Касса для курьера: какую выбрать и как зарегистрировать

В связи с активным внедрением онлайн-касс во все сферы предпринимательства у многих бизнесменов возникает вопрос, как же теперь работать курьерам с соблюдением закона. И если для магазина можно приобрести стационарную кассовую технику, то какое устройство нужно в случае работы курьерской службы. Ведь важно, чтобы оно печатало чек, отправляло сведения в инспекцию и при этом было удобным для перемещения вместе с работником.

Исходя их таких требований наиболее подходящей для курьера станет мобильная касса. А для грамотного выбора модели важно заранее ознакомиться с особенностями и нюансами использования такого оборудования.

Зачем и когда курьеру нужна онлайн-касса?

касса для курьера

До вступления в силу 54-ФЗ покупатель мог получить чек по месту расположения торговой точки. Однако новые требования внесли корректировки: теперь продавец должен выдать квитанцию там, где и происходит расчет с клиентом. В случае с курьерами применение мобильных ККТ позволяет без проблем решить данную ситуацию.

Такая техника особенно актуальна, когда покупатель внес только часть платежа за заказ либо он при получении купил только один из нескольких товаров. Кроме того, подключив ее, например к планшету со специальным ПО, можно автоматизировать бизнес и регулярно получать отчеты по сделанным заказам, движению денег и работе сотрудников.

Мобильная ККМ работает по 54-ФЗ в любых условиях, поэтому ее можно брать с собой при различных погодных условиях. Она имеет встроенную товароучетную программу, принимает платежи по безналу и быстро печатает чеки.

Конечно, портативная касса нужна в первую очередь курьерам, однако без нее не обойтись при выездной торговле, оказании услуг на дому, продаже билетов в транспорте, а также в такси и интернет-магазинах.

Крайним сроком перехода доставщиков на работу с кассовым аппаратом стал июль 2019 года. Однако он осуществлялся не сразу и не в один день, а в течение нескольких лет, начиная с 2017. Это во многом зависело от сферы, в которой работал владелец бизнеса, и его режима налогообложения.

Так, в 2017 году кассы подключили онлайн-площадки и компании на упрощенке и ОСН. В 2018 к ним присоединились:

  • фирмы на ОСНО;
  • предприятия на ЕНДВ в сфере торговли и оказания услуг общепита;
  • ИП на патенте.

На сегодняшний день, исходя из 54-ФЗ, все предприниматели должны приобрести современные кассы, в том числе и для курьеров.

Исключение могут составить бизнесмены, ведущие деятельность в отдаленных местностях. Такой статус присваивается территории региональными властями и подразумевает отсутствие интернета либо же затрудненный доступ к нему, а значит, оборудование не может отсылать сведения в инспекцию.

Но при этом бизнесмен не освобождается от передачи информации в ФНС и выдачи документов покупателю. Чтобы избежать проблем и штрафов, о нюансах подобной работы стоит узнать заранее.

Какие онлайн-кассы подходят для работы курьера?

По большому счету для работы такого сотрудника наиболее удобными считаются смарт-терминалы и автономные модели.

Есть и еще один вариант — облачные кассы для курьеров, однако с ними не все так просто. Принцип работы в этом случае должен выглядеть так: доставщик приезжает к клиенту без ККМ, но со смартфоном, через который делает запрос в облачную кассу на формирование чека и в ответ получает картинку с ним. Имея при себе портативный принтер, подключённый по Bluetooth к телефону, он распечатывает ее и отдает покупателю.

облачная касса для курьера

Но на деле 54-ФЗ требует применения единого устройства, в которое интегрирован ФН, принтер и другие элементы. Кроме того, использование отдельного, печатающего чеки оборудования для облачных ККТ законом не предусмотрено. А значит, для соблюдения требований лучше применять допустимые модели:

  • Смарт-терминалы отличаются компактностью и легкостью. Дают широкие возможности для работы с различными товарами, могут учитывать денежные средства и остаток. Часто такие кассы для курьера уже имеют функцию эквайринга. Но они довольно дороги, поэтому не каждый бизнесмен готов потратиться на этот вариант.

Смарт-терминалы для курьеров

  • Автономное оборудование имеет простое управление и классический дизайн: яркий дисплей, удобную клавиатуру и встроенный термопринтер. Оно также пригодится при выезде к клиенту и продаже продукции в павильонах или на рынке. Однако невозможно списывать товар, а для приема карт придется подключать специальный терминал.

