Среднесписочная численность работников в 2021 году: как рассчитать

О чем вы узнаете:

• Кто сдает сведения о среднесписочной численности в 2021 году
• Что такое среднесписочная численность 2021 года
• Почему не надо сдавать отчет о среднесписочной численности за 2020 год в 2021 году
• Среднесписочная численность в РСВ в 2021 году
• Cреднесписочная численность работников как рассчитать
• Куда подаются данные о среднесписочной численности
• Срок подачи отчета о среднесписочной численности в 2021 году
• Нюансы определения среднесписочной численности в 2021 году
• Штрафы за непредоставление сведений о среднесписочной численности в 2021 году

Государством было выдвинуто решение принять меры по уменьшению нагрузки для организаций. Новая форма отчетности снизит количество подаваемых документов в налоговую инспекцию.

Ранее отчеты по страховым взносам и о среднем числе работников подавались в разные органы и в различные сроки, что было не очень удобно. После введения изменений они объединяются в один отчет, что должно облегчить процесс предоставления данных. 

Кто сдает сведения о среднесписочной численности в 2021 году

Работодатели, имеющие в штате сотрудников как из числа граждан РФ, так и иностранцев, должны передавать в 2021 году данные о среднесписочной численности. К таким работодателям относятся как ИП, так и юрлица. 

Контролировать работу сотрудников поможет сервис для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру. Введите персональный распорядок дня для каждого подчиненного, проверяйте список их дел  и при необходимости, корректируйте. Попробуйте весь функционал программы для автоматизации работы Бизнес.Ру прямо сейчас

Что такое среднесписочная численность 2021 года

В текущем 2021 году работодатель (юрлицо или ИП) должен передать данные о среднем количестве сотрудников в местную ИФНС (по месту регистрации предпринимателя или организации).

Для определения этого количества следует не забывать как про сотрудников, оформленных по трудовым договорам, так и про самих предпринимателей и собственников организации, если они работают и получают зарплату, премии и подарки, а также прочие выплаты за особенные условия работы или график работы, отличающийся от стандартного. 

При этом не нужно включать в отчет о среднем количестве сотрудников в 2021 году информацию о прочих категориях работников, таких как: 

• Физических лиц, которые являлись исполнителями в ходе сделок по оказанию услуг;
• Совместителей с внешней стороны;
• Тех владельцев компании, которым не начисляется заработная плата;
• Сотрудников, которые уехали на место работы за пределы Российской Федерации;
• Работников по договору подряда, выполняющих ремонтные или строительные работы и пр.  

Алгоритм заполнения этого отчета схож с алгоритмом поиска и внесения данных в статистические отчеты, правила которых задокументированы Росстатом в приказе № 711 от 27.11.2019 года. 

Скачать пример отчета о среднесписочной численности в 2021 году >>

Почему не надо сдавать отчет о среднесписочной численности за 2020 год в 2021 году

В 2021 году отчет за 2020 год о среднем количестве работников был отменен, но это не значит, что эти данные предоставлять не нужно. Изменилась лишь форма предоставления отчета, то есть подавать данные необходимо по новым правилам.

Теперь информация о среднесписочной численности включается в другой отчет, а именно отчет РСВ. Обязанность в подаче старого отчета была отменена законом № 5-ФЗ 28 января 2020 года. 

Среднесписочная численность в РСВ в 2021 году

Согласно обновленным на 2021 год алгоритмам заполнения отчета о среднесписочной численности в РСВ требуется приводить полные данные. Из-за этого была обновлена форма расчета по страховым взносам. Об этом сказано в приказе Федеральной налоговой службы № ММВ-7-11/470@ от 18.09.2019 года. 

Где в новой форме РСВ данные о среднесписочной численности

Что же изменилось? Появилось новое поле, которое можно заметить на титульном листе, в эту графу вносится среднесписочная численность в РСВ в 2021 году. 

Скачать бланк для заполнения РСВ с 2021 года можно тут >>

Скачать образец заполнения РСВ с 2021 года >>

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Так как же сделать расчет и сформировать необходимое число? Существуют определенные правила, следуя которым это можно сделать легко и просто. 

Кого включают

Для того, чтобы составить отчет по данным о среднему количеству сотрудников, необходимо для начала четко разделить их на две группы, а именно на тех, кого нужно включать в отчетность и тех, кого не нужно.

К первой группе относятся следующие категории лиц: 

1. Сотрудники, находящиеся на испытательном сроке. 
2. Владелец организации, если он числится в штате и получает заработную плату. 
3. Те работники, которые были зачислены в штат в прошлый отчетный период и при этом отработали как минимум один день. 
4. Сотрудники, которые работали в командировках, организованных компанией. 
5. Временно нетрудоспособные лица в связи с болезнью, оформленные в компании, имеющие больничный лист. 
6. Работники, осуществляющие трудовую деятельность из расчета менее 15 часов в неделю. 
7. "Удаленщики", оформленные официально. 
8. Находящиеся на балансе компании учащиеся профтехучилищ.
9. Сотрудники, нанятые на сезон. 
10. Работники, которые находятся на учебе от организации.
11. Работающие вахтовым методом или методом "нарядов".
12. Практиканты (проходящие производственную практику). 
13. Студенты из стройотрядов. 
14. Сотрудники, находящиеся в отгуле или в оплачиваемом отпуске, а также женщины в декретном отпуске, в том числе в связи с усыновлением младенца из роддома.
15. И.О. или временные работники. 
16. Лица, продолжающие работать после выхода на пенсию. 
17. Сотрудники, трудящиеся в условиях Крайнего Севера, в период отпуска, предшествующего увольнению. 
18. Работающие по особым договоренностям престарелые обитатели домов-интернатов. 
19. Сотрудники, которые находятся под следствием. 
20. Инвалиды войны. 
21. Приглашенные организацией сотрудники-специалисты из-за рубежа. 

Кого исключают

Категория лиц, включаемых в расчет, достаточно широкая. Однако, существуют и исключения, то есть те сотрудники, которых не нужно включать в список. Их не много, но на них стоит обратить особое внимание. К ним относятся: 

1. Собственники компании, если они не получают заработную плату. 
2. Сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору. 
3. Работники, проходящие обучение с отрывом от работы, получающие от компании стипендию. 
4. Сотрудники других компаний, работающие по совместительству. 

Алгоритм

Чтобы рассчитать среднесписочную численность необходимо заняться подсчетом среднемесячного количества. Что для этого необходимо сделать?

1. Проанализировать табель учета рабочего времени и сложить все ежедневные данные, после чего разделить получившееся количество на количество дней в месяце. 
2. Количество сотрудников в выходные и праздничные дни считается исходя из числа работников в предшествующий день. 
3. Сотрудники в рабочий день должны совпадать с количеством сотрудников, работающих на основании трудового договора. 
4. Работник не учитывается в числе сотрудников в выходное день, если расторжение трудового договора с ним произошло в пятницу. 

C программой для автоматизации работы Бизнес.Ру вы легко сможете контролировать график работы своих подчиненных, ставить им планы и отслеживать процент выполнения задач. Учет рабочего времени станет прозрачным. Попробуйте весь функционал программы для автоматизации Бизнес.Ру прямо сейчас

Формулы

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за месяц, необходимо использовать следующую формулу: 

ССЧ (среднесписочная численность) за месяц = ССЧ занятых на полную смену + СЧ частично занятых (неполный день)

При этом посчитать ССЧ для тех, кто занят на полный график можно так: 

ССЧ за месяц = (День 1+ День 2 + День 3 + ... + День 31) / Количество дней

Обратите внимание, что считать необходимо данные за календарные дни, не исключая из подсчетов выходные и праздничные дни. 

Для расчета показаний за год используют следующую формулу: 

ССЧ за год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + ССЧ за март + ... + ССЧ за декабрь) / 12

Пример расчета за год и за месяц

Для примера расчета возьмем организацию, в которой на 1 февраля 2021 года работало на полной смене 35 человек, а также 3 человека по совместительству. При этом помним, что в расчет мы их не включаем. График работы у оставшихся 35 человек - пятидневка (5/2) с рабочим днем 8 часов. С одним из сотрудников был расторгнут трудовой договор 12 февраля, еще с одним - 16 февраля. 24 февраля одна из сотрудниц ушла в декретный отпуск. 

Рассчитаем среднесписочную численность за февраль. 

ССЧ за февраль:

До 12 февраля числилось 35 человек. 

Так как 12 февраля - пятница - значит в выходные дни 13 и 14 уволенного сотрудника уже не учитываем. 

С 13 до 16 февраля числилось 34 человека. 

