Онлайн-касса для автобусов и маршруток: правила работы и выбора ККТ

Нужно ли применять онлайн-кассу в общественном транспорте?

Для каждой сферы деятельности были установлены свои сроки перехода на новую систему, а процедура зачастую происходила поэтапно. Поэтому транспортная отрасль стала следующей в ряду многих, уже начавших следовать 54-ФЗ.

Согласно закону, с 1 июля 2019 года онлайн-касса необходима в такси, автобусах, трамваях и троллейбусах, а также в других видах городского транспорта, выполняющих транспортировку пассажиров либо грузов.

Однако в процессе были внесены некоторые изменения, которые коснулись в первую очередь ИП без сотрудников: в этом случае он получает отсрочку до июля 2021 г.

Полностью освобождены от ККМ перевозчики, работающие в труднодоступной местности. Список отнесенных к таковым местам можно найти на сайте регионального правительства.

Автономная работа ККМ — то есть без передачи сведений ОФД — разрешена предпринимателям в районах, удаленных от сетей связи.

Без онлайн-кассы могут трудиться и на маршрутных такси, если водитель является самозанятым. Однако он должен иметь такой статус в налоговой и ежемесячно уплачивать 4 % от прибыли.

Для остальных бизнесменов сроки и требования остались прежними. Но были введены послабления за неверное использование кассы либо ее несоответствие 54-ФЗ — штрафовать за такие нарушения начнут только с июля 2020.

В целом переход на современные кассы несет с собой множество положительных для транспортной отрасли моментов:

• Больше не надо применять зачастую неэффективные способы контроля сотрудников и платежных операций.
• Реальный шанс для расширения бизнеса и снижения его убыточности за счет наличия информации о количестве льготников и загрузки транспорта в разное время.
• Возможность анализировать каждую транспортную единицу и ее эффективность, оптимизировать маршрут.
• Оформляя билет, покупатель оставляет о себе достаточно информации, которую можно использовать для маркетинговых мероприятий и программ лояльности. А это в свою очередь положительно скажется на выручке.

Кроме того, онлайн-касса упрощает процедуру расчёта пассажира с водителем/кондуктором в общественном транспорте. Последним не нужно получать билеты, а затем сдавать их, составлять отчеты и сверять их в конце каждого месяца. Пассажиры же всегда могут оплатить проезд картой или смартфоном с установленным специальным приложением.

Возможные варианты работы на онлайн-кассе согласно закону

Закон разрешает устанавливать кассовую технику либо в салоне, либо удаленно.

Если билеты выдаются при движении транспорта либо на остановках, то онлайн-касса должна находиться непосредственно в автобусе. Иначе не будет выполнено требование закона, обязывающее выдать чек сразу после расчета.

Следующие категории должны применять, но могут не размещать аппарат непосредственно в самом ТС:

• При наличии турникетов и прочих автоматизированных систем, работающих с бесконтактными картами.
• Если билет приобретается на автостанции или это туристический маршрут.
• При корпоративных перевозках.

В этих случаях ККТ размещается в офисе компании. Она работает как стационарная и печатает бумажные чеки при продаже карт или других документов для проезда.

Подключив ее к облачному сервису, что также разрешено ФНС, ККТ используется в удаленном режиме на всех транспортных единицах.

Помимо этого, предприниматель может взять в аренду облачную кассу, которая физически размещена в дата-центре компании, предоставляющей подобную услугу.

Кассовый аппарат также может применяться единожды в конце каждого рабочего дня, если при расчете с пассажиром на его билете будет напечатана ссылка на кассовый чек либо на терминале высветится QR-код.

Главное — уметь правильно пользоваться кассой, знать основные операции и нюансы ее функционирования. В противном случае велик шанс выхода техники из строя. Именно поэтому перед началом работы стоит внимательно изучить инструкцию.

Какой чек должен выдавать водитель или кондуктор пассажиру?

Закон позволяет транспортникам выбирать между несколькими вариантами выдачи чека. Это может быть стандартный бумажный вариант, если терминал физически размещен в транспорте. При необходимости и просьбе пассажира его аналог отправляется в электронном виде на e-mail либо в виде смс.

Если онлайн-касса используется удаленно, то с помощью небольшого принтера, установленного в салоне общественного транспорта, на билете может печататься QR-код либо указываться другой источник (например, ссылка на сайт ОФД), по которому можно получить квитанцию.

Еще один допустимый вариант — демонстрация на терминале водителя или смартфоне кода QR, после сканирования которого мобильным телефоном можно ознакомиться с реквизитами чекового документа. Это же подразумевает использование валидаторов, если перевозчик сотрудничает с автоматизированной системой оплаты проезда.

Нормы применения ККМ и при наличном, и безналичном расчете подробно расписаны в письме ФНС от 22.11.2018 № ЕД-4-20/22602@.

Какие онлайн-кассы подходят для автобусов и маршруток?

У большинства бизнесменов, решивших купить онлайн-кассу, возникают вопросы о том, как выбрать ее для парка автобусов и другого транспорта, какие параметры имеют определяющее значение. В числе основных характеристик, которые необходимо учесть, можно отметить:

• Производительность, что особенно важно на напряженных маршрутах.
• Мобильность и продолжительность автономного питания.
• Способ подключения в сети Интернет.
• Возможность интеграции с другим ПО, установленным непосредственно в офисе транспортного предприятия.
• Удобство ввода информации и управления.
• Долговечность и надежность.

Однако транспортная сфера имеет свою специфику, поэтому решающим при выборе и покупке онлайн-кассы для маршрутного такси, автобуса либо другого средства передвижения станет способ работы.

Подробнее про критерии выбора наиболее подходящего аппарата, читайте тут >>

Размещение в салоне

Если в транспорте работает кондуктор, то оптимальными будут легкие и компактные переносные аппараты. Их удобно держать в руках или можно прикрепить на специальную ленту.

При высокой загруженности маршрута, например в крупных городах, понадобятся модели с быстрым формированием чека и его оперативной печатью. По большей части такими возможностями обладают автономные кассы и смарт-терминалы. Последние имеют сенсорный дисплей и позволяют создать платежный документ всего в несколько нажатий.

Также в транспорте могут использоваться и стационарные терминалы, которые дают пассажирам возможность самостоятельно вносить плату за проезд. Как правило, они устанавливаются на поручень либо с опорой на пол. Такие устройства чаще всего имеют немалые размеры, но полностью заменяют работу кондуктора: принимают карты, наличные и выдают сдачу.

Подходящие модели:

1.«Эвотор 5i» — специальное решение для транспорта. Модель имеет вид планшета, легко помещается в руке за счет небольшого веса и размеров. Предназначена для использования на незагруженных маршрутах, потому что средняя скорость печати чека составляет 50 мм/сек. Несколько аккумуляторных батарей обеспечивают работу без подзарядки до 12 часов. Цена — 28 800 р.

2. «Кассатка mini» — компактный смарт-терминал оснащен емкостным аккумулятором, обеспечивающим до 8 часов работы без дополнительной зарядки, и магнитным считывателем. Интернет-соединение устанавливается при помощи WCDMA, GPRS, Ethernet, Wi-Fi и Bluetooth. Цена такого решения — от 17 800 р.

3. «Меркурий 180Ф» — кнопочный портативный вариант бюджетного сегмента. Имеет ЖК-дисплей и термопринтер для печати чеков. Может принимать оплату по карте. За счет компактности онлайн-касса не занимает много места и удобна в эксплуатации, поэтому используется в маршрутных такси и общественном транспорте. Стоимость модели — 6200 р.

4. «АТОЛ 91Ф» — кнопочная касса, отличающаяся небольшими размерами и весом. Ее удобно держать даже в одной руке. Может печатать QR-код, а высокая емкость аккумулятора обеспечивает продолжительное функционирование без подключения к сети питания. При этом цена остается достаточно приемлемой — 8500 р.

5. «Кассатка 7» — отличное решение для загруженных маршрутов. Онлайн-касса специально предназначена для маршруток и автобусов. Может принимать оплату картой. Подключение к интернету выполняется через SIM-карту, WI-FI или Ethernet. Аккумулятор позволяет использовать модель до 8 часов без необходимости подзарядки.

6. «aQsi 5» — современная ККМ, поддерживающая эквайринг и транспортные карты. Отличный выбор для компаний, работающих в сфере пассажироперевозок. Малый вес и небольшие габариты, сенсорный дисплей, ридер магнитных карт и NFC-модуль облегчат обилечивание. Интернет-связь поддерживается через Wi-Fi и GSM. Использование без дополнительной зарядки возможно до 24 часов. Стоимость такой онлайн-кассы для общественного транспорта — от 18 890 р.

7. «ШТРИХ-Т2-PS» — стационарная модель, позволяющая принимать все виды оплаты проезда. Не требует контроля со стороны кондуктора или водителя. Печатает QR-код, имеет автоотрезчик билета заданного образца. Управление турникетом осуществляется через специальный блок: открывает его сразу после оплаты проезда. Цена решения не менее 45 000 р.

8. «ШТРИХ-Мини ТОП» — онлайн-касса предназначена для самостоятельной оплаты пассажирами автобуса. Принимает все виды платежа и формирует фискальный чек. Принимает крупные банкноты и может выдавать сдачу. За счет множества функций и купюроприемника отличается внушительными габаритами и требует наличия свободного места в салоне.

Установка в автопарке

В качестве единой кассы для всего парка автобусов могут использоваться как портативные кассовые аппараты, так и более мощные фискальные регистраторы. Все зависит от того, какое количество посетителей принимает ваш офис.

Можно выбрать компактные смарт-терминалы «ПТК MSPos-K», «Litebox 5» или «Эвотор 5». Сенсорный экран позволяет быстро формировать чеки, наличие аккумулятора обеспечивает длительную работу без подзарядки. За счет небольших размеров любую из этих моделей можно хранить в ящике стола. Цена варьируется от 10 000 до 13 700 рублей.

Фискальные же регистраторы не могут работать самостоятельно — только в связке с ПК и кассовыми программами. Поэтому установка такого устройства требует свободного места и денежных затрат на приобретение дополнительного оборудования.

Однако это окупается расширенными функциональными возможностями, вплоть до получения аналитики, формирования отчетов, разработки маркетинговых мероприятий и автоматизации бизнес-процессов. Они быстро создают чековые документы, отличаются надежностью, высокой производительностью и долгим сроком службы.

В числе востребованных моделей «АТОЛ FPrint-22ПТК», «ШТРИХ-М-01Ф», «АТОЛ 77Ф», «ШТРИХ-ON-LINE».

Цена таких устройств находится в диапазоне от 15 000 до 31 000 рублей.

Облачные решения

Любая онлайн-касса, находящаяся в собственности предпринимателя, может быть подключена к облачному интерфейсу для работы по 54-ФЗ всего парка автобусов компании. Благодаря ему вы сможете установить связь между аппаратом в офисе и валидаторами, размещенными в транспорте, выдать чек пассажиру и своевременно направить данные в ОФД. Однако потребуется ежемесячная оплата услуг компании, предоставившей подобный сервис.

Кроме того, можно арендовать подобное решение. В таком случае кассовая техника физически размещена в дата-центре компании, предоставляющей услугу. На смартфон кондуктора или водителя устанавливается специальное приложение для интеграции с ККМ. В последующем на нем после оплаты будет выдаваться QR-код, который пассажир может отсканировать. Всю ответственность за отправку сведений ОФД и электронного чека будет нести фирма-арендодатель, а работу транспорта можно отслеживать в ЛК. В цену аренды будет входить стоимость ФН и ежемесячная оплата таких услуг.

Как подключить кассовый аппарат

После того, как была выбрана подходящая модель, важно проверить ее наличие в реестре аккредитованных ФНС производителей. Только при таком условии после подключения она позволит работать без нарушений 54-ФЗ.

Количество покупаемых онлайн-касс будет зависеть от количества автобусов в парке: при установке в салоне каждая транспортная единица должна быть оснащена современной автобусной ККТ с ФН и доступом в интернет.

Для корректной работы техники важно безошибочно выбрать фискальный накопитель. Приобретение той или иной модели зависит от сферы деятельности и системы налогообложения. Что касается транспортников, то законом предусмотрено применение ФН на 36 месяцев.

Следующий шаг — заключение договора с ОФД, без этого документа вы не сможете пройти заключительный этап перед началом работы, а именно регистрацию ККМ в налоговой. Есть несколько важных критериев выбора оператора, который, по сути, является посредником между бизнесом и инстанцией. Главное — его присутствие в официальном реестре инспекции. Также важно, чтобы такая компания имела соответствующие лицензии на деятельность и подходящее мощное ПО для обработки поступающих сведений.

Как зарегистрировать ККТ для общественного транспорта

Завершающим шагом перед началом использования кассовой техники является ее регистрация в налоговой. Этот процесс может происходить как онлайн через ЛК на сайте инспекции, так и при личном посещении инстанции.

Понятно, что первый способ быстрее и позволяет сэкономить массу времени. Однако сама процедура содержит множество нюансов, о которых стоит знать заранее, чтобы не допустить ошибку при подаче заявления.

Например, строка, требующая указания адреса торговой точки — то есть места эксплуатации кассы, должна содержать информацию о регданных транспортного средства: его марку, госномер и модель. При использовании арендованного аппарата прописывается адрес расположения компании, а в случае ИП — место прописки.

Работать с ККМ можно только после получения регистрационной карты. Техника должна быть фискализирована и настроена для проведения платежных операций.

Какое оборудование кроме кассового аппарата потребуется для работы?

Зачастую для быстрого обслуживания клиентов в любой сфере бизнеса не обойтись без интеграции кассы с различными видами периферийных устройств. Несмотря на дополнительные затраты, такое оборудование позволяет ускорить и облегчить работу кассира.

Так, для транспортной сферы будут актуальны:

1. Билетный терминал — поможет выдавать билеты и принимать плату за проезд, если перевозчик работает с автоматизированными системами по оплате проезда.
2. Смартфон — необходим для установки специального приложения, если АСОП не поддерживается. После оплаты пассажир увидит QR-код, который можно считать телефоном и затем посмотреть чек.
3. Мобильный ридер — может подключаться к смартфону для приема карт.
4. Принтер. Понадобится при удаленной работе кассы и вашем желании обязательно выдавать бумажный чек.

Штрафы за отсутствие онлайн-кассы и работу с нарушениями

Любой предприниматель, ведущий свою деятельность вне рамок закона, должен понимать, что налоговая не спустит это с рук. И чаще всего к таким бизнесменам применяются различные штрафные санкции. Начиная с июля 2020, эти меры будут актуальны и для транспортников.

Размеры штрафов для ИП:

• 1500–3000 р. — при несоответствии кассы требования закона, непредоставление данных или их передачу с опозданием;
• 2000 р. — за невыдачу чекового документа;
• до 50 % от выручки, но не менее 10 000 р. — при отсутствии ККМ.

Санкции для ООО:

• 5000–10 000 руб. — если применяемая кассовая техника не соответствует 54-ФЗ либо сведения о платежной операции не отправлены/отправлены с просрочкой;
• 10 000 руб. — когда пассажир не получил электронный или бумажный чек;
• до 100 % от дохода, но не меньше 30 000 руб. — за отсутствие онлайн-кассы.

Применяемые инспекцией меры довольно строгие и могут нанести серьезный ущерб вашему бизнесу. А значит, поздно задаваться вопросом, нужна ли касса в автобусы, ведь реформа уже затронула отрасль. Изначальная работа по новым правилам позволит не только избежать проблем и внезапных налоговых проверок, но и поможет стабильно развивать дело.