Онлайн-касса для турагентства: какую выбрать и как пользоваться

Туризм, как и многие другие виды бизнеса, также попал в категорию сфер деятельности, которые должны использовать онлайн-кассу при расчетах с клиентом и отправлять данные о совершенных продажах в налоговую. Сегодня подключение аппарата нового образца с ФН является обязательным почти для всех ИП, которые должны выдавать чеки как при онлайн, так и офлайн-оплате.

Нужна ли касса турагентствам в 2020 году

нужна ли касса турагентство

Изначально переход на работу по ФЗ-54 планировался на июль 2018 года. Однако многие компании не успевали приобрести все необходимое для продажи по новым правилам, да и сами производители техники не могли поставить нужный объем. Поэтому была предоставлена отсрочка — до 2019 года турфирмы продолжали свободно пользоваться БСО, где и фиксировалась вся информация о сделке.

Однако перемены не заставили себя долго ждать. Начиная с июля, бланки были заменены чеками, формировать которые способна только онлайн-касса. Теперь все сведения о продавце, услугах и клиенте должны отражаться в этом документе. Поэтому ответ на вопрос о необходимости кассового аппарата положительный: если турагентство хочет и дальше работать на рынке, ему нужно купить кассу.

Исключение сделано для ИП без работников – они могут оказывать услуги без использования ККТ до 1 июля 2021 года.

Онлайн-касса для турагентств на УСН

Для таких фирм кассовый чек, по сути, является бухгалтерским документом. В нем указаны все основные сведения по расчету с покупателем. Формировать такую квитанцию вполне может фискальный регистратор, который подключается к ПК.

Кроме того, для корректной работы нужно установить и кассовую программу, позволяющую работать с другими сервисами. За счет этого у фирмы всегда будет доступ к информации о проведенных операциях, клиентах, контрагентах и выданных документах.

Онлайн-касса для ИП без работников

Согласно 129-ФЗ, до июля 2021 года для некоторых категорий предпринимателей существует отсрочка по установке кассы. К ним относятся ИП, которые работают без наемных сотрудников и при этом продают изделия собственного изготовления, выполняют работы, оказывают услуги.

турагентство без онлайн кассы

Исходя из текста закона, можно сделать вывод, что данная поблажка напрямую касается некоторых турагентов, и они могут повременить с приобретением ККТ.

Онлайн-касса для турфирм в отдаленной местности

Статус отдаленной местности присваивается территории региональными властями и подразумевает, что доступ к интернету здесь затруднен или вовсе невозможен.

В таком случае, исходя из 54-ФЗ, те турагентства, которые работают там, могут не применять онлайн-кассу, однако выдавать клиенту документ об оплате, как и сообщать обо всех операциях в инспекцию, им все равно придется. С нюансами такой работы стоит ознакомиться заранее, чтобы в дальнейшем не получить штрафы.

Какую онлайн-кассу выбрать для турагентства

касса для турагентства какую выбрать

К покупке кассовой техники нужно подходить ответственно и внимательно. От этого во многом зависит корректность проводимых платежных операций и быстрота обслуживания клиентов.

Важно иметь общее представление о работе аппарата и его периферийных устройств, нюансах использования. Если заранее ознакомиться с дополнительным материалом о подборе оборудования под свой бизнес, будет легче выбрать кассу.

При этом важно учесть главную особенность работы турагентства, у которого есть сайт с возможностью онлайн-продаж путевок — возможность расчета с клиентами и онлайн, и офлайн. Исходя из этого можно:

  • Использовать одну кассу для обоих видов расчета. В этом случае потребуются услуги специализированных сервисов, которые проведут интеграцию ККТ. По итогу все онлайновые платежи будут автоматизированы за счет специальных программных средств, а офлайновые будут проводиться вручную в офисе.
  • Разграничить платежи по двум устройствам. Наиболее распространенная схема — аренда кассы для приема онлайн-оплаты и покупка модели для установки в офисе.

Так или иначе, но столкнуться с приобретением кассового аппарата все равно придется.

По большому счету для турагентства подойдет покупка кассы с небольшим набором функций. Это позволит сэкономить бюджет и не переплачивать за автоотрезчик или наличие нескольких интерфейсов для передачи сведений.

Кроме того, работа фирмы не предполагает больших очередей, а значит, скорость печати чеков также можно отставить на второй план.

По сути, главное, чтобы онлайн-касса была занесена в реестр ФНС как гарант ее соответствия 54-ФЗ, имела аккумулятор на случай отключения электроэнергии и эквайринговый модуль для возможности оплаты по карте.

Так, будет удобен фискальный регистратор, подключаемый к ПК, на котором установлена специальная кассовая программа и CRM.

фискальный регистратор для турагентства

Подойдет и смарт-терминал, выполняющий все основные операции: отправку чека ОФД, его печать, хранение на ФН. Он занимает меньше места и отличается стильным дизайном.

смарт-терминал для турагентства

Вот несколько моделей онлайн-касс, пользующихся повышенным спросом среди турагентств:

Модель Характеристики Цена
LiteBox 5

LiteBox 5

Мобильная и компактная.

