Сломалась касса: порядок действий при сбое в работе ККТ

Как и любая техника, онлайн-касса подвержена поломкам. Несмотря на надежность технического решения, бережное отношение и соблюдение инструкций, нельзя быть полностью уверенным в том, что аппарат не выйдет из строя. А это чревато приостановкой деятельности магазина и всеми вытекающими отсюда последствиями. Ведь исходя из требований закона торговля без ККТ запрещена и строго наказывается. Что же делать, если касса сломалась?

Виды неисправностей онлайн-кассы

Все проблемы, которые возникают при работе с техникой, можно разделить на два типа: физические и программные. Они требуют скорейшего разрешения, поскольку простой чреват негативом со стороны покупателей и претензиями от инспекции.

сломалась касса что делать

Физических причин поломки кассы может быть множество — от случайно пролитой чашки кофе, повреждения кабеля до падения или замыкания. Если рассматривать программные сбои, то в их числе следует отметить следующие:

  • данные не передаются ОФД;
  • не получается открыть или закрыть смену;
  • отсутствие печати чека;
  • был указан неверный тип платежа;
  • при выдаче чека закончилась кассовая лента;
  • произошел сбой времени;
  • нет интернет-подключения к аппарату;
  • сам компьютер не видит ККМ.

Причины поломки онлайн-кассы

В первую очередь важно понимать, что нельзя застраховаться от любых технических неисправностей. Особенно при неаккуратном обращении с кассой. Невнимательность, небрежность и халатность кассира могут вывести из строя любой аппарат.

Однако часто возникают и такие форс-мажорные ситуации, как отсутствие интернета или отключение электроэнергии. В этих случаях, как правило, продавец не виноват, однако подготовить отчетные документы в ИФНС все равно придется.

Также важно понимать, что всю ответственность за корректную и бесперебойную работу ККМ несет именно владелец. А значит, он должен обеспечить все условия для ее нормального функционирования.

Например, купить ИБС на мощном аккумуляторе, чтобы продажам не смогли помешать никакие перебои с электричеством. Заключить договоры с надежными поставщиками коммунальных услуг и интернет-соединения. Регулярно обновлять прошивку и антивирус.

Можно ли торговать, если касса сломалась

Многих владельцев интересует вопрос, как все-таки работать, когда сломалась касса.

Опираясь на закон, предприниматель не может вести торговую деятельность без кассового аппарата. Пользоваться неисправной техникой также запрещено. Поэтому попытки самостоятельного устранения проблемы приведут только к временным затратам, а возможно и штрафам, размер которых довольно велик:

  • для юрлиц — до 100 % от всей выручки, полученной без использования ККМ, но не менее 30 000 р. и сам штраф в 10 000 р.;
  • для должностного лица — до 50 % от выручки и штраф в размере 3000 р.

Обо всех возможных штрафных санкциях для ИП и ООО читайте тут>>>

Мнение о том, что в период неработающей кассы можно пользоваться бланками строгой отчетности, ошибочно. При любой проверке потребуется обосновать данное решение и понесенные финансовые потери. К тому же не стоит забывать, что с 2018 года БСО не используются.

Все, что может сделать владелец, если онлайн-касса сломалась, — остановить работу и связаться с центром техобслуживания. В редких случаях поломка устраняется в сжатые сроки, и бизнес не несет потерь.

Даже несмотря на то, что в некоторых ситуациях нет вины продавца, в целях перестраховки все равно лучше приостановить продажи. Поскольку изначально сложно понять, что стало причиной сбоя и виноват ли в этом владелец.

Порядок действий при поломке кассы

Чтобы не нарушить положения закона, важно знать, как действовать в различных ситуациях. Только правильно принятые решения позволят избежать штрафных санкций и усугубления поломки аппарата.

Как работать, если онлайн-касса сломалась

В этом случае стоит сделать несколько простых манипуляций, которые обязательны и помогут избежать наказания со стороны инспекции.

Первое и главное — остановить все продажи. Затем следует вызвать специалиста, который выполнит диагностику и либо устранит неисправность, либо даст дальнейшие указания.

