Онлайн-касса для аптеки: какую выбрать и как работать

После вступления в силу 54-ФЗ большая часть компаний перешла на работу с новыми онлайн-кассами. Эта инновационная техника позволила создать новый формат взаимодействия бизнесменов с налоговой за счет мгновенной передачи сведений о совершаемых продажах на серверы ФНС. Кроме того, такие аппараты помогают упростить многие бизнес-процессы, поэтому у предпринимателя есть все возможности вывести свое дело на более качественный высокий уровень. Новые правила в работе коснулись и предприятий аптечной сферы.

Нужна ли касса для аптеки?

Нужна ли касса для аптеки

Начиная с 2017 года, все торговые точки, в том числе и аптеки, должны были установить онлайн-кассы. Однако такое требование не смогли удовлетворить производители техники, а очереди на ее поставку были на несколько месяцев вперед. Поэтому процедуру перехода разделили на несколько этапов в зависимости от системы налогообложения.

Так, с июля 2017 года использовать новое кассовое оборудование должны были крупные аптечные сети на ОСН и упрощенке, а уже с 2018 к ним присоединились фирмы на ЕНДВ и патенте.

Отсрочку же до июля 2019 получили предприниматели, торгующие лекарствами единолично. Однако такие ситуации довольно редки, поэтому даже при оформлении одного сотрудника у бизнесмена есть 30 дней на установку кассового аппарата. Дата стала крайней для всех, занимающихся продажей лекарств без кассы. Начиная с этого момента, работа по 54-ФЗ обязательна для всех участников аптечной отрасли.

Тем не менее особые условия законодательно предусмотрены:

  • для аптек, расположенных в сельской местности;
  • амбулаториев и центров медпрактики в селе при условии, что отсутствуют другие аптечные фирмы;
  • аптек в удаленных от интернет-связи населенных пунктах, которые входят в региональный список удаленных территорий.

Все они могут не использовать кассу в онлайн-режиме. Это связано в первую очередь с тем, что затраты на приобретение современной техники для таких точек крайне велики, а продажа лекарств в них настолько мала, что не может быть приравнена к предпринимательской деятельности. В итоге покрыть расходы на обслуживание и приобретение кассы такая аптека не сможет, но при этом ее значимость для села имеет огромное значение.

Подробнее о работе аптеки в селе и правилах работы на кассе в такой местности>>>

Однако приобрести препараты можно не только в физически расположенных фармацевтических пунктах. Один из вариантов — в интернете. Что касается онлайн-площадок по продаже лекарств, то они также обязаны использовать кассу при расчетах с покупателем и выдавать электронный чек. Однако такие магазины вправе работать только с безрецептурными средствами. При этом вопрос реализации по рецепту также рассматривается, поскольку с января 2020 он будет иметь электронный вид.

Как использовать кассу в онлайн-аптеке и какие чеки пробивать, читайте тут>>>

Еще один вариант — реализация продукции через торговых представителей. Этот случай также предполагает применение кассового аппарата автономного типа, причем у каждого курьера он должен быть личным.

В целом, несмотря на необходимость понести дополнительные немалые затраты, установка кассы нового образца — с фискальным накопителем и поддержкой интернета — несет немало преимуществ для бизнеса:

  • за счет проведения всех операций в онлайн-режиме снижается количество проверок налоговиками;
  • упрощается процесс формирования разного рода отчётностей;
  • сокращается количество ошибок при заполнении документов благодаря наличию готовых шаблонов.

Помимо этого, облегчается инвентаризация и подсчет остатков, контроль движения денежных средств, заказ необходимых лекарств. Вы сможете получать аналитику продаж и выявлять таким образом слабые места в бизнесе, видеть эффективность сотрудников и рентабельность конкретного фармацевтического пункта.

А значит, касса точно нужна вашей аптеке. Она позволит грамотно выстраивать бизнес-процессы и принимать верные управленческие решения.

Схема подключения и работы онлайн-кассы в аптеке

По сути, выполнение платежных операций новой техникой мало чем отличается от предыдущих моделей. Все процессы ККМ выполняет незаметно для кассира и по большей части самостоятельно. Но перед тем как приступить к продаже лекарств, потребуется верно подключить и настроить кассу.