До 20 часов работы от аккумулятора.

Сенсорный дисплей.

Сканирование штрихкодов.

Оплата банковской картой.

28 000
MSPOS-E Ф

MSPOS-E Ф

Компактная и быстрая.

24 часа работы без подзарядки.

Встроенный сканер 2D.

Возможность бесконтактной оплаты.

24 000
АТОЛ 1Ф

АТОЛ 1Ф

Недорогая.

Совместима с другим сервисами.

Недорогие запчасти.

Легкая замена чековой ленты.

6500
Дримкас-Ф

Дримкас-Ф

Возможность подключения периферийных устройств.

Интеграция с 1С и другими системами.

Подходит для реализации маркированных товаров.

Встроенный принтер чека.

6990
Штрих-Онлайн

Штрих-Онлайн

Малогабаритный и простой.

Порты для подключения периферийных устройств.

Встроенный термопринтер чеков.

Простая смена ФН.

7990
Касатка 1Ф

Касатка 1Ф

Прием бесконтактных платежей.

Совместимость с любыми приложениями.

Сенсорный экран.

Встроенный модуль WI-FI и модем GSM.

Обмен данными с 1С.

13 400
Эвотор 5

Эвотор 5

12 часов работы без подзарядки.

Прием любых платежей.

Подключение любых дополнительных устройств.

Интегрированный принтер.

Портативность.

13 700

Где купить ККТ для туристического агентства

Стоит заранее позаботиться о покупке такого аппарата. Вам придется изучить все нюансы обращения с ним, этапы проведения платежных операций, а это тоже займет время. Кроме того, может потребоваться дополнительное оборудование, которое позволит облегчить и ускорить обслуживание посетителей.

В первую очередь ознакомьтесь с реестром ККМ – это перечень аккредитованных производителей, устройства которых соответствуют 54-ФЗ. Соответственно, после этого можно перейти в интернет-магазины изготовителей и изучить их предложения. Также реализацией новых касс для турагентств занимаются:

  • IT-компании. Если вы уже сотрудничаете с одной из них, можно ознакомиться с условиями приобретения ККТ.
  • Крупные онлайн-площадки. Как правило, цены на кассовую технику в этом случае могут быть даже ниже среднерыночных, а доставка и другой сервис лучше.

При желании сэкономить можно купить б/у аппарат. Такие предложения можно найти на сайтах объявлений, форумах предпринимателей и даже в соцсетях. Но к подобному приобретению стоит отнестись крайне внимательно. Такое технически сложное устройство должно быть полностью исправно и подходить именно для ваших задач.

Многие начинающие бизнесмены в сфере туризма берут кассу в аренду. Это хорошее решение, которое позволит сэкономить бюджет и в случае неудачи быстро закрыть компанию без дополнительных убытков.

Обо всех вариантах приобретения кассы с их плюсами и минусами можно прочитать тут>>>

Какое еще оборудование может потребоваться турагентам

оборудование для турагентов

Без периферийных устройств обслуживание посетителей и удобство пользования кассой значительно снижаются. К тому же сегодня практически все модели предоставляют возможность расширить их функционал за счет множества портов для подключения.

Конечно, выбор допоборудования зависит от тех задач, которые приходится решать ежедневно.

Сегодня турагентству точно не обойтись без терминала для приема банковских карт, ведь многие клиенты предпочитают именно такой способ расчета. Но можно выбрать модель, где эквайринговый модуль уже встроен.

Кроме того, нелишним будет денежный ящик для удобного хранения купюр и выдачи сдачи, а также детектор для проверки их подлинности.

Ассортимент периферийного оборудования также включает в себя сканеры штрихкодов, принтеры этикеток, дисплей покупателя и многое другое. Однако каждый бизнес в зависимости от своих нужд и масштаба выбирает только то, что ему необходимо. В противном случае велик риск переплатить за ненужную и неиспользуемую технику.

Какой ФН подходит для кассовых аппаратов турагентств

Фискальный накопитель используется во всех современных онлайн-кассах. Он отвечает за хранение, шифровку и обработку платежных данных, может быть на 15 или 36 месяцев в зависимости от сферы деятельности компании и системы налогообложения. Хорошо, если он поддерживает наиболее актуальный в ближайшие годы ФФД 1.1.

Чаще всего турфирмы работают на УСН либо патенте, поэтому им стоит приобрести накопитель на 36 месяцев. Цена невысока — в среднем до 12 000 р. По истечении срока действия его можно заменить самостоятельно.

Неверно подобранный ФН грозит не только получением штрафов, но и его поломкой, быстрым заполнением. Чтобы зря не потратить деньги на не тот фискальник, предварительно изучите полезную информацию.

Как выбрать подходящий ОФД и заключить с ним договор

Работники турагентства не могут начать продажи путевок по новым правилам без регистрации кассы в инспекции. Одним из требований для данной процедуры является заключение договора с ОФД — посредником между вашей фирмой и инспекцией. Именно он отвечает за пересылку сведений в инстанцию и ее хранение.