С 17 февраля, после увольнения второго сотрудника, осталось 33, которые работали с 17 до 24 февраля. Так как сотрудница, ушедшая в декрет, продолжает по закону числиться в организации, то с 17 до 28 февраля необходимо учесть 33 работника. 

ССЧ февраля = (12*35+4*34+12*33)/28=(420+136+396)/28=952/28=34,1

ССЧ за февраль = 34,1

С 2021 года подавать отчеты по ССЧ необходимо будет ежеквартально. Для этого необходимо определить показатель для каждого из трех месяцев, сложить их и разделить на 3. Например, ССЧ за январь - 36, ССЧ за февраль - 34,1, ССЧ за март - 20,2. ССЧ за I квартал - (36+34,1+20,2)/3=90,3/3=30,1

Куда подаются данные о среднесписочной численности

Данные, касающиеся ССЧ, внесенные в бланк расчета по страховым взносам, необходимо предоставить в ИФНС по месту регистрации плательщика взносов. При этом требуется указать код налогового органа на первом листе. Если речь идет об обособленном подразделении, то возможно два варианта: 

1. Головная организация предоставила подразделению соответствующие полномочия и они могут начислять выплаты сотрудникам самостоятельно. В этом случае подразделение подает отчет РСВ по месту регистрации (учета) обособленного подразделения. 
2. В случае, если головная организация таких прав подразделению не предоставила, то отчет подает головная компания с помощью единой формы РСВ, в которую включаются также начисления ОП. 

Срок подачи отчета о среднесписочной численности в 2021 году

Сроки, в которые необходимо предоставить отчет по среднесписочному количеству сотрудников в 2021 году изменились. Ранее необходимо было подать отчет за прошедший год до 20 января нового года и подавались один один раз в год.

Теперь периодичность стала чаще и его нужно заполнять ежеквартально до 30 числа того месяца, который следует за завершившимся отчетным периодом. 

Новый дедлайн был установлен Налоговым кодексом РФ и приходится на январь, апрель, июль и октябрь. Если же 30 число этих месяцев приходится на выходной или праздничный день - то они переносятся на ближайший следующий будний день, как правило это понедельник. 

При этом отчет за 2020 год необходимо было подать до 30 января 2021 года, то есть срок составил на 10 дней больше, чем в прошлом году, ранее крайняя дата подачи приходилась на 20 января. 

Нюансы определения среднесписочной численности в 2021 году

Законодательно установлены определенные правила заполнения форм, они зафиксированы в Указаниях Росстата № П-1, П-2, П-3, П-4 и П-5(м), которые были утверждены законом № 711 27 ноября 2019 года. 

Основные нюансы заполнения, о которых стоит особенно помнить: 

• Внешние совместители и сотрудники, работающие по договору ГПХ, в расчетах не учитываются; 
• В ССЧ необходимо включать сотрудников, для которых эта компания является основным местом труда;
• Сотрудники, которые работают неполный день, если это было инициативой компании, вписываются в расчет как полноценная единица;
• Если сотрудник является совместителем внутри одной организации, то он учитывается как один работник;
• Чтобы узнать ССЧ за месяц, требуется суммировать ССЧ занятых сотрудников на полную ставку и ССЧ занятых на частичную ставку;
• Некоторые категории сотрудников не учитываются в ССЧ;
• В отчет включаются все сотрудники, которые полностью заняты для работы в компании на определенную дату. При этом не учитывается, работает ли он в этот день или болеет, или находится в отпуске. 

Штрафы за непредоставление сведений о среднесписочной численности в 2021 году

На основании п. 3.2 ст. 76 Налогового кодекса Российской Федерации, организация, которая не предоставила отчет по налогам, рискует получить в итоге заблокированный счет. 

Помимо такого наказания, есть и другие варианты. Например, если отчетность по страховым взносам не была предоставлена в установленные законом сроки, то компания может получить штраф. 

Теперь ситуация несколько изменилась. В связи с тем, что ССЧ теперь входит в состав отчета РСВ, то для понимания рисков (а именно штрафов) стоит помнить о п. 1 ст. 119 НК РФ. То есть, в данном случае предусмотрен штраф. Его размер исчисляется на основании суммы долга по страховым взносам.

Для начала необходимо определить суммы задолженности на последний день срока сдачи отчетности. Штраф составит 5% от этой суммы, но не менее 1000 рублей, даже если задолженности не было. Верхний лимит штрафа составляет 30% от задолженности. Кроме того, для должностных лиц дополнительно существует штраф в размере 300-500 рублей.