Как пользоваться кассой: инструкция для кассира

Согласно обновленному ФЗ № 54 онлайн-касса должна присутствовать в каждой торговой точке. При этом изменились и правила использования кассы, а это значит, что и кассир, и сам предприниматель должны знать особенности и основные принципы ее функционирования. Как же работать на кассе в магазине, чтобы не получить штрафы от ИФНС?

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

  1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
  2. Эти данные направляются в ФН;
  3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
  4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
  5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

схема работы онлайн-кассы

Как работать на кассе

Перед началом работы с кассовой техникой обязательно нужно ознакомиться с инструкцией. Это поможет запомнить основные этапы, сочетания клавиш и правила создания чеков. Только доскональное знание оборудования позволяет корректно проводить операции.

Помимо этого, необходимо уметь предоставлять сведения инспекции при проверке, а это связано с грамотным и постоянным ведением документации.

Если предполагается, что на кассу будет поставлен наемный работник, потребуется составить и подписать договор материальной ответственности. Как минимум, кассир должен иметь базовые навыки, чтобы пользоваться онлайн-кассой: уметь заправлять ленту, выдавать чеки, закрывать смену.

Нелишним будет составление для каждого кассира небольшой памятки по обращению с ККМ, ведь работник может устать, а ситуации бывают разными. Такие подсказки помогут избежать ошибок и их неприятных последствий. А прохождение специальных курсов позволяет досконально узнать, как научиться работать на кассе.

Скачать бланк должностной инструкции кассира>>> 

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ?

документы при онлайн-кассе

Конечно, онлайн-касса сняла с предпринимателя часть обязательств по заполнению множества документов. Однако некоторые бумаги, в числе которых кассовая книга, РКО и ПКО, все же придется вести.

  • Кассовая книга потребуется для записи всех полученных кассиром денежных средств и данных об операциях. Она заполняется по форме КО-4 как в бумажном виде, так и в электронном. Однако следует учесть, что при ведении книги от руки все исправления должны быть заверены главбухом. При электронном заполнении и последующей распечатке листов вносить в них корректировки запрещено. Если при проверке налоговая не получит данный документ, будут выписаны штрафы: до 50 тыс. р. для организаций и 5 тыс. р. для ИП.
  • Приходный кассовый ордер заполняется согласно форме КО-1 и отражает все полученные денежные средства.
  • Расходный кассовый ордер позволяет посмотреть всю выданную из кассы наличку.

Скачать бланки этих документов и узнать о нюансах заполнения РКО, ПКО и кассовой книги можно тут>>>

Все остальные документы, которые потребуются при ведении торговли с онлайн-кассой, делаются с помощью кассовых программ. В их числе чеки коррекции и возврата, отчеты о закрытии/открытии смены.

  • Чек коррекции нужен в случае ошибки кассира или с целью передачи данных, сделанных без использования кассы.
  • Чек возврата пробивается в том случае, если покупатель вернул приобретенный товар и просит вернуть ему сумму покупки.
  • Такие первичные документы, как отчеты об открытии и закрытии смены, ККМ печатает автоматически.

Узнать о перечне документов, которые теперь не нужны, можно на этой странице>>>

Обязанности директора магазина

При работе с онлайн-кассой следует знать об обязанностях не только кассира, но и директора. Именно у него должен храниться ключ от ККТ. Перед началом рабочего дня необходимо выдать продавцу под расписку его, а также купюры, чековую и красящую ленту и другие нужные инструменты.

Помимо этого, важно убедиться в исправности аппарата и выбить отчётный чек. Нужно сверить размер выручки предыдущего дня с тем, что записано в кассовой книге, и заверить данные подписью. Только после этих действий кассир может приступать к продажам.

Обязанности кассира при работе на онлайн-кассе

как кассиру работать на кассе

Перед тем, как начать работать на кассе, продавец должен убедиться в работоспособности кассы и всех ее блоков, сверить время и дату на ней. Затем нужно:

  • проверить, была ли обнулена техника;
  • выбить несколько нулевых чеков, что говорит об исправности печатающих элементов;
  • в конце дня обнулить ККТ и сдать деньги директору.