автономная касса для курьера

Вы можете купить любую из этих онлайн-касс для работы курьера. При этом оборудование должно обладать несколькими базовыми характеристиками, соответствие которым обеспечит быстрое проведение платежных операций и их корректность.

Критерии выбора ККТ

В первую очередь обращаем внимание на присутствие модели в реестре ФНС. В этом перечне указываются аккредитованные производители, устройства которых соответствуют законодательным нормам. А для того чтобы у курьера была возможность проводить расчет с клиентом на месте, онлайн-касса должна:

  • Быть легкой и компактной — до 900 гр. Это облегчит ее переноску.
  • Иметь аккумулятор. Важно, чтобы техника могла продолжительное время обходиться без дополнительного источника питания. Хорошо, если есть возможность подзарядки от прикуривателя.
  • Подключаться к Wi-Fi, 3G или 4G для отправки данных ОФД.
  • Поддерживать функцию печати чека. Может делать это либо сама, либо при подключении к планшету.
  • Снабжаться специальным чехлом, защищающим аппарат от грязи и влаги.
  • Комплектоваться встроенным модулем эквайринга для приема оплаты по картам.

Кроме того, стоит учесть и материалы изготовления корпуса. В случае ударопрочного пластика вы можете не бояться ситуаций, когда случайное падение приводит к выходу ККТ из строя. Внутренние элементы также должны быть защищены от попадания пыли и воды. А устойчивость к воздействию низких температур не испортит качество чека при печати.

Только ответственный и внимательный подход к покупке такого устройства поможет избежать ошибки. Поэтому перед приобретением лучше заранее изучить допматериал о выборе ККТ и возможностях разных кассовых аппаратов.

Подходящие модели касс для курьеров

Модель Характеристики Цена, руб.
АТОЛ 60Ф

АТОЛ 60Ф

Работает со всеми устройствами на Android

Автономная работа в течение 8 часов

Передача сведение по Wi-Fi и USВ, Вluеtооth, 2G, GРRS

Встроенный эквайринг

25 000
Меркурий 115Ф

Меркурий 115Ф

Привычная кнопочная клавиатура

Работа без подзарядки до 9 часов

Отправка данных по Wi-Fi и 2G

5500
Эвотор 5

Эвотор 5

Удобная и компактная

Встроенный термопринтер

Подключение USB, 2G, 3G, Wi-Fi.

Простая работа

Надежные аккумуляторы с возможностью самостоятельной замены

11 000
Элвес МФ

Элвес МФ

Передача сведений по GРRS и Wi-Fi

Легкая перепрошивка

Минимальные затраты на ее обслуживание

Печать QR-кодов, отчетов

5000
Ярус 2100Ф

Ярус 2100Ф

Отправка сведений по Wi-Fi, 2G/3G

Две сим-карты

Работа со всеми банковскими картами

Встроенный термопринтер

34 000
LiteBox 5

LiteBox 5

До 10 часов работы без подзарядки

Встроенный эквайринг и принтер чеков

Удобный сенсорный экран

Прием оплаты по пластиковым картам и другим системам

Подключение к облачной системе для хранения информации

28 000

Где можно купить подходящую кассу?

Не стоит откладывать покупку аппарата на крайний срок. Недостаточно просто иметь его. Для быстрого и корректного обслуживания клиентов нужно знать хотя бы основные клавиши, способы замены ленты, этапы совершения различных кассовых операций.

Подыскать подходящий по бюджету и функционалу аппарат можно у самих производителей. Правда, это хороший вариант, если у вас работает несколько курьеров или целая курьерская служба и для каждого нужна отдельная мини-касса. Поскольку изготовители работают только с мелким оптом.

Если такое решение не для вас, купить технику можно:

  • В специализированных магазинах онлайн-касс.
  • Компаниях, занимающихся разработкой кассовых и товароучетных программ.
  • Крупных интернет-магазинах.
  • У операторов сотовой связи и ОФД.

где купить кассу для курьера

Иногда на покупку новой кассы не хватает бюджета. В этом случае можно приобрести б/у модель. Но надо понимать, что работоспособность и внешний вид такого технически сложного устройства должны быть тщательно проверены. Желательно подбирать варианты, пользование которыми не превышало 1 года. А многие стартаперы вообще предпочитают взять устройства в аренду.

