Онлайн-касса для интернет-магазина: все, что нужно знать в 2020 году

Изменения и дополнения ФЗ № 54 коснулись и тех, кто до этого момента не имел опыта обращения с ККТ, в число таковых вошли и интернет-магазины. И если ранее налоговая служба мало интересовалась торговлей в Сети, то теперь есть жесткие регламенты относительно и этой сферы бизнеса. О том, какая нужна онлайн-касса для интернет-магазина, как ее подключить и как с ней работать, расскажем ниже.

Как 54-ФЗ изменил работу интернет-магазинов

Раньше при покупках онлайн все было достаточно просто. Необходимо было зайти на сайт, выбрать понравившийся товар и оплатить его. За счет подключенной платежной системы деньги с карты клиента переводились интернет-магазину.

Теперь же нужно приблизить работу таких площадок к обычным магазинам с ККТ. Как же построен процесс продажи на таких торговых точках?

Алгоритм прост: при покупке пробивается чек с уникальным номером, а все данные о совершенной продаже поступают на фискальный накопитель. Он встроен в ККТ и помогает обработать информацию. После фиксации данных они отправляются ОФД, а затем уже в ФНС. Все действия занимают несколько секунд.

схема работы онлайн-кассы

Интернет-магазины должны следовать похожей схеме. Когда клиент приобретает товар, данные об оплате передаются сайтом или платежным агрегатором в сервис фискализации, который отправляет информацию на кассу. ККТ делает запись на ФН, а после передает оператору фискальных данных. ОФД отправляет чек покупателю и в ФНС.

Отличие заключается в том, что чек будет иметь только электронный вид, который поступает на почту покупателя или СМСкой на его телефон.

онлайн-касса для интернет-магазина

То, как ККТ будет интегрирована в деятельность интернет-площадки, во многом зависит и от платежной системы, и особенностей работы онлайн-магазина, и модели аппарата.

Нужна ли онлайн-касса интернет-магазину

Ответ на этот вопрос утвердительный. Предприниматель обязан купить, провести регистрацию и в дальнейшем пользоваться ККТ. Однако здесь есть свои исключения. Ниже перечислим категории предпринимателей, освобожденные от применения онлайн-касс.

Каким интернет-магазинам нужна онлайн-касса?

ККТ понадобится тем, кто работает с физлицами, а оплата клиентам осуществляется наличными или картой, через форму банка ПД-4 либо курьеру. Никаких отсрочек для интернет-магазинов по установке кассовых аппаратов уже нет. Хотя изначально они предусматривались для тех сайтов, расчет на которых происходит с помощью платежных поручений либо при оказании услуг с выдачей бланка строгой отчетности. Но крайний срок для таких поблажек истек в июле 2019 года.

сроки перехода на кассы
Тем не менее такая строгая необходимость в установке ККМ несет и некоторые плюсы для самих владельцев:

  • Все контакты с ФНС относительно кассовых аппаратов теперь дистанционные. Это позволяет экономить и время, и силы. А электронная подпись, которая теперь тоже обязательна, также оформляется удаленно;
  • Внедрение в бизнес системы учета товаров помогает навести порядок;
  • Разработка программ лояльности. Это стало возможным благодаря все тем же электронным чекам, которые отправляются на телефон или почту клиента. Подобные данные можно использовать в последующем для рассылки информации об акциях, скидках и подарках.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Поскольку такая техника обязательна, важно грамотно подойти и к ее выбору. В первую очередь такая касса должна присутствовать в реестре ФНС и быть оборудована фискальным накопителем, который также находится в списках налоговой. Чтобы избежать приобретения подделки, нужно заранее свериться с этими данными.

Скачать актуальный реестр контрольно-кассовой техники>>>

Скачать список ФН, одобренных для работы ФНС>>>

ККТ должна легко и быстро подключаться к интернету несколькими способами, что особенно важно при выезде к клиенту. Если вы предлагаете оплату только на сайте, то подойдет онлайн-касса без чекового принтера. Простой интерфейс обеспечит удобство использования. Важно, чтобы техника не зависала.

Подробнее про критерии выбора подходящей онлайн-кассы и способы сэкономить читайте тут>>>

Когда интернет-магазин может работать без кассы?

Некоторые площадки освобождены от установки ККТ. Это в первую очередь касается предпринимателей, сотрудничающих только с юрлицами и получающих оплату по безналичному расчету. Об этом свидетельствует 9-й пункт федерального закона.

Другой случай — если интернет-магазин получает платежи через почту: она выполняет функции платежного агента и самостоятельно выдает чеки.

Помимо этого, установка ККМ не требуется:

  • Площадкам, реализующим собственную продукцию народных промыслов;
  • Если магазин относится к религиозному объединению и продает элементы культа;
  • Сайтам, которые не принимают оплату, а в роли курьеров выступают продавцы разносной торговли (те, кто носит товары по офисам, продает их на улице с тележек и лотков). Однако здесь больше вопросов, чем ответов. Поскольку при заказе доставки к клиенту может прибыть формально продавец, а не курьер, который откажется выдать чек, ссылаясь на п.2 ст.2 закона № 54. Это незаконная схема, поэтому пользоваться ей опасно.

Штраф за отсутствие онлайн-кассы

Все санкции, которые применяются для владельцев онлайн-площадок, относятся к административным и указаны в статье 14.5.

Так, в случае отсутствия кассового аппарата:

  • Ответственные работники наказываются штрафом до 50 % от суммы выручки, которая должна была пройти через кассу. Однако он не может составлять менее 10 000 руб.
  • Юрлица могут быть наказаны в размере до 100 % от выручки, при этом минимальная сумма — 30 000 руб.

Если налоговая устанавливает факт повторного нарушения, а выручка без использования аппарата превысила или стала равной 1 млн, должностные лица отстраняются от деятельности сроком на 2 года, а ИП приостанавливают свою работу на период до 90 дней.

штраф за кассу наказание за кассу

Как работает онлайн-касса интернет-магазина

Для торговли исключительно в Сети нельзя приобретать модели, которые стоят в офлайн-точках и выдают бумажные чеки.

Во-первых, онлайн-площадка работает в течение суток, и оформить заказ тоже можно в любое время. Во-вторых, на сайте может находиться сразу несколько клиентов, которые хотят приобрести товар. А это значит, что кассиров должно быть несколько, поскольку работать придется круглые сутки. К тому же при большом потоке покупателей велик шанс, что такой сотрудник просто не справится.

Лучшим выходом в этой ситуации станет покупка техники, предназначенной для интернет-магазинов, и ее подключение к сайту через сервис фискализации. Он получает информацию об оплате либо через платформу магазина, либо через оператора платежей. В таком случае онлайн-касса самостоятельно отправляет ФД, как только была произведена оплата.

В общем виде процесс расчета выглядит так:

  1. Клиент выбрал подходящий товар и нажал кнопку «Купить». Оплата производится картой или электронными средствами;
  2. Этот платеж идет через банк либо платежный агрегатор;
  3. От платежной системы поступает ответ о подтверждении оплаты;
  4. CMS сайта или платежный агрегатор отправляет информацию в сервис фискализации;
  5. Сервис передает полученные данные привязанной к нему кассе;
  6. ККТ проводит операцию и направляет эту информацию ОФД;
  7. Оператор отправляет электронный чек покупателю и в ФНС.

онлайн-касса для интернет-магазина

Основная задача — грамотно интегрировать сайт и онлайн-кассу. Такую работу лучше доверить профессионалам, чтобы точно избежать ошибок. Затем все операции будут проходить в автоматическом режиме.

Какие функции выполняет касса?

Опираясь на федеральный закон под номером 54, каждая касса выдает соответствующие прописанным требованиям чеки, пересылает данные о продажах сертифицированному ОФД, который числится в реестре налоговой, и отправляет фискальные документы в ФНС.

О том, как выбрать ОФД и подключить к нему онлайн-кассу, подробно написано здесь>>>

Такие функции будут выполняться в случае соответствия законодательству. Однако не стоит забывать, что не существует единой модели для всех интернет-магазинов. При покупке важно учесть особенности именно вашего бизнеса, а именно способ продажи и приема оплаты.

Как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину

Для корректной и бесперебойной работы ККМ должна быть правильно подключена к сайту. Без этого невозможна любая операция по продаже товаров. Зачастую эта обязанность ложится на плечи владельца площадки. Но лучшим вариантом станет обращение к специалистам. Это сэкономит и время, и силы, позволит приступить к деятельности в кратчайшие сроки.

Подключение собственной онлайн-кассы к интернет-магазину

Конечно, покупка кассового аппарата в перспективе обойдется дешевле и подходит для долгосрочных проектов. Нет ограничений по договору аренды и ежемесячной оплаты, ее можно продать или заменить в любой момент.

Но важно понимать, что за техническое состояние оборудования полную ответственность несет именно предприниматель. Это касается и перебоев с электропитанием, и замены ФН. Потребует внимательности и интеграция онлайн-кассы с интернет-магазином. Она возможна двумя способами:

  • Через платежный агрегатор. Понадобится выбрать партнера для эквайринга, который позволит подключить кассу. Это может быть «Яндекс.Касса», PayPal, Robokassa и другие. Затем заключается договор, и делаются нужные настройки. При такой схеме все поступившие за товары деньги копятся на счете такого финансового посредника и перечисляются интернет-магазину по прошествии суток.
  • С помощью встройки самописной программы в CMS. Считается не самым надежным решением, поскольку любые изменения и обновления в платформе CMS могут вызвать проблемы с кассой.

Аренда онлайн-кассы для интернет-магазина

Аренда ККТ подойдет для разового проекта или стартапа. Но многие предприниматели предпочитают такой способ и на постоянной основе.

Для начала не потребуется много финансов, средняя цена — 3000 р/мес. в зависимости от фирмы и ее услуг. Можно в любой момент отказаться от услуги, при этом вопросами техобслуживания занимается арендодатель.

Однако есть и некоторые минусы такого подхода:

  • Как и любая аренда, выгодна на небольшой период — до полугода. В противном случае выходит затратнее по сравнению с покупкой собственного оборудования.
  • Важно верно составить договор, иначе придется платить и после закрытия бизнеса.
  • Передача аппарата третьим лицам невозможна, поскольку предприниматель не является ее владельцем.

Схема работы арендованной кассы:

аренда онлайн-кассы

Какие чеки формирует онлайн-касса интернет-магазина?

В статье 4.7 федерального закона № 54 четко прописаны все требования, предъявляемые к фискальному чеку. Если платеж был выполнен через сайт, то нужно выдать только его электронный вид, отправив на почту покупателя или в виде СМС. Бумажный вариант в этом случае не требуется. На чеке должна присутствовать следующая информация:

  • данные об организации, ее ИНН;
  • адрес интернет-магазина;
  • название и порядковый номер чека;
  • вид проведенной операции и дата;
  • режим налогообложения;
  • электронный адрес отправителя и покупателя;
  • ссылка на сайт ФНС;
  • назначение и форма расчета;
  • список товаров с указанием стоимости, наценки и скидки;
  • информация об НДС;
  • сумма к оплате;
  • вид оплаты;
  • заводской и регистрационный номер онлайн-кассы;
  • номер ФН и ФД;
  • фискальный признак;
  • матричный код.

чек онлайн кассы

Какие онлайн-кассы подходят для интернет-магазинов?

Для осуществления кассовых операций в полном соответствии с законом и выдачи корректных фискальных чеков предназначено несколько вариантов онлайн-касс.

Условно их можно разделить на группы в зависимости от способа расчета за заказ в интернет-магазине. От него будет также зависеть количество требуемых касс для установки и другие нюансы работы.

Расчет только на сайте

Если платежи совершаются только на сайте интернет-магазина, то подойдет онлайн-касса без чекового принтера, не рассчитанная на подключение к компьютеру. Такие модели ККТ стоят недорого. Название этих онлайн-касс заканчивается на «ФА».

онлайн-касса только для интернет-магазина

Также интернет-магазин может воспользоваться арендой облачной ККТ. Особенность этого решения в том, что онлайн-касса находится у арендодателя ККТ, который предоставляет услуги сервиса фискализации. Такое решение также подойдет только при торговле через интернет, поскольку выдача бумажных чеков невозможна.

Расчет только на сайте, но в нескольких интернет-магазинах

На этот случай налоговая не обязует владельца покупать и регистрировать отдельную ККМ для каждого магазина. Нужен только один аппарат, но при оформлении следует указать все сайты, которые он будет обслуживать.

Расчет на сайте и в ПВЗ

Единая ККМ для сайта и пункта выдачи заказов позволяет сэкономить на покупке кассы для интернет-магазина, подключив к сайту уже имеющуюся ККТ через сервис фискализации.

Однако нужно учитывать, что такой кассовый аппарат должен быть совместим с товароучетной программой интернет-магазина и уметь выдавать бумажные чеки. В этом случае подойдет фискальный регистратор.

онлайн-касса для сайта и ПВЗ

При получении платежей и на сайте, и в пунктах обслуживания потребуется установка стольких ККТ, сколько ПВЗ есть у данного магазина.

Если вы работаете только онлайн, такая ККТ не подойдет.

Расчет на сайте и курьеру

По закону оплата курьеру признается наличным расчетом. Поэтому он должен иметь кассовый аппарат и выдавать бумажный чек в момент оплаты в месте, где она происходит (при доставке на дом, в офис и т. п.). В этом случае кассу курьера можно настроить для приема платежей с сайта и не покупать отдельную ККТ для онлайн-магазина. Оптимальный вариант – приобрести смарт-терминал.

касса для сайта и курьера

Расчет со сторонней курьерской службой

При таком варианте онлайн-касса интернет-магазину не потребуется – продажи осуществляет курьерская служба, которая выполняет функции платежного агента. Именно она должна применять ККТ при продаже, а выручку потом переводить интернет-магазину.

Однако этот вариант расчета имеет недостаток – вы не можете быть уверены, что платежный агент всегда использует кассу. И если курьерская служба нарушит закон, то оштрафуют не только ее, но и вас.

Как правило, многие предприниматели используют сразу несколько способов расчета, чтобы оставаться конкурентоспособными и не ограничивать покупателей в выборе. Главное — понимать, что все ККТ различны и те, что предназначены для передвижной или обычной торговли отличаются от техники для онлайн-площадок.

Подробнее о критериях выбора кассы для интернет-магазина читайте здесь>>>

Сколько стоит онлайн-касса для интернет-магазина?

Цена ККТ для онлайн-торговли начинается от 4500 рублей и зависит в первую очередь от модели устройства. В эту сумму не входит стоимость ФН (от 7000 руб.).

Все о правилах выбора фискального накопителя>>>

Помимо покупки техники, надо учитывать и такие расходы, как заключение договора с оператором ФД (от 2500 р.), регистрацию в ФНС (как минимум 1000 р.), изготовление электронной подписи (от 2000 р.).

В числе наиболее популярных моделей касс можно выделить следующие:

Название модели кассыКому подходитОтличительные особенностиСтоимость, руб.
«АТОЛ 30Ф»Для небольших пунктов обслуживания
  • выбивает не более 100 чеков за день;
  • нельзя подключить сканер штрихкодов;
  • компактная;
  • невысокая цена.
от 10 000
«АТОЛ 55Ф»Для средних по величине интернет-магазинов
  • быстрая печать чеков;
  • небольшой размер;
  • не подходит для работы курьеров.
от 22 500
«ТЕРМИНАЛ-ФА»Для площадок без ПВЗ и курьеров
  • наиболее современная и дешевая модель, которую можно встраивать в любой корпус;
  • подключается к ПК;
  • может отправлять электронные чеки;
  • подключив термопринтер, появится возможность выдавать чеки и в бумажном виде.
от 5800
«ЭВОТОР 5»Для работы курьеров. Может использоваться и в ПВЗ.
  • мобильная ККМ с сенсорным дисплеем 5 дюймов;
  • есть возможность подключения беспроводного интернета;
  • поддерживает СИМ-карты.
от 12 000
«ЭВОТОР 7.3»Для работы с большим количеством посетителей
  • производительное и дорогостоящее устройство;
  • сенсорный экран;
  • быстрая печать чеков;
  • можно подключить любое оборудование.
от 13 000

Как зарегистрировать онлайн-кассу для интернет-магазина

Процесс мало чем отличается от регистрации кассы для офлайн-магазина. В первую очередь нужно получить ЭЦП. Цена ее изготовления – от 2000 рублей. Она потребуется и при регистрации в налоговой и для проставления на фискальных документах.

