Замена фискального накопителя: причины и порядок действий

Незаменимым элементом в любой онлайн-кассе является фискальный накопитель — микрокомпьютер, который покупается отдельно и встраивается в ККТ. Без этого запоминающего устройства в принципе невозможна работа любого магазина. Именно благодаря ФН происходит фискализация всей выручки торговой точки. Он отвечает за хранение и шифрование всех сведений, позволяет работать с ИФНС онлайн.

Опираясь на ФЗ № 54, все предприниматели обязаны использовать ККМ с фискальным накопителем и нести ответственность за его работоспособность и своевременную замену.

Причины замены фискального накопителя

Покупка нового ФН может требоваться достаточно часто, что обусловлено техническими характеристиками этого электронного модуля. Он не может быть отремонтирован, поскольку это могло бы снизить высокий уровень защиты всех хранимых данных. Также была предусмотрена и возможность хакерского взлома, поэтому вся информация на нем не может редактироваться.

Подобные особенности значительно повлияли на количество ситуаций, когда требуется замена фискального накопителя. К ним нужно быть заранее готовым, в противном случае это грозит приостановкой торговой деятельности на продолжительный период.

Закончился срок действия ФН

Это наиболее частая причина замены модуля. При покупке нового надо исходить из требований закона и учитывать особенности деятельности фирмы, систему налогообложения.

  • ОСНО — потребуется ФН на 15 мес.
  • ПСН, ЕСХН, ЕНДВ, УСН — выбираем накопитель на 36 месяцев.
  • Торговля подакцизной продукцией — подойдет любое устройство.
  • Сезонная работа — разрешается приобрести ФН на 15 или 36 мес.
  • При автономной работе кассы без отправки информации ОФД подойдет любой модуль.

О том, как выбрать подходящий фискальный накопитель для кассы, читайте тут>>>

закончился срок действия фн

Как только срок истек, следует заменить устройство на новое. Однако нужно учесть, что отсчет периода начинается после фискализации ФН, а не регистрации кассы. Точные и подробные сведения можно всегда посмотреть в меню настроек ККМ либо на портале оператора ФД в своем «Личном кабинете».

Помимо этого, сама онлайн-касса предупредит об окончании срока использования. Это происходит за 1 месяц. Но покупку лучше не откладывать на последний момент, поскольку не всегда у поставщика может быть в наличии конкретная модель.

Заполнилась встроенная память ФН

В целях безопасности редактирование и удаление данных, как и расширение памяти, невозможно. А это значит, что у каждого накопителя есть свой предел по количеству хранимых чеков. Так, ФН на 15 месяцев вмещает около 220 000 документов, а на 36 мес. — до 500 000.

Поэтому важно следить за уровнем заполнения памяти. Это можно делать в меню самой ККТ или по номеру чеков. Некоторые современные модели также оснащены функцией напоминания. При почти исчерпанном ресурсе, когда свободным остается не более 2 %, дополнительно появляется уведомление.

Произошел технический сбой

При возникновении любых неисправностей, в числе которых могут быть окислившиеся контакты, КЗ (короткое замыкание), сбои в программе, нужен новый модуль. Либо, в случае действующей гарантии, можно обратиться к компании-продавцу.

Однако, как правило, это довольно надежные и технически продуманные устройства, поэтому причиной поломки чаще всего служит неаккуратное использование ФН или же агрессивное воздействие среды.

Онлайн-касса заблокировалась

Блокировка ККТ приводит к тому, что документы не отправляются в инспекцию. Причиной может быть отсутствие связи с интернетом или неверно настроенное на технике время. Это также происходит в случае:

  • когда смена больше суток не закрывалась;
  • оплата проходила, но сведения по ней не были переданы ОФД.

Допущены ошибки при регистрации или установке ФН

При регистрации следует быть особенно внимательным и аккуратным. Ошибившись в режиме налогообложения или дате регистрации, потребуется замена фискального накопителя. В случае неверной установки последствия чаще всего те же. При этом компания-продавец не предоставляет компенсацию.

О распространенных ошибках при регистрации кассы и способах их исправления, читайте тут>>>

Изменился режим налогообложения или версия ФФД

Поскольку ФФД 1.0 устарел, все предприниматели были обязаны перейти на версию 1.05. Чтобы касса могла печатать чеки нового формата, выполняется ее прошивка. ФН можно использовать тот же, поскольку он поддерживает новую версию формата ФД.

версии ффд для фн

Однако затруднение все же может возникнуть: не все производители выпустили обновление, позволяющее перейти на ФФД 1.05 без замены накопителя.

О том, как узнать версию ФФД на своей кассе и перейти на новый формат, читайте здесь>>>

ФН придется заменить и в том случае, если ваша организация решила изменить режим налогообложения. Это позволяет соблюсти требования закона. Так, если старый накопитель был на 36 месяцев, а вы перешли на ОСНО, потребуется купить новый на 15 мес. и, соответственно, произвести его замену.

Сменился собственник ККТ

В случае смены владельца придется поменять и накопитель. ФЗ-54 предусматривает использование модуля только одним предпринимателем, для чего указывается его ИНН. Меняется собственник — касса заново регистрируется. Однако этого не требуется, если ККТ отдается в филиал фирмы. В этом случае ИНН единый.

Порядок действий при замене фискального накопителя

Закон дает возможность заменить ФН в течение 30 дней. Все это время касса может работать автономно, то есть не отправляя информацию в ОФД. Но если за отведенный период замена фискального накопителя не была произведена, придется заплатить штраф: до 3000 р. для ИП, до 10 000 р. для ООО.

О всех штрафах за нарушения при работе с онлайн-кассой и способах избежать наказания читайте тут>>>

Чтобы избежать санкций, лучше заранее озаботиться покупкой нового модуля. Установку фискального накопителя можно производить как самостоятельно, так и прибегнув к услугам специалистов центра техобслуживания по замене.

Что же нужно сделать, чтобы поменять его в вашей кассе правильно?

Закрытие архива

Все чеки должны быть сформированы и отправлены оператору ФД, а текущая смена завершена. Важно убедиться, что данные переданы ОФД, а в графе «Количество непереданных ФД» нет ни одной записи. Теперь можно перейти к закрытию архива. Для этого в программе регистрации кассы:

  • выбираем «Закрыть архив»;
  • проверяем правильность установленного времени на аппарате;
  • подтверждаем операцию закрытия с помощью кнопки «Выполнить».

После этого автоматически создается отчет о данной операции, электронный вид которой отправляется оператору ФД. Следует дождаться ответа от него, без подтверждения отправки доставать накопитель нельзя.

Установка нового ФН

Для начала найдите место, где расположен модуль. Как правило, это либо нижняя часть кассы, либо отделение для чековой ленты. После отключаем кассовую технику от электропитания, достаем старый ФН, устанавливаем новый и подключаем ККТ к сети.

Активация нового ФН (перерегистрация на кассовом аппарате)

Важно не только активировать накопитель, но и перерегистрировать кассу. Это делается в несколько этапов:

  • запускаем программу для регистрации и выбираем пункт «Перерегистрация»;
  • синхронизируем время начала работы накопителя и компьютера, нажимаем «Далее». Будет распечатан документ об установке даты;
  • указываем, почему была произведена перерегистрация ККТ. В предложенном списке нужно найти «Замена ФН». Сверяем все сведения;
  • на экране появится инструкция, следуя которой нужно создать и затем напечатать отчет о фискализации.

Перерегистрация в ФНС

Перерегистрация аппарата в инспекции обязательна. Это делается как при посещении ФНС, так и на сайте в течение суток после замены старого фискального накопителя. В последнем случае при себе нужно иметь электронную подпись. Последовательность действий будет следующая:

  1. В «Личном кабинете» в разделе «Кассы» находим аппарат, для которого была выполнена замена фискального накопителя.
  2. Кликаем на регномер ККТ и выбираем пункт «Перерегистрировать».
  3. В появившемся окне указываем основание для перерегистрации и оператора ФД. Также потребуется информация об отчетах по закрытию архива и установке модуля.
  4. Щелкаем по кнопке «Подписать и отправить», заверив все действия ЭЦП.

перерегистрация в фнс из-за смены фн

После этого необходимо дождаться ответа от инспекции. Если все введено верно, то в течение пяти дней в ЛК придет обновленная карточка.

Завершение перерегистрации

Прежде чем снова приступить к продажам, проверьте наличие новой карточки. Если все в порядке, в «Личном кабинете» кликаем на строчку «Карточка регистрации получена» и завершаем процесс перерегистрации.

Если вы минуете данный этап, сведения не будут передаваться ОФД, что расценивается как отсутствие переустановки модуля и грозит штрафом.

Изменение сведений на сайте ОФД при замене ФН

Как правило, информация о перерегистрации приходит оператору ФД автоматически. Но если этого не произошло по каким-либо причинам, следует выполнить следующее:

  1. в ЛК на сайте вашего оператора нужно выбрать раздел «Кассы»;
  2. найти нужную кассу и нажать по кнопке рядом с ее регномером, так запустится скачивание заявления;
  3. затем данная форма заполняется и отправляется на почту вашего оператора;
  4. после этого остается ждать изменение на самом сайте.

Выполнив все действия, можно продолжать пользоваться техникой в привычном режиме.

Что делать со старым фискальным накопителем

Выбрасывать использованный ФН ни в коем случае нельзя. Он подлежит хранению в течение 5 лет после истечения его срока в сейфе или шкафу, чтобы к нему не было доступа у посторонних лиц. Это обусловлено тем, что инспекция может потребовать его в любой момент при проверке.

Что будет, если не провести замену фискального накопителя вовремя

Если у вашего фискального накопителя истек срок, а замена так и не произошла, налоговая расценивает этот момент как работу без онлайн-кассы. А это значит, что будут выписаны крупные штрафные санкции:

  • до 100 % от выручки или не менее 30 000 р. для организаций;
  • до 50 % или не менее 10 000 руб. для ИП.

При этом новый накопитель так же должен соответствовать вашей системе налогообложения, как и старый. В противном случае инспекция снова оштрафует.