Какой из вариантов приобретения кассы для курьера лучше? Каждый предприниматель решает сам в зависимости от имеющих денежных средств и потребностей бизнеса. Подробно ознакомившись с особенностями каждого решения, сделать выбор будет проще.

Как зарегистрировать онлайн-кассу для курьера

При постановке купленной ККТ на учет в инспекции вам потребуется ЭЦП и подписанный с ОФД договор. Самый быстрый способ — провести процедуру онлайн на сайте ФНС, заполнив заявление через личный кабинет. Но подача документов непосредственно в отделении налоговой также возможна. Чтобы не терять драгоценное время, при заполнении бумаг важно не ошибиться. Поэтому стоит заранее изучить пошаговую инструкцию регистрации кассы для курьера.

Кроме того, стоит учесть существенный нюанс: указание адреса предприятия. Здесь у предпринимателя есть три законных варианта:

  1. Указать в данной строке номер и марку авто, на котором работает курьер.
  2. Прописать юридический адрес. Зачастую он не совпадает с фактическим, поэтому и может быть использован при регистрации курьерской ККМ.
  3. Обозначить фактический адрес.

А чтобы сотрудник мог беспрепятственно пользоваться техникой, обязательно надо указать, что она будет применяться для выездной торговли.

регистрация кассы для курьера

Если же вы боитесь допустить ошибку, можно передать задачу по регистрации ККМ на аутсорс. Это позволит в сжатые сроки приступить к работе по новым правилам.

Как пробивать чеки в зависимости от способа оплаты

После того, как вы приобрели и зарегистрировали ККМ, обязательно изучите инструкцию по ее использованию. Это решит многие вопросы, возникающие в процессе проведения платежных операций, и позволит избежать ее поломки из-за некорректных действий.

В общем виде процесс пользования кассовым аппаратом состоит из:

  • его включения;
  • авторизации;
  • печати нулевого чека как способа проверки исправности устройства;
  • непосредственно проведения расчетов с покупателями;
  • закрытия смены по окончании рабочего дня.

Курьер должен знать, как заменить кассовую ленту в аппарате, завершить сессию и что делать в случае неисправности кассы, чтобы не получить штрафов от налоговой. Но самое главное, он должен разбираться, как выдать чек в зависимости от способа платежа со всеми полагающимися по закону реквизитами. Это обусловлено тем, что покупатель может внести оплату за заказ онлайн на самом сайте либо же рассчитаться при получении наличными или картой:

  • При онлайн-платеже — магазин отправляет клиенту электронный чек на его e-mail. Бумажный аналог необязателен, поэтому доставщик передает товар по накладной.
  • При расчете налом или картой — курьер пробивает чек на переносной кассе в момент покупки. Если клиент просит электронный вариант, то он должен быть отправлен по смс либо на e-mail.

Может случиться и такое, что покупатель решил отказаться от всего заказа или его части. Если он не оплачен, курьер пробивает квитанцию только на выбранные клиентом позиции. В случае отказа после платежа сотрудник формирует чек возврата и отдает деньги назад.

Штрафы за нарушения в работе

Налоговая применяет санкции не только при отсутствии кассы у предпринимателя, но и при различных нарушениях в работе с ней. За некоторые из них штраф не предусмотрен и инспекция ограничивается предупреждением. Список таких нарушений можно посмотреть здесь. Но он довольно мал, поэтому надеяться на удачное стечение обстоятельств не стоит.

ИП и курьеры:

  • 10 000 р. — за работу без ККТ;
  • 3000 р. — при несоответствии техники 54-ФЗ, не переданных в ФНС данных и ошибки в чеке;
  • 2000 р. — если покупателю не был выдан чековый документ.

Для юрлиц:

  • 30 000 р. — если курьер работает без кассы;
  • 10 000 р. — за любые нарушения при работе с устройством, невыдачу чека и ошибках в нем, а также если модель устарела и не соответствует законодательным нормам.

В целом это немаленькие суммы, поэтому для стабильного развития бизнеса и спокойного ведения деятельности без опасений внеплановых проверок лучше изначально следовать требованиям закона.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *