-7>>>

Обеими инструкциями о порядке приемки товаров поставщику предписано обеспечить сохранность груза при транспортировке, а также простоту приемки товаров в магазине. 

У получателя - свои обязательства. Например, вы должны предложить представителю поставщика участвовать в приемке. Самостоятельно проводить приемку – только если он откажется. Также вы обязаны выделить для приемки товара особую зону, обеспечить там сохранность груза и исключить доступ туда посторонних лиц.

Инструкция П-6 описывает порядок приемки товаров по количеству. Вы проверяете целостность грузовых мест, маркировку груза, количество и вес тарных мест, сверяясь с товарно-сопроводительными документами. 

Полную их проверку вы проведете уже сами при окончательной приемке. По итогам же предварительной приемки вы подписываете сопроводительные документы на товар и отдаете экземпляр сотрудникам поставщика (водителю, экспедитору).

В инструкции П-7 поставщик отвечает за соответствие товаров качественным товарно-сопроводительным документам. Перевозчик – за соблюдение заранее оговоренных условий крепления и транспортировки товара, позволяющих сохранить его качество.

Вы, в свою очередь, при приемке отвечаете за проверку соблюдения всех этих требований. По договоренности с поставщиком вы проводите выборочную проверку качества и комплектности и экстраполируете ее результаты на всю поставку.

Читайте также: Как выбрать программу для учета товаров в магазине

Акты приемки-передачи товаров

Образец акта приемки товара не установлен законодательством. Однако есть обязательные реквизиты акта приемки-передачи товара:

• наименование, место и дата создания акта (то есть дата приемки);
• наименование, стоимость и количество принимаемого товара;
• номер и дата договора, на основании которого производится поставка и приемка;
• подписи ответственных лиц с обеих сторон – поставщика и вашей.

Скачать форму ТОРГ-1.Акт о приемки товаров>>>

Кроме факта приемки, актируются любые несоответствия между сопроводительными документами на товар и реальным состоянием принимаемой продукции. В частности, акты составляются, если:

• грузовые места вскрывали, нарушена их пломбировка;
• не соблюдены условия транспортировки товара;
• не сходится документально зафиксированное и фактическое количество тарных мест или их вес;
• из-за вышеперечисленных нарушений проведена проверка внутритарных вложений (актируются ее результаты);
• представитель поставщика или перевозчика отказался ждать, пока вы проведете предварительную приемку с проверкой соответствия (вместо акта можно сделать отметку.

Читайте также: Инвентаризация в магазине в 2018 году

Акт недостачи товара при приемке

 Если в процессе приемки товара выявлена недостача или излишек, придется составить акт недостачи товара. Один экземпляр акта недостачи вы отправляете поставщику. Такой акт заполняется в день выявления недостачи товара при приемке. В акте указываются:

• реквизиты поставщика и ваши;
• фамилии, имена, должности сотрудников, проводивших приемку;
• реквизиты товарно-сопроводительных документов;
• отметки о датах и времени отправки и доставки груза, а также вскрытия транспортного средства, которым он доставлен;
• сведения о состоянии упаковки (в том числе данные о том, кто упаковывал товар – изготовитель или поставщик);
• при выборочной проверке – основания и условия отбора товаров для нее;
• фактическое и указанное в документах количество или вес недостающего товара;
• способ определения недостачи;
• возможно ли было уместить товар целиком в грузовое место и транспортное средство;
• стоимость и точное количество недостающего товара;
• заключение о месте и причинах образования недостачи;
• другие сведения, необходимые вам.

Читайте подробнее: Прием товара в магазине: как исключить недостачу,излишки и пересорт

Все оформляемые в процессе приемки документы фиксируются в программе автоматизации.

А чтобы не переживать за сохранность данных попробуйте программу для автоматизации магазина Бизнес.Ру. Документация, отчеты и вся необходимая информация по вашему магазину хранится в облаке на серверах имеющих соответствующие сертификаты безопасности. С нашим сервисом вам не страшны технические неполадки и сбои. 

Попробуйте полный функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Это обеспечивает корректный учет товаров и облегчает подготовку отчетности – внутренней, для вашего пользования, а также бухгалтерской и налоговой.

Читайте подробнее о работе с товаром:

1.Организация приемки товаров
2.Контроль остатков товара на складе
3.Инвентаризация в магазине в 2018 году
4.Как произвести уценку и списание товара
5.Проведение инвентаризации склада