сломалась онлайн касса что делать

В случае серьезных проблем с кассовым аппаратом, когда ремонт занимает несколько дней или вообще невозможен, можно воспользоваться следующими решениями:

  • Арендовать ККТ. Тогда вы сразу получите готовый к работе аппарат, который не потребует настройки. При этом стоимость проката вполне приемлема — до 3000 р. за месяц. Как только ваша онлайн-касса будет исправна, арендованную можно вернуть в любой момент, при этом возместив цену ФН.
  • Использовать резервное зарегистрированное оборудование, о котором лучше озаботиться заранее. В последующем это окупится сполна.
  • Обратиться в сервисный центр для временной замены техники, если данный пункт был прописан в вашем договоре.

В любом случае об этом следует предупредить ФНС письмом. Этот момент четко прописан в законодательстве как обязательный к исполнению.

О том, как выбрать надежный кассовый аппарат, подходящий для бизнеса, читайте в статье>>>

Что делать, если пропал интернет?

Данная ситуация считается форс-мажорной, и согласно письму инспекции от 2017 года под номером ЕД-4-20/25867, владелец считается невиновным и не несет административного наказания. Ведь сбои в работе бывают и у самого провайдера.

Поэтому в случае отключения интернета можно не останавливать работу кассы и не закрывать ее. Все сведения о поступающих платежах все равно записываются на накопитель, а клиентам выдаются чеки. Как только связь будет налажена, ККТ отправит все данные ОФД.

Однако об этом факте стоит известить саму инспекцию и предоставить письменное подтверждение от самого поставщика услуги.

Как торговать, если отключили электричество

Согласно все тому же письму инспекции, в данной ситуации владелец бизнеса не считается виновным, а значит, к нему не применяется наказание. Однако вопрос о том, как же правильно поступить при отключении электричества, все равно актуален.

В идеале стоит остановить процесс продаж. Если это невозможно, следует записывать все операции в тетрадь. После появления электричества кассир должен выбить чек коррекции. Это главный документ, доказывающий законную деятельность в данной ситуации. Он должен отражать признаки расчета, время и число составления.

Чек и заверенная копия тетради с записями должны быть отправлены в налоговую. Сюда же прилагается и объяснительная от предпринимателя, а также разъяснения коммунальной службы по факту отключения света.

Как избежать штрафа от налоговой

Правильные действия в любой ситуации помогут избежать наказания. Сама инспекция заверила, что никаких штрафов не предусмотрено в том случае, если продавец не виноват в прекращении работы кассы. Но для этого торговая точка должна своевременно предоставить информацию о проблеме в ФНС.

Это делается в добровольном порядке и должно соответствовать двум пунктам:

  • на момент подачи сведений инспекция не знала о сбое;
  • все бумаги с объяснением ситуации полно и исчерпывающе отражают происшедшее.

Что касается конкретных действий в случае поломки, то здесь самое главное — остановить всю работу и обратиться к специалисту техподдержки. Если же вы продолжали продажу, обязателен чек коррекции. Он делается до закрытия смены и отражает все суммы проведенных на тот момент продаж.

чек коррекции когда касса сломалась

Помимо этого, рекомендуется записать на электронный носитель и передать в инспекцию все данные, составить объяснительную. В ней необходимо в свободной форме прописать причины отключения аппарата. В случае электроэнергии и интернета потребуется приложить письмо от компаний, предоставляющих данные услуги.

Сколько стоит ремонт онлайн-кассы?

На цене ремонта ККТ сказывается множество факторов. Так, при наличии сервисного договора придется оплатить только детали, а вот при его отсутствии в сумму войдут и сами работы по устранению неисправностей. Многое зависит и от самой поломки, степени ее сложности.

Надо понимать, что сам по себе ремонт будет недешев. В среднем предстоит взять на себя следующие траты:

  • Приглашение специалиста в офис — от 2000 р.
  • За диагностику придется отдать не менее 800 р.
  • В случае испорченного экрана потребуется потратить не менее 70 % от стоимости самой кассы.
  • Настройка связи с интернетом — от 800 р.

В целях перестраховки лучше заранее заключить договор об обслуживании либо взять кассу в аренду. В случае невозможности ремонта важно как можно быстрее снять технику с регучета, написав заявление.

Соблюдение всех вышеописанных действий в случае поломки ККМ крайне важно, поскольку порядок и ответственность за них установлены административным правом. В случае нарушений предприниматель несет наказание.