В течение дня работник должен рассчитывать клиентов, выдавая при необходимости сдачу и обеспечивая сохранность пластиковых карт при оплате ими. Решать вопросы о возврате товара, сдавать инкассацию.

Крайне важно, чтобы кассир следил за своим рабочим местом, не покидал его и не допускал присутствия рядом с техникой посторонних людей. Сотрудник должен предоставлять по требованию покупателя электронный чек и знать, как вести себя при отключении электричества, поломке кассы или отсутствии интернет-подключения.

Отличным решением станет составление списка недопустимых действий, например запрет на вскрытие корпуса устройства, его обработку агрессивными химсредствами и т. п. Это поможет уберечь кассу от выхода из строя и других проблем.

Об ответственности за нарушения при работе с кассой читайте здесь>>>

Пошаговая инструкция работы на кассе для продавца

Практически все кассы имеют схожую конструкцию, которая включает в себя фискальный накопитель для хранения и шифровки платежных данных, клавиатуру для набора кода товара и его цены, ленточный блок для печати бумажных чеков.

Прежде чем приступать к работе, кассир должен хорошо изучить инструкцию по эксплуатации ККТ. В данном случае принцип функционирования различных моделей может несколько разниться, однако в общем виде алгоритм действий схож.

Включить аппарат

ККМ должна быть подключена к электросети. Если штепсель находится в розетке, достаточно нажать тумблер, повернуть переключатель либо же поставить ключ в «Режим». Затем на экране аппарата появятся нули или другие символы.

Авторизоваться

Начало работы невозможно без авторизации. Способ зависит от модели техники. Это может быть введение логина и пароля или же использование специальной карты.

Проверить работоспособность

Следующий шаг — проверка отображаемой на дисплее информации, даты, времени и печать нулевого чека. Для этого нажимают кнопку «Наличные» («Оплата»), пока на табло нули. Цель этих действий — убедиться в исправности печатающего механизма и кассы в целом.

Провести расчеты

как работать на кассе продавцу

Только после того, как вы убедились в работоспособности устройства, можно переходить к обслуживанию клиентов:

  1. Цена товара вводится вручную на клавиатуре либо с помощью специального считывателя штрих-кода.
  2. После этого следует нажать кнопку «Оплата» / «Наличные». Следом откроется денежный ящик кассы, где хранятся купюры.
  3. Получив деньги от покупателя, их необходимо положить в этот лоток и оттуда же выдать сдачу. Касса сама укажет на ее размер после того, как будет введена полученная сумма.
  4. Если оплата будет выполнена пластиковой картой, операция должна быть выполнена безналичным способом. Терминал при этом может выдать 2 чека. В этом случае 1 из них остается в магазине.
  5. Если необходимо посчитать размер скидки в процентах, нужно нажать клавишу «%».

Когда какие чеки пробивать

При возврате товара клиент должен написать заявление. В нем указываются причина отказа, стоимость продукции, дата обращения. Затем в двух экземплярах оформляется накладная на возврат. Она должна быть подписана и покупателем, и продавцом.

Следующий шаг — печать чека возврата. Его отличие от обычного — в строке «признак расчета» прописывается «возврат прихода», а не «приход». После этого можно вернуть деньги клиенту.

При оплате по безналу принципиальных отличий в процедуре нет. Единственное, что средства поступят на карту покупателя в течение 10 дней.

Нужен ли чек при получении аванса? Да, хоть продажа и считается незавершенной. В этом случае при получении средств от покупателя выбивается чек с признаком «Приход». Если продукт или услуга известны, то необходимо выбрать признак предмета расчета «Предоплата». Если же таких данных нет, то «Аванс».

Сделать чек коррекции требуется в двух случаях: если кассир ошибся (например, пробил неверную сумму) или произошел сбой в работе кассы (отключили свет, ККТ сломалась). Он содержит те же реквизиты, что и обычный чек, однако в нем нет перечня товаров и их цены, а также QR-кода. Это связано с тем, что он нужен только для ОФД и налоговой, а не покупателю.