Для этого потребуется:

Проделав данные действия, можно приступать к обслуживанию клиентов. Поскольку главная особенность такого оборудования — отправка платежных сведений в реальном времени через интернет, кассовая операция будет выглядеть несколько иначе по сравнению с работой предыдущих моделей.

Пример работы ККТ в розничной точке:

как работает касса в аптеке

  1. Выбрав лекарства, покупатель расплачивается за них наличными или картой.
  2. Данные о покупке сотрудник аптеки вносит в кассу, которая формирует электронный чек.
  3. ФН шифрует информацию о продаже и пересылает ее ОФД.
  4. В свою очередь оператор проверяет полученную информацию, а затем высылает ее на серверы инспекции. Если реализуются препараты из списка высокозатратных нозологий, соответствующие данные будут отправлены и в ИС «Честный ЗНАК».
  5. ККТ получает одобренный ответ на совершение операции и распечатывает чек для покупателя.

Несмотря на довольно длинную цепочку, сама процедура занимает считанные секунды, а все ее этапы полностью соответствуют 54-ФЗ.

Какой кассовый аппарат подходит для продажи лекарств?

онлайн-касса для аптеки

Комфортную работу в рамках закона способна обеспечить только правильно выбранная касса. Одним из обязательных критериев является ее присутствие в реестре аккредитованных ФНС производителей. Только такая модель будет полностью отвечать требованиям 54-ФЗ. Кроме того, при покупке важно учитывать особенности вашего аптечного бизнеса.

Если вы владелец небольшого пункта, то можно отдать предпочтение автономной ККТ. Это полностью самостоятельная и не зависящая от ПК техника, оснащенная клавиатурой, небольшим экраном, ФН и интернет-модулем. Блок памяти может запоминать ограниченное количество позиций, поэтому ассортимент аптеки должен быть небольшим. Однако если вы реализуете маркированные лекарства, такое оборудование не подойдет.

При среднем клиентопотоке и большом перечне препаратов стоит купить фискальный регистратор. Однако такое устройство не может работать самостоятельно — его необходимо подключать к компьютеру или планшету, который будет играть роль управляющего. ФР отличается быстрой печатью чека, имеет встроенный ФН и передает сведения в ФНС.

Еще один вариант для среднего бизнеса — смарт-терминалы. Сенсорный экран обеспечивает быструю и удобную работу в зоне кассы, есть возможность автоматизировать все операции и управление аптекой за счет установки любых программ. Кроме того, такие терминалы легко подключаются к периферийным устройствам.

Идеальным же вариантом для крупной аптечной сети станет POS-система. Представляет собой комплект, в который может входить клавиатура, монитор, дисплей покупателя, денежный ящик и другое оборудование. Универсальный набор техники подбирается исходя из имеющихся нужд и стоящих задач.

Кроме того, сегодня бизнесмен должен учесть, что при продаже препаратов из списка высокозатратных нозологий, он имеет дело с маркированной продукцией. А значит, касса обязательно должна поддерживать работу с системой маркировки и интегрироваться с 2D-сканером для считывания штрихкодов. А с учетом того, что с июля 2020 года все лекарства будут иметь такой идентификатор, лучше сразу позаботиться о покупке подходящей ККМ во избежание дополнительных затрат в будущем.

Обзор подходящих моделей ККТ для аптек

Работать с соблюдением новых правил будет проще, если изначально подобрать надежную модель хорошо зарекомендовавших себя производителей. Их можно найти в утвержденном инспекцией реестре. Такие устройства соответствуют 54-ФЗ, удобны и просты в использовании, поддерживают работу с маркированными товарами. У вас не будет повода волноваться за корректность проводимых операций.

К наиболее популярным кассам для аптеки относятся:

Модель Характеристики Цена
Касби-02КРаботает как автономная, но может подключаться к компьютерным системам учета
Быстрой ввод необходимой информации
Возможность создания отчетов
Доступна автоматизация за счет подключения сканера, весов и пр.
9690
Меркурий 180ФКомпактная и легкая
Возможность подключения внешних устройств
Наличие аккумулятора
Термопринтер для печати чека 57 мм
Кнопочная клавиатура
6500
Viki ClassicПолноценный комплект оборудования с сенсорным экраном
Постоянное подключение к интернету
Печать чеков с QR-кодом
Совместимость с товароучетными программами
62 200
Viki MicroКомпактная и многофункциональная
Простая эксплуатация
Регулярное обновление через интернет
Интеграция с большим количеством сервисов
Возможность подключения дополнительного оборудования
Порты USB, RJ-45, HDMI
Скорость печати – 100 мм/сек
12 900
Атол FPrint 22ПТКСкорость печати – 200 мм/сек
Требует подключения к ПК
Два вида чека – 57 и 80 мм
Автоотрезчик
Интегрируется с дополнительными устройствами
Совместимость с любыми ОС
Простота обслуживания
Поддержка интернета с Ethernet, USB 2G/3G, Wi-Fi
29 900
Штрих ФР 01ФНеобходимо управляющее устройство
Автоотрезчик
Скорость термопечати – 75 мм/с
Доступ к интернету через RS-232, Ethernet
Чек 57 мм
25 490

Какая кассовая программа нужна для работы аптеки?

Качественное программное обеспечение имеет одно из решающих значений для продажи лекарств через кассу. Оно позволяет упростить многие бизнес-процессы, обеспечивает безопасность всех операций и во много определяет пропускную способность кассовой техники.

Чтобы это было действительно так, ПО должно иметь простой и понятный интерфейс. Так фармацевт сразу поймет, как пробить чек, дополнить его маркетинговой информацией и принять оплату любым удобным для клиента способом.

Быстрый доступ к справочной информации облегчит работу в случае неполадок. Для этого должна быть отведена соответствующая кнопка меню. Все это позволит избежать очередей и недовольства посетителей.

Кроме того, выбираемые кассовая и товароучетная программы должны быть удобными в работе и быстро обрабатывать различные данные. Для получения аналитики и ведения учета не обойтись без подключения утилит. А возможность интегрирования дополнительных устройств ускорит обслуживание клиентов и облегчит труд сотрудников.

В числе других полезных функций подбираемого ПО:

  • Контроль сотрудников, если у вас широкая аптечная сеть. Оценив эффективность каждого, проще разработать мотивацию, сформировать план продаж и необходимость обучения.
  • Работа со складом. Актуальные данные о складских остатках позволят корректировать поставки и завозить пользующиеся высоким спросом препараты.
  • Простое формирование отчетности. Облачное хранение сведений позволяет смотреть рентабельность пункта и его выручку в любое время и из любой точки мира.
  • Управление ассортиментом. Облегчите поиск конкретных средств, сгруппировав их по конкретному признаку.
  • Работа с прайс-листом. Никаких проблем с назначением стоимости, скидки и наценки на лекарства.

Учитывая все эти аспекты, не стоит забывать и об особенностях самого бизнеса.

Так, если у вас небольшой пункт с ограниченным ассортиментом наиболее востребованных препаратов, то вполне можно обойтись только кассовой программой. Она предлагает базовый набор функций для работы по 54-ФЗ.

В случае среднего и тем более крупного аптечного бизнеса потребуются более сложные решения для кассы, позволяющие работать со складом и остатками лекарственных средств, проводить инвентаризацию в аптеке, разрабатывать программы лояльности и вести учет.

Обзор лучших товароучетных программ>>>

Во всех случаях несомненное преимущество ПО — сокращение времени на выполнение стандартных операций и снижение ошибок в документах. Это обеспечивается за счет ЭДО и наличия готовых шаблонов.

Особенности применения онлайн-кассы в аптеке

как работать на кассе в аптеке

Прежде чем начать пользоваться ККМ, важно внимательно ознакомиться с инструкцией по ее эксплуатации. Это технически сложное устройство и любое неверное действие может привести к ее поломке и штрафам со стороны налоговиков. Кроме того, зная основные операции и запомнив горячие клавиши, обслуживать посетителей будет проще и быстрее.

Кассир должен уметь:

  • включать ККМ;
  • авторизовываться путем ввода логина и пароля;
  • печатать нулевой чек, чтобы проверить работоспособность аппарата;
  • рассчитывать посетителей;
  • закрывать смену по окончании дня.

В случае ошибок или выхода кассы из строя сотрудник аптеки обязан знать последовательность предпринимаемых действий. Это позволит избежать простоя в работе, недовольства клиентов и претензий со стороны ФНС.

