ПО для онлайн-касс: виды, функции, правила выбора

Без программного обеспечения онлайн-касса работать не будет. Программа для кассы, установленная в аппарат, передает информацию в ОФД, формирует чеки со специальными реквизитами. ПО онлайн-кассы может подключить ККТ к компьютеру, чтобы анализировать продажи и работать совместно с программой бухучета и складского учета. О правилах его выбора расскажем в этой статье.

Что такое ПО для онлайн-кассы и зачем оно нужно

Онлайн-касса – это сложное автоматизированное устройство, которое работает благодаря командам и алгоритмам программного обеспечения.

Современное программное обеспечение (ПО) для онлайн-кассы создано, чтобы кассовые аппараты могли выполнять весь функционал, возложенный на них законодательством.

Программа ККТ отвечает за формирование фискальных документов разного вида:

  • чеки (коррекции, бумажный, электронный);
  • отчеты открытия и закрытия смены;
  • регистрационные отчеты и т.д.

Также ПО для онлайн-кассы формирует различные реквизиты чека: тип расчета, название товара, информацию о магазине и даже QR-код.

Третья задача программ – способствовать записи информации о расчетах на фискальный накопитель и передаче сведений в ОФД (в том числе поддержанию связи с оператором).

В общем, без программного обеспечения онлайн-касса не будет соблюдать 54-ФЗ.

Преимущества использования специальной программы для кассы

ПО для кассы бывает разным. Некоторые аппараты имеют встроенную базовую кассовую программу. Ряд моделей не может работать автономно, без подключения компьютера с программой.

Первый тип онлайн-касс включает автономные кассы и смарт-терминалы.

Второй тип – фискальные регистраторы (по сути это принтеры чеков, в которые вставляется фискальный накопитель).

Однако и первые, и вторые онлайн-кассы можно подключить к персональному компьютеру с установленной специальной программой.

программа для кассы

Специализированное прикладное ПО расширяет возможности простого аппарата и упрощает работу кассира с товаром.

Программа для онлайн-кассы на ПК может:

  • наглядно демонстрировать кассиру возможные операции с товарами и реквизитами чека благодаря удобному интерфейсу;
  • вести учет товаров благодаря полному «взаимопониманию» с товароучетной программой;
  • настраивать права кассира и администратора магазина;
  • делать отложенные чеки (если покупатель забыл деньги в машине, а за ним образуется очередь);
  • назначать скидки и управлять ими;
  • анализировать продажи и формировать отчеты для директора магазина;
  • выступать как интерфейс для маркировки алкоголя (ЕГАИС);
  • работать с маркированными товарами с помощью 2D сканера и формировать специальный реквизит «код товара».

То есть программа для кассы на ПК позволяет автоматизировать множество дополнительных операций и существенно помогает кассиру в работе. Иногда, как в случае с алкоголем, без специального ПО невозможна торговля в принципе.

Виды программного обеспечения для онлайн-касс

Традиционно, ПО, которое находится в любой ККТ для стандартных действий типа включения и выключения, называется низкоуровневым.

Кассовое ПО на базе операционной системы для кассы или компьютера называется высокоуровневым системным.

ПО, обладающее дополнительными функциями (товароучета или формирования бонусных карт), называется высокоуровневым прикладным.

Рассмотрим виды программ для онлайн-касс более подробно.

Низкоуровневое системное ПО

низкоуровневое по для кассы

Это программы для кассы, которые встроены в сам аппарат.

Их основные задачи:

  • включить онлайн-кассу и следить, чтобы она работала без остановки не больше 24 часов (в соответствии с 54-ФЗ);
  • выключить ККТ при необходимости или после нажатия кнопки;
  • перезагрузить аппарат;
  • записать информацию о расчетах в фискальный накопитель.

Кассир практически не замечает работу низкоуровневого ПО, так как все действия происходят без его участия. Иногда, если онлайн-касса показывает ошибку при стандартных процедурах, хочется самостоятельно разбираться в причинах. Но чаще лучше обратиться к специалистам сервиса технической поддержки ККТ.

Высокоуровневое системное

высокоуровневое по для кассы

Это программное обеспечение, которое загружено в память кассы или компьютера, и используется для основных функций онлайн-кассы. Работает на основе операционных систем (типа Android, Windows и других).

Основные задачи высокоуровневого ПО:

  • формировать реквизиты чека;
  • фискализировать платежи;
  • передавать сведения онлайн в ОФД;
  • получать информацию от оператора фискальных данных и давать команду на печать или отправку чека покупателю;
  • отпускать товары по штрихкодам.

Почему это ПО для работы с кассой принято называть «высокоуровневым»? Дело в возможности настройки онлайн-кассы для формирования специальных реквизитов, добавления информации в чек.

Есть бесплатное высокоуровневое ПО для онлайн-кассы, которое можно устанавливать на компьютер. Его предоставляют производители фискальных регистраторов. Иногда производители онлайн-касс выпускают платный софт.

Иногда к бесплатному системному ПО требуется покупка дополнительного, например товароучетного функционала. Так программа для кассы может быть улучшена до более совершенного уровня.

Высокоуровневое прикладное

прикладное по для кассы

Прикладное оборудование высокого уровня помогает решать определенные узкие, специализированные задачи. Оно может существенно облегчить работу кассира.

Например, высокоуровневое ПО для онлайн-кассы может:

  • анализировать платежи за месяц и выделять самые продаваемые товары;
  • помогать вести бухгалтерский и складской учет;
  • отложить чек покупателя, который забыл деньги в машине, и обслужить остальных клиентов в очереди, а потом вернуться к незавершенной продаже;
  • принимать деньги через платежный агрегатор, используя кассу, которая стоит в очереди.

Этот список можно продолжать и дальше. Обычно директор магазина или владелец торговой сети подбирает высокоуровневое ПО для онлайн-кассы под собственные, индивидуальные запросы и нужды.

Такой вид программ для онлайн-кассы может быть двух вариантов: с установкой на компьютер или облачного типа.

При первом необходимо поставить софт на тот ПК, к которому подключена касса, и менять компьютер нельзя (то есть в случае проблем с оборудованием переподключить к другому ПК нельзя).

Облачный тип программного обеспечения хранит все сведения о продажах на удаленном сервисе. То есть можно пользоваться программой и ее данными с любого компьютера. Главное – обеспечить доступ к интернету.

Какое программное обеспечение важнее?

Как мы видим, существуют разные виды платного и бесплатного ПО для онлайн-касс. И нельзя сказать, что какая-то из программ будет более важной.

Низкоуровневое и высокоуровневое ПО важно для онлайн-касс, потому что системное ПО – это основные «мозги» кассы. Без него не будет работать ни одна онлайн-касса.

Если на кассе есть только системное ПО, то онлайн-касса не будет функционировать при уникальных операциях: не будет работать с ЕГАИС, маркировкой.

Также важна и аналитика, которую выполняет только прикладное ПО. Ведь именно учет продаж помогает выявить лидеров и аутсайдеров среди товаров и изменить ассортиментную политику.

Отметим, что кассир часто даже не задумывается о системном ПО. И пользователь, спрашивая о программе для кассы, имеет в виду чаще всего именно прикладную программу

Ведь именно прикладное ПО:

  • стоит денег и не встроено в кассу;
  • можно настроить под нужды кассира.

Как раз с интерфейсом высокоуровневой прикладной программы работает кассир.

Виды прикладных программ для ККТ

Основные типы программ:

  • простая программа для кассы (ограниченное количество функций);
  • ПО на базе товароучетной программы;
  • кассовая программа с дополнительными функциями (например, CRM), без товарного учета.

Разберем отличия подробнее.