Сам процесс создания чека коррекции различается в зависимости от модели устройства. Поэтому важно хорошо изучить инструкцию, как работать на конкретной кассе. По итогу на руках у предпринимателя должен быть сам чек и объяснительная работника с указанием ситуации. Этот пакет должен быть передан в инспекцию.

Заменить ленту в кассовом аппарате

замена кассовой ленты

Такой расходный материал, как кассовая лента, заканчивается довольно быстро. Поэтому каждый кассир должен знать, как в этом случае вставить новый рулон. Если на чеках появилась розовая полоска, значит, в скором времени потребуется выполнить данное действие. Для этого нужно:

  1. аккуратно открыть крышку блока, в котором расположен сам рулон;
  2. достать и опечатать остатки ленты, на бирке поставить подпись и передать все старшему кассиру;
  3. взять новый моток, развернуть его (внутренняя сторона размотки должна быть вниз), положить в отсек. Важно завести его за печатающую головку;
  4. закрыть крышку и затем нажать на кнопку «Вверх», чтобы появился край чековой ленты;
  5. излишки бумаги можно оторвать;
  6. теперь можно работать на кассе дальше.

Закрыть смену

По окончании рабочего дня кассир также должен произвести ряд действий:

  1. Заполнить отчет и кассовый ордер, которые передаются старшему кассиру вместе с выручкой.
  2. Записать в кассовую книгу показания со встроенных счетчиков.
  3. Посчитать размер дневной выручки и сверить его с наличными в денежном ящике кассы.
  4. Обнулить устройство и выключить питание.

Что делать, если произошел сбой в работе ККТ?

сбой на кассе что делать

Чтобы избежать штрафов, и кассир, и предприниматель должны четко знать, как поступить в той или иной нештатной ситуации. Так, при отключении света или интернета разрешено продолжать продажи без кассы. Однако необходимо в сжатые сроки предоставить в инспекцию информацию об этом, а также объяснительную от поставщика услуги.

При появлении интернета касса сама отправит все данные оператору ФД, а в случае со светом потребуется выбить чек коррекции.

Если же причина выхода из строя неясна, необходимо остановить продажи и связаться с центром техобслуживания. О том, как поступить в том или ином случае написано в этой статье>>>

Распространенные ошибки кассиров при работе с ККТ и способы их исправления

Несмотря на то что работа кассира серьезна и ответственна, все ошибки, которые могут возникнуть в ходе продаж, легко исправимы. Чаще всего они требуют составления объяснительной и лишь изредка внесения собственных денежных средств.

Однако избежать неприятностей всегда проще, чем потом пытаться их разрешить. Поэтому-то так важно периодически обновлять информацию о пользовании ККМ.

Наиболее распространенные ошибки кассира:

  1. Покупка проведена через терминал, но не зафиксирована в аппарате. В этом случае кассир должен добить чек и составить объяснительную.
  2. Покупка оформлена через терминал, а в кассе занесена как наличная оплата. Итогом станет расхождение суммы в книге кассира и остатком в лотке. Поэтому стоит выполнить сверку еще до суточного отчета. А затем написать объяснительную.
  3. Неправильно пробит чек. Если это обнаружено до его печати, нужно отменить операцию и забить данные заново. В случае отправки неправильного чека на печать, его придется забрать у клиента и создать новый. По окончании дня эти сведения вносятся в список ошибочных платежных документов.
    Обнаружив ошибку уже после ухода покупателя, потребуется в конце дня сформировать отчет и указать фактическую выручку и остаток в кассе. Затем пишется объяснительная.
  4. Не сдана выручка. Решение: формирование отчета, сдача денег и объяснительная.
  5. Работник отключил питание аппарата во время его работы. Нужно заново включить его и распечатать нулевой чек.
  6. Лента вставлена неправильно. Останавливаем работу ККМ, в отсеке снимаем рулон и фиксируем его в правильном положении.

Зная, как работать на кассе и действовать в подобных ситуациях, вы сможете избежать многих проблем, в том числе штрафов, простоя продаж и негатива со стороны клиентов.