После этого следует выбрать ОФД и заключить с ним соглашение. Его услуги платны и обойдутся не менее 3000 рублей за год обслуживания. Только выполнив эти два пункта можно перейти к регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Сделать это можно лично посетив инспекцию либо на сайте. Второй вариант удобнее и быстрее, делается через «Личный кабинет».

Главная особенность регистрации онлайн-кассы для интернет-магазина — указание в поле «место расчета» адреса сайта.

Также потребуется информация о:

  • модели и номере ККТ и ФН;
  • наименовании интернет-магазина;
  • использовании кассы;
  • операторе ФД.

В случае если у вас несколько площадок для онлайн-торговли, их можно регистрировать на одну кассу, но с указанием всех сайтов, которые она будет обслуживать, через точку с запятой.

Все эти данные будут проверены в течение суток, после чего нужно ввести их и на самой кассе. Чтобы получить фискальный признак и завершить оформление, потребуется сформировать чек регистрации.

Затем в «Личном кабинете» вводят все данные с него: время, номер ФД, дату и сам ФП. Если все верно, то касса будет зарегистрирована.

В случае ошибок придет ответ от инспекции. Однако некоторые из них являются критичными и выводят фискальный накопитель из строя. В их числе:

  • неверная дата регистрации;
  • неправильное указание системы налогообложения или приобретение накопителя со сроком действия, не подходящим вашей СН.

Именно поэтому при самостоятельной регистрации потребуется внимание и повторная проверка всех введённых сведений.

Подробную пошаговую инструкцию по регистрации онлайн-кассы читайте тут>>>

Штрафы за нарушения при работе с кассой

Помимо того, что санкции применяются при отсутствии кассового аппарата, инспекция выписывает штраф владельцу интернет-магазина и при других нарушениях.

Для тех, кто не успел обновить свою кассу либо установил не соответствующую закону:

  • Ответственные лица штрафуются в размере до 3000 р.
  • Юрлица понесут наказание на сумму до 10 000 р.

Санкции применяются в случае невыдачи электронного чека. Их размер составляет от 2 до 10 000 руб. (для работников и юридических лиц, соответственно).

За нарушение при регистрации ККТ взимается от 1500 до 3000 руб. с ИП и должностных лиц и 10 000 р. с ООО.

штраф интернет-магазину за кассу

Как избежать наказания

Чтобы не быть оштрафованным, нужно либо вовремя предупредить нарушение, либо исправить ошибку самому и сообщить об этом в инспекцию. В первом случае достаточно следовать ФЗ-54 и изучить реестры налоговой. Если же не был выдан чек, исправить ситуацию можно. Для этого нужно:

  • Составить акт, в котором указать причины неиспользования ККМ и прописать все совершенные за это время продажи.
  • Сделать чек коррекции.
  • Написать заявление о неприменении аппарата на сайте инспекции либо лично отнести его туда.

Подробнее о том, как самостоятельно исправить нарушение и избежать штраф, читайте здесь>>>

Что делать при сбое в работе кассы?

Такие проблемы могут случиться, например, при отключении электроэнергии. В этом случае ситуация расценивается как форс-мажор, а владелец считается невиновным. Но лучше подстраховаться и сделать чек коррекции с последующим уведомлением ФНС.

Что делать, если касса сломалась?

Опираясь на закон, в данном случае нельзя принимать платежи от покупателей, делать расчеты и пытаться самостоятельно отремонтировать технику. Следует обратиться к производителю либо в сервисную службу.

На сегодняшний день у многих владельцев онлайн-касс могут появляться различные вопросы, поскольку перемены только начались. Некоторые ответы на них можно найти на сайте налоговой службы.