Кому и когда нужна онлайн-касса

Согласно 54-ФЗ все ИП и фирмы, занятые в торговле, должны установить кассовые аппараты. Есть исключения для услуг и отсрочка для некоторых категорий предпринимателей. Разберем в этой статье, кому нужна онлайн-касса, и перечень ИП с отсрочкой ее применения.

Коротко о нормативной базе внедрения онлайн-касс

Внедрение и работа онлайн-кассы у ИП и ООО регулируется законом 54-ФЗ, который был принят еще в 2003 году и последние несколько лет подвергался существенным изменениям.

В 2016 году были пересмотрены правила установки кассовой техники.

Сейчас в законе можно найти все ответы на вопросы: кому нужно устанавливать онлайн-кассы, кому их не нужно применять, штрафы для ИП, которые не выдают чеки и т.д.

Скачать 54-ФЗ в актуальной редакции>>>

Также рекомендуем обратиться к письмам ФНС, посвященным особенностям применения кассовых аппаратов в отдельных сферах. Например, письмо ЕД-4-20/12656@ от 27 июня 2019 рассказывает об особенностях продажи комиссионных товаров. Документ ЕД-4-20/12717@ от 3 июля 2018 объясняет правила продажи товаров по подарочным картам магазинов.

Хронология подключения онлайн-касс

ДатаКто перешелПримечания
1 февраля — 1 июля 2017 ИП и ООО на ОСНО и УСН, впервые начинающие торговлю.Невозможна регистрация касс без подключения к интернету.
1 июля 2017Все, кто использовал старый тип кассы: ИП и ООО на ОСНО и УСН, на ЕСХН.Переходят
1 июля 2018ИП на ЕНВД и патенте сферы торговли и общепита с работниками. Есть список, кому не нужна онлайн-касса – о них в отдельных параграфах ниже.
1 июля 2019ИП на ЕНВД и патенте сферы торговли и общепита с работниками.
ИП и компании, оказывающие услуги.
Список освобожденных размещен ниже.
1 июля 2021ИП на спецрежимах без наемных работников, оказывающие услуги или торгующие товарами, сделанными собственными руками.От онлайн-касс освобождены самозанятые. Поэтому те ИП, которые могут перейти на налог на профессиональный доход, могут еще два года подумать: устанавливать онлайн-кассу или нет.

Онлайн-касса для ИП

Кассовые аппараты для ИП не отличаются от тех, которые необходимо поставить компаниям. Обычно предприниматели выбирают технику, ориентируясь на цену и размер аппарата. Поэтому среди ИП популярны автономные кассы и смарт-терминалы.

О том, по каким критериям нужно выбирать онлайн-кассу для своего бизнеса, читайте здесь>>>

К 1 июля 2019 года онлайн-кассы должны были установить практически все ИП, которые занимаются торговлей, а также ИП с услугами без наемных работников.

Однако для предпринимателей на спецрежимах есть исключения.

Например, в перечень, кому не нужны онлайн-кассы, входят:

  • ИП на патенте с образовательным услугами и репетиторством, няни, экскурсоводы, переводчики и т.д;
  • ИП, торгующие на ярмарках, базарах; продающие газеты в киосках, молоко в розлив, билеты внутри автобуса, изготавливающие ключи и т.д.

Скачать полный список ИП, кому не нужны онлайн-кассы вообще>>>

ИП, изготовляющие что-то на продажу собственными руками, а также ИП, оказывающие услуги без наемных работников, получили отсрочку до 2021 года для установки онлайн-касс. Однако это правило не распространяется на ИП агентов.

Например, ИП на патенте без работников, работающие турагентами, входят в список, кому обязательно нужна онлайн-касса. Им следует регистрировать технику с пометкой, что они являются агентами. Когда берутся деньги за путевку, надо выбивать чек с пометкой «аванс».

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы с учетом всех нюансов>>>

Онлайн-касса для ООО

Онлайн-кассы, согласно 54-ФЗ, должны применять большинство ООО в России.

Например, ООО на ОСНО и УСН установили кассовые аппараты еще в 2017 году.

Исключение – кредитные организации. Им разрешено работать без касс.

В середине 2018 года обзавелись ККТ компании на ЕНВД.

Список ООО на ЕНВД, которые могут не ставить ККТ, приведен в статье 2 54-ФЗ, и он аналогичен ИП на этом же спецрежиме:

  • продавцы на ярмарках;
  • продавцы в киосках с периодикой;
  • торговцы молоком и газированными напитками на розлив, в киосках — мороженым;
  • владельцы механических торговых автоматов и т.д.

Скачать список ООО, которых освободили от онлайн-касс>>>

Онлайн-касса для тех, кто использует ЕНВД

ЕНВД, или «вмененка» – специальный налоговый режим, который после 2021 года потеряет актуальность. Минфин предлагает от него отказаться в пользу других налоговых систем.

Бизнесмены на ЕНВД из сферы торговли и общепита с наемными работниками должны были установить кассы с 1 июля 2018 года.

Остальные ИП на ЕНВД, согласно 54-ФЗ, вошли в список, кому нужно приобретать онлайн-кассы, с 1 июля 2019 года.

Исключение – уже указанные выше предприниматели (продавцы в киосках с газетами, изготовление ключей и т.д.). Скачать список освобожденных от онлайн-касс>>>

К выбору онлайн-кассы для бизнеса на ЕНВД особых требований нет. До 2021 года им разрешено не проводить потоварный учет, если они не продают маркированные товары. То есть можно ставить даже самые простые автономные кассы.

Однако для продажи подакцизных товаров или товаров с маркировкой потоварный учет необходим уже сейчас.

54-ФЗ определяет требования к фискальным накопителям для касс бизнеса на «вмененке».

Необходимо выбирать тот, что на 36 месяцев.

Исключения:

  • торговля подакцизными товарами (например, сигаретами);
  • сезонная торговля.

В этом случае необходим накопитель на 15 месяцев.

О том, как правильно выбрать ФН для своего бизнеса читайте подробно тут>>>

Онлайн-касса для тех, кто использует патент

Патентная система налогообложения разрешена только ИП. Она предполагает фиксированные платы в бюджет за ведение своей деятельности. Сумма зависит от региона и сферы бизнеса.

ИП на патенте в сфере торговли с привлечением наемного персонала установили ККТ 1 июля 2018 года.

ИП на патенте, кому нужно ставить онлайн-кассу с 1 июля 2019 года:

  • которые имеют наемных работников;
  • предприниматели из сферы розничной торговли без сотрудников.

ИП на патенте, которые оказывают услуги без помощи наемных работников, а также ИП-хендмейдеры получили отсрочку применения касс до 2021 года.

Согласно 2 статьи 54-ФЗ, полностью освобождены от онлайн-касс ИП на патенте, которые оказывают услуги:

  • по ремонту меха, одежды, шитья и вязанию;
  • ремонта, пошива и обслуживания обуви;
  • химчистки, прачечной;
  • по изготовлению номерных знаков;
  • ремонта мебели; фотоателье;
  • по образованию населения;
  • по ремонту жилья;
  • сварочных работ;
  • присмотра за детьми и больными и т.д.

Важное условие – выдача документа, подтверждающего платеж (например, БСО или товарный чек).

Полный список освобожденных ИП на патенте можно скачать по ссылке>>>

ИП на патенте также используют ФН на 36 месяцев. Исключение – сезонность и торговля подакцизными товарами.

Скачать реестр фискальных накопителей>>>

Онлайн-касса для тех, кто использует УСН

Предприниматели и компании на УСН должны были установить онлайн-кассу с 1 июля 2017 года. В том числе – интернет-магазины на этой СН.

Список, кому не нужна онлайн-касса на УСН, мы приводили. Речь о продавцах на ярмарках, торговле газетами в киосках, мороженым и т.д. Скачать перечень>>>

Для предпринимателей на УСН требуется использовать фискальные накопители на 36 месяцев. Исключение – платежные агенты и бизнес сезонной торговли.

Онлайн-касса для тех, кто использует ОСН

Общая система взимания налогов изначально подразумевала крупный бизнес. Следовательно, ФНС заинтересована, чтобы предприятия на ОСН использовали кассы (и не смогли «нарисовать» иную выручку).

Практически все компании и ИП на ОСН обязаны были установить ККТ в 2017 году. Исключение – кредитные организации, а также агенты. По статье 2 54-ФЗ кредитные организации освобождены от онлайн-касс. Агентам необходимо использовать ККТ только с 1 июля 2019 года.

Онлайн-касса для самозанятых

Онлайн-касса не нужна для ИП, которые используют режим «Налог на профессиональный доход», а также для самозанятых без регистрации ИП.

Однако они все равно обязаны формировать чек и показывать его QR-код лично клиенту или направлять документ по электронной почте. Чек создается в приложении «Мой налог». В нем фиксируется прием оплаты.

Онлайн-касса для интернет-магазинов

В 54-ФЗ не прописаны отдельные правила по дате установки онлайн-кассы интернет-магазинами. При этом онлайн-продажи возможны только ООО и ИП на общей системе налогообложения и на УСН.

Таким образом, интернет-магазины должны были установить ККТ еще 1 июля 2017 года.

Те предприниматели, которые не принимали платежи на сайте, а направляли покупателей в банк делать перевод, обязаны использовать кассу с 1 июля 2019 года.

Особенности применения онлайн-кассы для интернет-магазинов:

  • надо выдавать электронный чек;
  • чек направляется в течение дня после расчета;
  • при приеме оплаты за товар, заказанный через интернет, в стационарном магазине продавец обязан выдать бумажный чек;
  • при доставке курьер может напечатать чек или же направить электронный фискальный документ на почту покупателю.

Какие онлайн-кассы подходят для интернет-магазинов>>>

Онлайн-касса для сферы услуг

Сфера услуг, в основном, перешла на онлайн-кассы 1 июля 2019 года. Исключения – мелкие предприниматели без наемного персонала на спецрежимах, которых можно сравнить с самозанятыми.

Также освобождаются ИП с услугами на патенте:

  • няни, сиделки;
  • фотографы;
  • ремонтники мебели;
  • швеи;
  • сварщики;р
  • уборщики на огородах и помощники при колке дров;
  • репетиторы и т.д.

Освобождены от КТТ ИП, выбравшие режим «налог на профессиональный доход».

ООО и ИП, оказывающие услуги, могут выбрать любую онлайн-кассу, даже автономную. Так как список услуг ограничен и вбить их в память «автономки» не так сложно.

Онлайн-касса для вендинга

Владельцы торговых автоматов также входят в список, кому нужно покупать онлайн-кассы.

Исключение – механические торговые автоматы, которые не подключены к розетке и принимают монеты.

Остальные ИП и ООО с вендингом должны подключить ККТ:

  • с 1 июля 2018 года, если у них есть наемный персонал;
  • с 1 июля 2019 года при отсутствии наемных сотрудников.

Для вендинга предусмотрены специальные онлайн-кассы, не выдающие бумажный чек, но показывающие или печатающие QR код или же направляющие электронный чек на email или телефон покупателя.

В реестре кассовой техники такие модели касс можно отличить по аббревиатуре «ФА» в названии.

Скачать актуальный реестр кассовой техники ФНС>>>

Не стоит волноваться, что купленный кассовый аппарат не получится установить в торговый автомат. ККТ интегрируется в 99% вендингового оборудования (нужно, чтобы оно поддерживало протоколы MDB и EXE). При желании можно установить кассу на бывшую в употреблении технику 2000-х годов выпуска.

Если предприниматель с вендингом хочет печатать бумажные чеки, необходимо приобрести термопринтер. Если в торговом автомате не будет под него место, принтер для печати чеков крепят сбоку в боксе для защиты от повреждений.

Онлайн-касса, если у вас эквайринг

Кассовый чек и чек, который печатает аппарат эквайринга – разные вещи. Поэтому применение эквайринга не освобождает ИП и ООО от установки онлайн-кассы.

Единственное исключение из правила использования ККТ, связанное с безналичными расчетами, когда ИП или ООО рассчитываются между собой за услуги с помощью банковских переводов.

В остальном же ИП и фирмы с эквайрингом (за исключением общего списка освобожденных) должны использовать онлайн-кассы в общем порядке:

  • При работе на УСН и ОСН – установить с 1 июля 2017 года;
  • На спецрежимах в торговле и общепите с наемными работниками – с 1 июля 2018 года;
  • На спецрежимах с услугами с наемными работниками и ИП без наемных работников из сферы торговли и общепита – с 1 июля 2019 года.

Если компания или ИП использует интернет-эквайринг, то онлайн-касса также необходима. Аппарат подключают к интернет-магазину с помощью специальных сервисов или оператора, предоставляющего онлайн-кассу в аренду специально для онлайн-расчетов.

Кому можно работать без кассы

Без кассы разрешено работать:

  • предпринимателю ограниченных законом сфер (например, торговля на рынках и ярмарках вразвал, продажа мороженого и газводы – скачать полный перечень, кому не нужны онлайн кассы>>>);
  • самозанятым и ИП без наемных работников с услугами (до 2021 года);
  • кредитным организациям;
  • компаниям с механическими торговыми автоматами;
  • ТСЖ при приеме за услуги через банк;
  • церкви и другим религиозным организациям.

Можно не использовать ККТ фирмам и ИП, работающим в далеких районах страны без интернета. Список таких населенных пунктов определяет региональное правительство.

Правила обязывают таких магазинов и предпринимателей выдавать клиентам документ, сделанный по принципу чека онлайн-кассы. Он должен содержать основные реквизиты: название товара, цену и выделенный НДС, данные торговой точки, кассира и т.д.

Однако если вы находитесь в труднодоступной местности и продаете подакцизные товары, онлайн-кассу все же придется поставить.

Кому можно работать с удаленной кассой

54-ФЗ предполагает, что ряд компаний может использовать онлайн-кассу не в месте расчетов. Такие ККТ называются «удаленными».

Интернет-магазинам необходимо было установить их еще 1 июля 2017 года.

С 1 июля 2019 года можно использовать удаленные кассы:

  • управляющим компаниям, которые принимают деньги через банк (если расчеты происходят при личном взаимодействии, кассу нужно использовать в месте оплаты);
  • транспортным компаниям, принимающим деньги за проезд;
  • организациям, продающим билеты.

Кому можно работать с арендованной кассой

Арендовать онлайн-кассу не запрещено 54-ФЗ. Поэтому этой услугой может пользоваться каждый ИП или ООО.

Наиболее выгодно арендовать онлайн-кассу при краткосрочной торговле или же для интернет-магазина.

При онлайн-продажах арендованная ККТ устанавливается в специальном дата-центре, и обслуживание техники берут на себя специалисты этого центра.

Стоимость аренды онлайн-кассы от 1500 рублей в месяц, что не очень выгодно на длительный период.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Пунктом 2 статьи 14.5 КоАП регулируется наказание за работу предпринимателя без онлайн-кассы.
Для должностных лиц и предпринимателей предусмотрен размер штрафа от 1/4 до 1/2 наличных денег, полученных без ККТ. Не меньше 10 тысяч рублей.

Организации должны заплатить не менее трети наличных денег, вырученных без онлайн-кассы. Не меньше 30 тысяч рублей.

Повторное нарушение для ИП в особо крупном размере (неучтенная выручка более 1 млн) наказывается дисквалификацией, ООО – приостановлением работы на срок до 90 суток.

Как избежать штраф и правильно исправить уже совершенное нарушение, читайте тут>>>