Какие документы вести при использовании онлайн-касс

Внедрение новых ККТ избавило бизнес от требования заполнять массу бумаг. Однако некоторые кассовые документы при онлайн-кассе вести необходимо: кассовую книгу, ПКО, РКО. В статье объясним, как их заполнять, и напомним, какие бумаги канули в лету.

Какие документы заполнять при использовании онлайн-кассы

В розничных магазинах, на предприятиях, оказывающих услуги, все кассиры должны работать с оглядкой не только на 54-ФЗ и 129-ФЗ, но и на Указ Банка России № 3210-Y от 11.03.14.

Примечательно, что при введении кассовых аппаратов нового образца несколькими годами позже требования к основным документам сохранились на уровне 2014 года. То есть за последние пять лет особых изменений нет.

Кроме того, все формы требуемых бумаг остаются неизменными с 1998 года (в соответствии с Постановлением Госкомстата №88). Они сохранились в том же виде даже после внедрения онлайн-кассы.

Какие документы нужно вести по старому типу, расскажем ниже.

Кассовая книга

кассовая книга

Этот документ нужен для занесения информации о всех денежных средствах, которые были получены кассиром, а также данных, связанных с операцией.

Кассовая книга требовалась еще во времена использования старых кассовых аппаратов. Для онлайн-касс ее заполняют строго по той же форме КО-4. Однако вид ведения не нормируется: можно работать с бумажной формой, можно с электронной, в бухгалтерской программе (КО-4 поддерживают практически все популярные подобные программы).

Алгоритм оформления кассового документа при онлайн-кассах не изменился с прошлых лет:

  1. При открытии смены нужно записать дату и количество денег, оставшихся в кассе. Важно, чтобы сумма равнялась остатку, записанному в прошлый рабочий день. Если в какой-то рабочий день касса не открывалась, то в этот день в заполнении кассовой книги нет необходимости.
  2. Операция, связанная с выдачей и приемом бумажных денег, оформляется с помощью кассовых ордеров (КО). Речь о приходном КО и расходном КО. Они также входят в перечень документов, которые нужно вести при использовании онлайн-касс. Всем КО даются номера.
  3. Когда смена закончилась, кассир с помощью нехитрых математических операций вычисляет приход и расход, и записывает эту информацию.
  4. Главный бухгалтер организации заверяет кассовую книгу.

Работа с кассовой книгой, даже если это происходит в электронном варианте без электронной подписи, требует распечатки листов в двух экземплярах и сшивания их. Распечатанный бланк подписывается, сшивается и заверяется стандартной подписью главбуха организации.

Если кассовая книга заполняется в электронном варианте, любые исправления в распечатке недопустимы.

В случае ведения бумажных бланков и заполнения их от руки, исправления возможны, но они должны быть заверены подписью главного бухгалтера.

Предусмотрены солидные штрафы за отсутствие кассовой книги:

  • до 50 тысяч рублей для фирм и организаций;
  • до 5 тысяч для ИП и должностных лиц.

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате word>>>

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате excel>>>

Приходный и расходных кассовый ордер

Какие документы для онлайн-кассы требуются помимо кассовой книги уже было сказано выше. Это приходный и расходный кассовые ордера, которые непосредственно отражают движения бумажных средств.

ПКО ведется в соответствии с формой КО-1, где отражается вся полученная наличка.

приходный кассовый ордер

Форма КО-1 помимо ордера содержит отрывной лист, который также заполняется кассиром. Подпись ставится на одной и на другой частях бланка.

Иногда для удобства ПКО хранится совместно с отчетом, подтверждающим завершение смены.

Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате word>>>

Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате excel>>>

РКО отображает всю «наличку», выданную из кассы (в магазинах в РКО заносят разменные деньги, которые были отданы кассиру).

расходный кассовый ордер

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате word>>>

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате excel>>>

Новые документы при работе с онлайн-кассами

Работа с помощью онлайн-ККТ предполагает создание новых чеков и отчетов, которые ранее не использовались кассирами. Однако все они создаются не вручную, а с помощью кассовых программ онлайн-ККТ.

Фискальные документы для оформления на онлайн-кассе:

  1. Чек коррекции;
  2. Чек возврата;
  3. Отчет об открытии смены;
  4. Отчет о закрытии смены.

Коррекционный чек

Чек коррекции выбивается на кассе в двух случаях:

  • чтобы исправить ошибку кассира;
  • чтобы передать в ФНС информацию о расчетах, сделанных без применения ККТ.

Если коррекционный чек оформляется по второй причине, необходимо также:

  • известить ФНС с помощью акта о нарушении, написанного в произвольной форме;
  • написать в электронной или бумажной форме сообщение о создании чека коррекции.

Важно! Грамотное использование чека коррекции помогает избежать штрафных санкций.

О том, какие штрафы грозят за нарушения при работе на онлайн-кассе и как их можно избежать, написано тут>>>

Чек возврата

Его отличие от чека коррекции в том, что он пробивается на ККТ, если покупатель вернул товар и просит назад свои деньги. По закону о защите прав потребителя кассир может это сделать в 14-дневный срок, а в некоторых торговых сетях действуют расширенные условия возврата.

При возврате клиенту денег из кассы необходимо пробить чек, похожий на тот, который печатается при продаже товара. Однако вместо признака расчета «приход» нужно выбрать – «возврат прихода». В чек заносится стоимость товара, который был сдан назад в магазин.

Покупателю необходимо отдать не только деньги, но и чек возврата.

Он печатается даже тогда, когда покупатель возвращает один из нескольких купленных товаров. В этом случае нужно пробить чек на частичный возврат.

Отчеты об открытии и закрытии смены

Эти первичные документы онлайн-касса печатает автоматически.

Так, отчет об открытии смены формируется при печати первого чека с момента включения онлайн-кассы. Также отчет об открытии можно сформировать с помощью кассовой программы, если смену по правилам организации требуется открыть до прихода покупателей.

Отчет о закрытии смены также можно создать с помощью программного обеспечения онлайн-кассы. По сути, этот вид фискальной документации выполняет функцию Z-отчета, который с появлением онлайн-касс разрешено не вести.

Отличие отчета о закрытии смены в перечне специальных реквизитов (адрес фирмы, число выданных чеков и операций за смену). Если кассовый аппарат работал со сбоями, то отчет будет содержать информацию о количестве отчетов и чеков, «зависших» в памяти кассы, не переданных ОФД.

Важно! По 54-ФЗ от начала до окончания смены должно пройти максимум 24 часа. Если отчет о закрытии не был сделан вовремя, это считается грубым нарушением законодательства.

Далее перечислим, какие документы оформлять при онлайн-кассе не требуется. То есть внедрение новых аппаратов избавило от их заполнения и хранения.

Какие документы вести при онлайн-кассе нет необходимости

Разрешено не вести акты из перечня КМ-1 – КМ-9:

  1. Акт при обнулении счетчиков (форма КМ-1);
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте… (КМ-2);
  3. Акт при возврате «налички» (КМ-3);
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4);
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, которые работают без оператора (КМ-5);
  6. Справки-отчеты по форме КМ-6;
  7. Документацию с показаниями контрольно-кассовых машин (КМ-7);
  8. Журнал учета вызовов техспециалистов, где вносится информация по починке кассовых аппаратов (КМ-8);
  9. Акт о проверке «налички» (КМ-9).

Выводы: документы и отчеты онлайн-кассы

Внедрение новых ККТ существенно снизило размер бумажной работы, которая ранее требовалась от кассира.

В статье мы выяснили, какие документы нужно оформлять при применении онлайн-кассы. Это группа неизменных по форме бумаг: кассовая книга и ордера, а также автоматические и полуавтоматические фискальные документы: отчеты, с которых начинается и заканчивается смена, чек коррекции и чек возврата.

Корректирующий чек пробивается, если ошибку сделал кассир. Чек возврата необходим, если надо вернуть деньги за товар покупателю.

Какие документы для онлайн-кассы хранить

Кассовую книгу, РКО и ПКО необходимо сохранять в течение пяти лет с момента заполнения. «Первичку» собирать необязательно, однако важно хранить фискальный накопитель для кассового аппарата (также пять лет после выемки), чтобы в случае проверки не получить штраф от налоговиков.