Как подключить онлайн-кассу: инструкция по самостоятельной установке

Современная техника проста в использовании. Присоединить ККТ к компьютеру, интернету, сайту можно самому. Как подключить онлайн-кассу самостоятельно и настроить ее, не обращаясь к специалистам, расскажем в этой статье.

Как подключить онлайн-кассу самостоятельно

54-ФЗ предполагает, что онлайн-касса не работает сама по себе. Для выполнения всех функций и задач ей необходимы:

  • фискальный накопитель;
  • соединение с интернетом;
  • подключение к ОФД.

Разберем все подробнее.

Какой должна быть онлайн-касса? Во-первых, соответствовать требованиям 54-ФЗ (быть в реестре ККТ, уметь отправлять фискальные документы в ОФД, иметь фискальный накопитель и подключение к интернету).

54-ФЗ разрешает покупку или аренду онлайн-кассы. При стационарной торговле аппарат должен уметь печатать бумажные чеки. Для продаж через сайт – отправлять электронные.

Фискальный накопитель – это емкость для хранения и передачи в ОФД и ФНС фискальных документов (чеков). Иногда его можно приобрести вместе с кассой, но чаще – купить отдельно. Фискальный накопитель необходимо регулярно менять, так как объем его памяти ограничен. Их выпускают на 15 и 36 месяцев.

Договор с ОФД необходим для передачи данных о фискальных документах налоговикам. Оператор фискальных данных через интернет получает и хранит сведения о чеках, отправленных фискальным накопителем.

Интернет-соединение нужно, так как новые кассы отправляют все данные именно благодаря глобальной сети. Однако касса может работать и при нестабильном соединении – фискальный накопитель будет хранить чеки, и при восстановлении связи отправит в ОФД сразу несколько.

Так как подключить онлайн-кассу самостоятельно без регистрации в ФНС невозможно, следует потратить время на то, чтобы разобраться в процедуре.

Бывает два типа регистрации:

  • онлайн через личный кабинет на сайте ФНС;
  • традиционный, через подачу бумажных документов в отделение налоговой инспекции.

Онлайн-регистрация ККТ быстрее и проще, но для нее необходимо оформить КЭП – квалифицированную электронную подпись.

Подробную пошаговую инструкцию регистрации с описанием распространенных ошибок и их исправлением читайте тут>>>

Порядок установки онлайн-кассы

Установка онлайн-кассы делится на этапы:

  1. Заключение договора с ОФД.
  2. Регистрация оборудования.
  3. Подключения онлайн-кассы к интернету, компьютеру, сайту интернет-магазина, кассовой программе и другим инструментам автоматизации бизнеса (например, товароучетной программе или CRM).

Кратко о договоре с ОФД и регистрации онлайн-кассы

Без договора с ОФД вы не зарегистрируйте онлайн-кассу. Сейчас на рынке представлено больше 20 ОФД, список зарегистрированных в ФНС организаций представлен в реестре. Стоимость услуг – 2000 — 3000 рублей в год.

Обзор всех цен и предоставляемых услуг зарегистрированных ОФД>>>

Затем необходимо вставить фискальный накопитель в онлайн-кассу согласно инструкции кассового аппарата. Это простая процедура, помощь технических специалистов вряд ли понадобится.

Регистрация онлайн-кассы может быть сделана через сайт ФНС или при личном визите в ФНС.

Рассмотрим для примера, как это происходит на сайте ФНС.

как подключить кассу самостоятельно

Этап 1. Заполнение заявления

1. Открытие личного кабинета на nalog.ru. Работа идет через вкладку «Учет ККТ», выбираете «параметры заявления вручную».

Необходимо указать данные онлайн-кассы, в том числе ее номер и номер фискального накопителя. Сложность может возникнуть с выбором адреса (он устанавливается из ФИАС, и если отсутствует в справочнике, придется его добавлять через местную администрацию).

2. Выбор параметров онлайн-кассы. Указываете, если вы собираетесь использовать ККТ без подключения к интернету (по закону это разрешается, если вы работаете в поселке, определенном администрацией как «удаленный от средств связи»).

3. Выбор ОФД, с которым вы заключили договор, из списка зарегистрированных.

4. Перепроверка данных заявления, отправка его на проверку ФНС.

Этап 2. Ввод данных в онлайн-кассу

ФНС отправит специальный регистрационный номер ККТ для ввода непосредственно в кассовый аппарат. Его необходимо записать в память кассы в течение 24 часов после получения.

Как ввести его именно у ту модель, которая есть у вас, написано в инструкции к вашему кассовому аппарату. Обычно это делается через Сервисный режим (или режим Администрирования).

В кассу вносится:

  • регистрационный номер;
  • ИНН компании или ИП.

Если данные записаны правильно, вы получите чек от кассы – это первый фискальный документ, в котором будут данные для завершения регистрации на сайте ФНС.

Этап 3. Завершение регистрации: отчет

В ЛК на сайте ФНС во вкладке «Учет ККТ» будут записаны данные вашего кассового аппарата. Вам необходимо нажать на «Отчет о регистрации».

В появившемся окне занести данные из чека, который напечатала онлайн-касса:

  • дата и время;
  • номер;
  • фискальный признак (10 цифр после слова «ФП»).

После этого заявление необходимо подписать с помощью квалифицированной электронной подписи.

После отправки документа вы получите карточку регистрации. Только после этого можно:

  • подключить ККТ к ОФД;
  • начать печатать чеки.

Этап 4. Передача параметров регистрации ОФД

Добавление онлайн-кассы осуществляется с помощью личного кабинета ОФД. В него заносятся данные, указанные в регистрационной карточке.

Далее можно начинать применять онлайн-кассу: печатать чеки. Чтобы кассовый аппарат передавал данные к ОФД регулярно, его надо подключить к интернету.

Как подключить кассу к интернету

Онлайн-касса подключается к интернету согласно инструкции и модели оборудования.

Например, один вид ККТ обладает доступом к интернету с помощью сим-карт. Другой – через кабель Ethernet.

То есть предполагается три способа подключения:

  • проводной (для этого в кассе будет LAN-порт);
  • Wi-Fi;
  • мобильный.

как подключить кассу к интернету

Проводной способ используется в тех магазинах и офисах, где есть возможность протянуть интернет. После этого касса подключается либо с помощью кабеля, либо через Wi-Fi.

Есть случаи, когда маленькая торговая точка заключает договор с соседним магазином, где присутствует кабельный интернет, получая доступ к сети через Wi-Fi. Или владелец магазина раздает интернет для кассы с помощью Wi-Fi своего мобильного телефона.

Мобильный способ подключения – это использование сим-карты в онлайн-кассе. Для этого аппарат должен поддерживать соответствующую функцию и иметь сим-слот.

Подключать кассу для магазина к интернету можно не постоянно. 54-ФЗ предполагает, что аппарат должен передавать информацию о продажах минимум раз в 30 дней. Следовательно, если вы работаете в небольшом розничном магазине и выдаете бумажные чеки, можно подключать ККТ к интернету раз в неделю: этого будет достаточно, чтобы не переполнить фискальный накопитель и вовремя передавать все необходимые сведения.

Однако при интернет-продажах постоянное подключение онлайн-кассы к интернету необходимо. Если его не будет, ККТ не сможет выдавать электронные чеки покупателям в момент расчета. И вы будете нарушать 54-ФЗ.

Как подключить онлайн-кассу к компьютеру

Не все онлайн-кассы требуют подключения к компьютеру. Например, автономные ККТ или смарт-терминалы справляются с простейшими операциями без ПК. Однако фискальные регистраторы не имеют экрана, и подсоединение их к компьютеру необходимо.

Также подключить онлайн-кассу необходимо, если вы собираетесь работать со специализированной кассовой и товароучетной программой.

Ее преимущества:

  • возможность с помощью сканеров штриховых кодов добавлять новые позиции при приемке;
  • изменение цен;
  • работа с акциями;
  • использование карт лояльности;
  • анализ продаж.

как подключить онлайн кассу к компьютеру

Итак, как же подключить онлайн-кассу самому к ПК? Обычно перечень этапов присутствует в инструкции для ККТ.

Если инструкция утеряна, можно попробовать провести подключение по стандартному перечню действий:

  • загрузка драйверов с сайта изготовителя кассового оборудования;
  • установка драйверов на ПК;
  • включение на ККТ режима передачи данных;
  • непосредственное присоединение онлайн-кассы к компьютеру;
  • установка ПО онлайн-кассы на ПК;
  • перезагрузка ПК.

После этого ПК должен «узнавать» онлайн-кассу автоматически.

Как подключить кассу к сайту

как подключить кассу к сайту

Есть несколько вариантов подключения кассы к сайту.

  1. Услуга аренды онлайн-кассы, которая стоит в удаленном дата-центре. Подходит, если у вас есть только интернет-магазин без физического офиса (пункта выдачи заказов). Такую кассу подключают по договору аренды технические специалисты компании, которая предоставляет технику.
  2. Подключить онлайн-кассу к сайту интернет-магазина с помощью нанятого программиста. В этом случае специалист пишет программу, которая заставит кассу передавать чеки покупателю на email после получения сигнала от сайта о совершении покупки. Минус – самописное ПО не очень надежно, а вы узнаете, что чек не пробит только после жалобы покупателя (вам или в ФНС).
  3. Подключение онлайн-кассы к агрегатору платежей сайта с помощью облачных сервисов. В этом случае касса подключается к ПО, которое находится в интернете, а ПО – к агрегатору платежей. В этом случае надежность выше, так как шанс на поломку минимальный. И если она случится, то покупатель просто не сможет завершить платеж через агрегатор интернет-магазина. То есть нарушения закона не будет.

Кстати, если вы арендуете онлайн-кассу или будете использовать специальное облачное ПО, чтобы подключить кассу (ККМ) к сайту, то обратитесь с вопросами о технике к специалистам, предлагающим эти услуги. Вы можете рассчитывать на бесплатную консультацию по подключению аппарата и компетентные ответы.