Кассовая программа (без дополнений)

Кассовая программа

Такое ПО для онлайн-кассы обеспечивает базовый функционал для кассира-операциониста.

Его возможности могут быть минимальны. Хотя все необходимые функции будут обеспечены. Пример такой программы – «Дримкас Старт».

Возможности кассового ПО:

  • выполнение простых команд и алгоритмов;
  • минимальный функционал для исполнения 54-ФЗ;
  • поиск товаров по названию, штриховому коду или уникальному номеру;
  • работа с ЕГАИС (в том числе вскрытие тары для пива);
  • использование разных прав для кассира.

Также программа для кассы имеет функционал интерфейса кассира и иногда обладает возможностью интеграции с другими системами. Например, товарного учета или CRM.

Товароучетная система + кассовая программа

товароучетное по для кассы

В магазине есть большой склад, огромный ассортимент и десятков тысяч артикулов? Тогда самая важная программа для директора будет не кассовой, а товароучетной.

К счастью, на рынке представлены решения, где кассовое ПО является дополнением к многофункциональной товароучетной системе.

Используя данные кассового модуля ПО, она может:

  • учитывать движение продукции на складах (между складом и магазином);
  • проводить инвентаризацию за несколько часов (вместо нескольких дней);
  • формировать отчет для бухгалтерии;
  • анализировать реализованные товары и сравнивать с количеством, которое осело на складах.

Напомним, что товароучетная программа поставляется вместе с кассовым ПО. Следовательно, и в подобном товароучетном ПО будет интерфейс кассира и прочий функционал.

Таких решений довольно много на рынке:

  • «Бизнес.Ру Торговля и Склад»;
  • Мой Склад;
  • Subtotal;
  • «Большая птица» (поддерживает только кассы АТОЛ).

Смешанные решения

программа для кассы

Бывают также кассовые программы, которые имеют функционал взаимодействия с клиентами (без функции товарного учета).

Самый простой пример – когда помимо кассового ПО пакет подключения имеет возможность подключения программ лояльности, рассылки писем клиентам и работы с отзывами, оставленными на разных площадках, в одном окне.

Другой вариант смешанного решения – сочетание программы для кассы с управленческим модулем.

Есть возможность через кассовое ПО следить за работой кассира и определять, кто из продавцов работает эффективнее всех. А есть – возможность видеоконтроля за кассирами. Например, модуль видеонаблюдения имеет платная кассовая программа Frontol 6 (он приобретается дополнительно).

Как выбрать кассовую программу в зависимости от типа бизнеса

Программное обеспечение онлайн-кассы может работать как на самом кассовом аппарате, так и на компьютере. Оно может выполнять ограниченное количество задач, а может быть многофункциональным.

Подбирать ПО для онлайн-кассы необходимо исходя из типа бизнеса. Надо подумать, насколько конкретному магазину необходим дополнительный функционал.

Ведь установить высокопроизводительную кассовую и товароучетную программу в ларьке с пятью видами товара – все равно, что забивать гвозди микроскопом.

Представим таблицу: какой функционал ПО для онлайн-кассы необходим для разных типов магазинов.

Тип магазинаКассовое ПО для соблюдения 54-ФЗПрограмма лояльности Учет товаров на складеКонтроль за действиями персоналаВозможность обработки онлайн-платежей
Павильон без наемных сотрудниковнеобходимоне нужнане нуженнетнет
Отдельный небольшой магазиннеобходимоне нужна (обычно он играет ценами)желателен, все зависит от размера складада, если есть больше одного кассиране нужна
Торговая сетьнеобходимообязательнанеобходимнуженнет
Магазин с интернет-продажаминеобходиможелательна, чтобы иметь конкурентное преимуществонеобходимжелателеннеобходима
Только онлайн-продажинеобходима отправка электронного чекажелательна, если есть конкуренциявсе зависит от размера и типа интернет-магазинане нуженнеобходима

Павильон без наемных сотрудников

Ситуация распространенная: ИП работает в небольшом павильоне или островке в ТЦ сам, торгуя без наемных сотрудников.