Как работать с системой «Честный ЗНАК» в аптеке

работа с маркировкой в аптеке

Начиная с июля 2019 года, препараты из перечня высокозатратных нозологий стали подлежать маркировке. Упаковки из этой категории имеют специальный штрихкод, благодаря которому полностью исключена возможность их подделки и можно проследить всю товаропроводящую цепочку — от производителя до конечного покупателя.

Поэтому компании аптечной отрасли, реализующие такие средства, обязали работать в ИС «Честный ЗНАК». И именно касса стала тем инструментом, благодаря которому происходит регистрация продажи лекарств и их последующее выбытие из базы данных.

Чтобы работать с системой маркировки, аптеке понадобится:

Также важно, чтобы ОФД, с которым вы сотрудничаете, поддерживал работу с ЧЗ и мог отправлять платежные сведения в эту систему параллельно с ФНС. А учитывая, что с июля 2020 нанесению идентификатора будут подлежать все лекарства, соблюдение вышеописанных требований становится актуальным для всех без исключения аптек.

Что касается самой реализации, то здесь продавец должен выполнить всего лишь одно действие – считать 2D-сканером штрихкод. ККМ сама внесет название препарата в чек, присвоит признак маркировки и отправит эти сведения оператору ФД. Он видит этот документ и отсылает его в инспекцию и «Честный ЗНАК». После чего будет зафиксировано выбытие средства из оборота.

Подробнее о работе с маркированными лекарствами и нанесении кода на остатки препаратов, читайте тут>>>

Какое дополнительное оборудование потребуется продавцу?

кассовое оборудование для аптеки

Большое количество периферийных устройств, подключаемых к ККМ, позволяет ускорить процесс обслуживания покупателей и повысить комфорт работы сотрудников. Для продажи лекарств, в том числе с маркировкой, кассу оборудуют:

  • сканером 2D — чтобы считывать код Data Matrix;
  • терминалом сбора данных — пригодится для крупных аптечных сетей со складами. Упростит сбор, обработку и передачу сведений о препаратах во внешние системы;
  • считывателем карт. Понадобится, если вы применяете различные программы лояльности: скидки, бонусы;
  • терминалом для банковских карт — если аптека будет работать с безналом.

Кроме того, могут оказаться полезными денежный ящик, дисплей покупателя и другие устройства, выбор и покупка которых зависят от нужд бизнеса. Важно, чтобы они регулярно использовались, облегчали труд сотрудников и положительно влияли на рост дохода.

Как выбрать подходящее под бизнес дополнительное кассовое оборудование>>>

Как должен выглядеть чек аптеки в 2020 году

Каждый выдаваемый покупателю чек содержит обязательные и дополнительные реквизиты. К последним относятся, например, сведения об акциях и скидках, купоны на следующую покупку или благодарность за посещение.

В числе обязательных значится более 20 позиций, их количество зависит от вида чекового документа и ФФД. К ним относятся, к примеру, дата и время продажи лекарства, название аптечного пункта и его контактные данные, сведения о препарате и его цене, имя фармацевта и другая информация.

С 2019 года к обязательным реквизитам добавились еще пункты, касающиеся реализации импортных средств. В этом случае чек должен содержать:

  • название импортера и его ИНН;
  • сумму акцизного сбора;
  • страну производства препарата;
  • номер таможенной декларации.

Штрафы аптекам за отсутствие кассы и нарушения в работе

Работа без онлайн-кассы, равно как и ошибки при ее использовании, строго наказываются ФНС. В некоторых случаях инспекция может ограничиться только предупреждением, однако их перечень невелик. Поэтому надеяться на удачное стечение обстоятельств не стоит.

Так, при отсутствии онлайн-кассы в аптеке предусмотрен штраф в размере 10 000 р. для ИП и 30 000 р. для ООО.

При невыдаче чека покупателю предпринимателю придется понести наказание в 2000 р., а организации в 10 000 р.

Кроме того, санкции применяются в случае несоответствия ККТ 54-ФЗ, любых ошибок в чековом документе и при не переданных налоговикам сведений: 3000 и 10 000 руб., соответственно.

Поэтому для стабильного развития аптечного бизнеса лучше изначально следовать требованиям закона. В этом случае вам не придется сомневаться в корректности проводимых операций и бояться внеплановых проверок налоговой. Пренебрегая законодательством, велики риски потерять не только репутацию, но и само предпринимательское дело.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *