Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец

Из статьи вы узнаете:

Образцы гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантийное письмо – это документ делового оборота, составляемый одой из сторон деловых взаимоотношений с целью обозначить свои намерения, обязательства, дать гарантии выполнения каких-либо действий (чаще всего оплаты по договору), соблюдения условий и договорённостей.

Если вы устали вести документацию магазина в Excel, хранить все на жестком диске компьютера, приезжать в офис в выходные, чтобы достать тот или иной документ, обратите внимание на облачную товароучетную программу Бизнес.Ру. С ней можно работать с документами удаленно из любой точки планеты. Попробовать бесплатно >>

Посмотреть образец заполнения гарантийного письма о погашении задолженности

В каких случаях необходимо гарантийное письмо

Нередко письмо по оплате задолженности составляют в ответ на письмо-претензию, отправленную поставщиком. Составителями гарантийных писем могут быть как юридические, так и физические лица, а получателями могут выступать не только хозяйствующие субъекты, но государственные органы. Например, оно может потребоваться от работодателя, при подаче документов в ФМС для приёма на работу мигрантов.

Написать письмо можно самостоятельно или после консультации с юристом. Составленный надлежащим образом, документ имеет юридическую силу и может использоваться при урегулировании споров, как в досудебном порядке, так и в суде. Поэтому в договорном праве эти документы используются весьма часто, а вариантов их использования достаточно много.

Форма гарантийного письма не регламентирована законодательно, что, с одной стороны разрешает составить данный документ, используя свободные формулировки, а с другой стороны позволяет его получателю определить свои требования обязательные для составителя или требовать предоставление информации на специально разработанном для этого бланке.

Хранить документы в одном месте, найти нужный файл по ключевым словам, номеру, дате можно благодаря сервису для автоматизации бизнеса Бизнес.Ру.

Попробовать бесплатно >>

При отсутствии особых требований к гарантийному письму, его составителю и его получателю, существует ряд требований, которых следует указать:

1. Составляется на фирменном бланке, либо на листе формата А4 с указанием реквизитов предприятия;
2. Если гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, требование или другое входящее письмо, необходимо указать его исходящий номер и дату;
3. Получатель документа, в частности его полное ФИО или наименование юридического лица, адрес, телефон и иные сведения;
4. Описание возникновения правоотношения сторон (реквизитов документов, подтверждающих возникновение обязательств номера и даты договоров, счетов, заказов, отгрузочных накладных, актов оказания услуг), гарантий, обязательств, условий, действий и сроков их исполнения;
5. Если документ составлен на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
6. В конце обязательно должны быть дата, подпись уполномоченного лица (в случае действий по доверенности, должны быть указаны номер и дата доверенности) и, при наличии, печать;
7. Дополнительно могут быть приложены документы или их копии, с которыми составитель письма считает нужным ознакомить адресата. Приложенные документы могут быть сопровождены описью с указанием наименования документа, его номера и даты.
    

Рекомендации и требования к написанию гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантию по оплате задолженности за товары оформляют обычно, как любой другой официальный документ, на фирменном бланке компании, либо на листе А4 с заполнением всех реквизитов.
При написании, учтите следующие аспекты:

• наименование документа – «гарантийное письмо»;
• проставьте город, дату написания и исходящий номер;
• если вы пишите ответ на претензию или требование  обязательно сошлитесь на входящий номер;
• кому адресовано – название компании и ее ФИО руководителя;
• сам текст: «Организация(юридическое название) дает гарантию уплатить задолженность (а также пени/штрафы и т.д.) за (товары/оказанные услуги/произведенные работы) на общую сумму (цифрами/прописью) на основании (название и номер документа, по которому производится оплата - договор/счет/накладная) в срок до (дата погашения долга/график платежей);
• можно указать причины неуплаты, приложить документы указывающие на это, сослаться на лицо, ответственного за выплату долга;
• в конце проставить подписи, заверенные печатью, ФИО руководителя компании, а также главного бухгалтера.

Юридические аспекты

Юридически, гарантийное письмо об оплате задолженности - это односторонний документ в написании которого принимает участие только лицо оформляющее этот документ. Но, чтобы избежать проблем в будущем, должнику необходимо заручиться второй копией письма завизированной второй стороной.

Если кредитор не дает согласие на указанные в гарантийном письме об оплате параметры (график погашения задолженности, сроки и размер долга), предоставление данного письма - это доказательство вашей добросовестности как должника. Ведь этим документом вы подчеркиваете свое согласие с обязательствами и даете обещание об их исполнении.

Примеры гарантийных писем об оплате долга

Гарантийные письма об оплате задолженности пишутся по разным жизненным обстоятельствам. Например, часто письма, гарантирующие выплату долгу отправляются от одного контрагента другому, от ИП - компании и т.д.

Обязательно в письме стоит указать причины, почему была задержана оплата, образовался долг.

Ниже рассмотрим варианты примеров гарантийных писем об оплате задолженности, в том числе образец с графиком платежей.

Просрочка оплаты по договору

Если из-за финансового кризиса необходимо изменить условия, желательно указать график платежей.

В связи с тяжелым финансовым состоянием в компании, уведомляем вас о невозможности соблюдения сроков оплаты по договору No 159-У от 01 января 2021 г. Обязуемся произвести оплату в течение текущего года (график платежей прилагаем к письму) в определённом договором размере. Надеемся на понимание.

Другой вариант гарантийного письма с графиком погашения задолженности вы можете скачать ниже.

Невыполнение оплаты за оказанные услуги из-за блокировки счета

Если у вас есть внешняя причина, по которой вы не можете оплатить оказанные услуги, следует указать это в письме.

В связи с блокировкой расчетного счета налоговой инспекцией наше предприятие не может произвести оплату услуг, оказанных вами, что подтверждает акт выполнения услуг No 951 от 31.12.2020 г. Обязуемся произвести полную оплату оказанных услуг в срок до 31.01.2021 г.

Отсрочка оплаты коммунальных платежей

В письме об отсрочки коммунальных выплат стоит отметить, что к повышению цен вы не были готовы.

В связи с неожиданным увеличением стоимости коммунальных услуг, которое не было заложено в бюджет ООО «Василий» на 2020 год просим вас рассмотреть возможность реструктуризации возникшей задолженности в размере 12 000 рублей. Обязуемся погасить задолженность в течение 12 месяцев по 1 000 рублей в месяц, начиная с 01.01.2021 г.

Форс-мажорные обстоятельства

Если есть форс-мажорные причины нарушения условий договора, стоит сослаться на них. Обычно в приложении к письму дается справка, что форс-мажор действительно случился.

В связи с особыми обстоятельствами, а именно извержением вулкана на севере страны и размытием плотины на юге, с прискорбием сообщаем, что на данный момент ООО «Василий» не имеет возможности выполнить обязательства в виде выплаты по договору No 777 от 27 июля 2020 г.

Также, несмотря пункт 5.4. вышеуказанного договора, освобождающего стороны от выполнения обязательств по договору при возникновении форс-мажорных обстоятельств, к которым, безусловно, можно отнести стихийные бедствия, обрушившиеся на наш город, указанные выше и подтверждающиеся справкой Гидрометцентра, приложенной к данному письму, ООО «Василий» обязуется погасить долг по указанному договору при первой возможности и в полном объёме.

Читайте также статью, где можно скачать другие образцы гарантийных писем: об оплате счета, услуг и т.д.