Главное в кассовой программе – соответствовать требованиям 54-ФЗ, а также возможность анализировать продажи и делать выводы о спросе на тот или иной товар.

Так как предприниматель работает сам, первые выводы о продажах он делает на основе наблюдения. Однако намного проще, если в конце месяца ему будет предоставляться полная аналитика.

Отдельный небольшой магазин

Другая ситуация: есть небольшой магазин с ассортиментом в 100-200 позиций (не повседневный спрос). Используется труд наемного персонала.

Пример – магазин сантехники, салон мебели, магазин электроники и т.д.

Часто подобные торговые точки не имеют собственную систему лояльности (бонусов), так как конкурируют за покупателей по цене.

Даже небольшому магазину с наемными работниками необходим контроль за работой персонала (чтобы исключить воровство). Поэтому нужно, чтобы кассовая программа имела функционал CRM и наблюдения за конкретным сотрудником. Желательно, чтобы вход в программу был с помощью пароля – для каждого из продавцов используется отдельная учетная запись.

Торговая сеть или крупный магазин с товарами повседневного спроса

В случае использования ПО для кассы в крупном магазине или торговой сети важен не только кассовый функционал, но и дополнительное прикладное ПО. Как минимум оно должно выглядять так:

  • программа лояльности или бонусная система;
  • программа торгового учета;
  • сервис для отслеживания действий сотрудников, удаленного назначения заданий для них.

Магазин и онлайн-продажи или просто интернет-магазин

У вас небольшой магазин с возможностью приема платежей через сайт? Или только продажи онлайн?

В любом случае, для конкурентного преимущества вам необходима бонусная программа. А в первом случае – возможность присоединения физической кассы к агрегатору или сайту .

О том, как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину, читайте тут>>>

Нужна ли онлайн-магазину товароучетная программа? Обязательно, если вы торгуете не с одностраничника (одним товаром). Ведь она автоматизирует продажи: когда на сайте выкупили последнюю единицу товара, реализовать его не получится.

Совет по выбору: обязательное тестирование

Выбирая программу для кассы, попробуйте несколько вариантов. Разработчики обычно предлагают либо упрощенную бесплатную версию ПО, либо несколько дней свободного тестирования демо-версии.

Обычно за неделю работы можно понять основной функционал программы, выяснить оперативность работы техподдержки, оценить удобство интерфейса, необходимость дополнительного обучения и так далее.

Обзор популярных программ учета для онлайн-касс

Так как товароучетный функционал необходим большинству торговых объектов, разберем самые популярные кассовые программы для онлайн-касс розничных магазинов с учетом товара.

1С Управление торговлей

1С Управление торговлей

Это часть программы «1С: Предприятие», где есть возможность осуществлять кассовые операции и товарный учет.

Основной функционал:

  1. Складской учет (учет продукции на одном или нескольких складах с использованием разных единиц измерения; учет партий по себестоимости; информация о движениях товара внутри складов и между магазинами);
  2. Различные механизмы формирования цены (оптовые и розничные; формирование скидок; ценообразование по информации из документов поставщиков);
  3. Все операции, связанные с оптовой торговлей (например, база клиентов, мультивалютный учет, подготовка документов);
  4. Кассовая программа для розничных магазинов (реквизиты, разные виды чеков);
  5. Авансы и подотчет;
  6. Работа с комплектами товара (комплектация и разукомплектация);
  7. Выгрузка данных в бухгалтерскую программу 1С;
  8. Разные права администратора: директора магазина и кассира.

Распространяется в двух версиях: базовой и ПРОФ. Стоимость базовой версии – около 7000 рублей, профессиональной с множеством пользователей – от 22,5 тысяч рублей.

Это коробочная программа для кассы, то есть устанавливается на компьютер.

Бизнес.Ру

Бизнес.Ру

Многофункциональная программа, продвинутая версия которой включает не только кассовую программу, но и товароучет, CRM, шаблоны документов, возможность подключения кассы к интернет-магазину.

Функционал Бизнес.Ру:

  1. Кассовая программа (различные реквизиты чека, работа с маркированными товарами);
  2. Программа может выступать как интерфейс для ЕГАИС (также удобно работать с электронными документами поставщиков при приемке алкоголя);
  3. Работа со скидками, ценой с НДС и без него;
  4. Карты лояльности и бонусы. Причем карты могут быть не физическими, а виртуальными – с привязкой к номеру телефона;
  5. Возможность рассылок для клиентов;
  6. CRM и запись данных контрагентов;
  7. Финансовый учет;
  8. Учет товаров на одном или нескольких складах, учет комплектов или разукомплектация (полезно для строительных магазинов);
  9. Расчет сметы (для строительных компаний, мебельных салонов);
  10. Аналитика и возможность прогноза продаж;
  11. Возможность подключения онлайн-кассы к интернет-магазину.

Есть ограничения по хранению файлов: до 1 Гб в стандартном тарифе, до 3 Гб – в комфортном, до 10 Гб – в корпоративном.

Это облачная программа для кассы, то есть все данные находятся на защищенном сервере.

Цена зависит от набора функций. Комфортный тариф стоит 2125 руб./мес. при оплате на год. Также на момент написания статьи есть специальные тарифы для магазина – 495 и 765 рублей в месяц (при оплате на год).

Программа может работать, если разорвалась связь с интернетом.

МойСклад

Мой Склад

В функционале программы «МойСклад» также есть:

  • кассовый функционал (рабочее место кассира);
  • возможность следить за движением товара;
  • CRM, рассылки и телефония;
  • комплектация и разукомплектация;
  • возможность внедрения бонусной программы.

Исключение – в «МойСклад» нет поддержки ЕГАИС, а также возможности прогнозирования продаж в следующих месяцах.

Преимущества:

  • программа предоставляет неограниченный объем свободного места для хранения файлов на диске;
  • интеграция с огромным количеством дополнительных сервисов и программ для онлайн-магазинов.

«МойСклад» – облачная программа. Базовый тариф стоит около 1000 рублей, самый популярный – профессиональный – 2900 рублей, но итоговая цена зависит от функционала.

Программа может работать при разрыве соединения с интернетом.

Subtotal

Subtotal

Это еще одна облачная программа, включающая функционал автоматизации рабочего места кассира, а также товароучетного сервиса. Иногда Subtotal используют не только для магазинов, но и для кафе, ресторанов, салонов красоты и т.д.

Функционал Subtotal схож с предыдущими программами. Например, система поддерживает ЕГАИС.

Пользователи отмечают удобство взаимодействия с клиентами, работу со скидками и программой лояльности. ПО имеет открытый API и возможность «допиливания» своими силами.

Недостатки этой программы для онлайн-кассы – Subtotal не работает, если соединение с интернетом разорвалось. Кроме того, технические работы нередко проводятся в дневное время, что негативно сказывается на имидже ПО.

Стоимость тарифа без ограничений – 1120 руб./мес. при оплате на год.

EKAM

EKAM

Программа товароучета с автоматизированным местом кассира и возможностью товарного учета. Может использоваться в магазинах и точках общественного питания. Ее можно интегрировать с бухгалтерской программой.

Функционал ЕКАМ:

  • кассовая программа для кассира в соответствии с требованием законодательства;
  • подключение интернет-магазина к кассе;
  • складской учет и остатки, слежение за движением средств;
  • работа с прайсами и скидками;
  • инвентаризация;
  • шаблоны документов;
  • технологические карты для общепита.

При широких возможностях в ЕКАМ отсутствует функция контроля менеджеров, прогноза продаж и CRM.

Стоимость базового тарифа при единовременной оплате за год составляет 1280 руб./мес.