При выборе оператора стоит учесть несколько важных моментов:

  • Аккредитация и наличие всех лицензий на ведение деятельности.
  • Присутствие в перечне на сайте ФНС.
  • Наличие надежного оборудования для быстрой обработки и передачи сведений в инспекцию.
  • Удобство ЛК и оплата услуг любым удобным способом.
  • Возможность подписания договора на нужный вам период вплоть до дней.

Взаимодействие с ОФД обязательно для всех предпринимателей, за исключением ведущих деятельность в удаленных местностях: их касса работает в установленном при регистрации автономном режиме.

Заключение договора не занимает много времени и проводится в личном кабинете выбранного вами оператора. Потребуется ЭЦП, заводской и регномер ККТ, а также самого накопителя, данные владельца. После подписания можно ставить технику на учет в налоговой.

Какое ПО необходимо для турагентства

по для турагентства

Для того чтобы касса исправно работала, потребуется специальное ПО. Оно предназначено для формирования чеков и различных отчетов, а также передачи информации ОФД. Кроме того, автоматизируются многие бизнес-процессы и учет продукции.

Есть несколько таких решений, необходимость в которых зависит от масштаба и нужд компании. Но в случае турфирмы достаточно иметь кассовую программу. Она будет создавать и печатать чековый документ, позволит принимать наличные и карты. Хорошо, если есть возможность указать информацию о покупателе.

По сути, это недорогое ПО, которое может иметь дополнительные функции. Для полноценной работы турагентства этого вполне достаточно. Есть и более сложные приложения для онлайн-касс, о которых вы можете узнать здесь. Однако потребность в них в сфере туризма крайне редка.

Как зарегистрировать кассовую технику

Без постановки кассы на учет все проведенные операции будут считаться незаконными. Поэтому регистрация техники в ФНС обязательна для всех владельцев. По сути, процедура стандартна, может проводиться как онлайн на сайте налоговой, так и при личном посещении инстанции. Потребуется ЭЦП, договор с ОФД и личные документы. Воспользовавшись пошаговой инструкцией, вы быстро и без ошибок пройдете все этапы.

При этом для турагентств есть одно важное исключение: в форме регистрации обязательно указывается, что фирма является агентом. Если этого не сделать, вся прибыль от продажи путевок будет отражаться в инспекции как заработанная именно вами, а не разными отелями и операторами, с которыми вы сотрудничаете как посредник.

Как вариант, можно отдать решение такой задачи на аутсорсинг, сэкономив таким образом и время, и силы. В этом случае приступить к работе по новым правилам вы сможете в кратчайшие сроки.

Как пользоваться ККТ в турагентстве

пользоваться ККТ в турагентстве

Поскольку касса — сложное в техническом плане устройство, важно внимательно изучить инструкции к ней. Это нужно сделать еще до того момента, как вы начали расчет с клиентами. В противном случае последствия могут быть самими различными — от штрафов до выхода аппарата из строя.

Кроме того, обслуживать клиентов будет проще, если заранее запомнить основные клавиши и последовательность действий.

Процесс применения кассы в вашем турагентстве будет выглядеть примерно так:

  • Включение.
  • Авторизация, например ввод логина и пароля.
  • Печать нулевого чека для проверки исправности техники.
  • Проведение расчетов с клиентами.
  • Закрытие смены в конце рабочего дня.

Важно, чтобы у каждого сотрудника была своя касса либо же работал собственный кассир. Все работники должны уметь обращаться с оборудованием, а в случае сбоев и ошибок предпринимать правильные действия. Это поможет избежать простоя в работе, недовольства клиентов и санкций со стороны инспекции.

Подробнее о том, как работать на кассе, читайте тут>>>

Какие чеки пробивать в зависимости от способа покупки путевки

чек онлайн кассы турагентства

По нормам 54-ФЗ касса должна уметь формировать два вида квитанции: бумажную на термоленте и электронную, которая отправляется клиенту на email или по смс. Обе версии чековых документов имеют одинаковую силу. Они должны содержать такие обязательные реквизиты, как ИНН, наименование услуги и тура, цена, форма расчета и пр. Всего в 2020 году предусмотрено более 20 обязательных позиций.

Нововведение по сравнению с прежними правилами — необходимость указания в квитанции туроператора. Вы должны четко знать, с кем ваш клиент будет отправлен в поездку. Без этого придется платить налог с выручки.

Помимо того, чек может содержать дополнительные реквизиты, например маркетинговую информацию.

Однако турагентства проводят через онлайн-кассу особые расчеты, что влияет на их отражение в чеках:

  • Оплата заранее. Этим пользуется большинство клиентов, внося платеж за тур еще до отъезда. Пакет услуг в данном случае четко определён. Чтобы оформить такую операцию и выдать чек, выбирается признак способа расчета «предоплата». В день отправки в тур следует выдать еще один документ, но с признаком «зачет аванса».
  • Авансовый платеж. Чек с признаком «аванс» оформляется в том случае, когда окончательная цена путешествия неизвестна. Например, клиент еще не выбрал экскурсии, которые хотел бы посетить, и думает. Вторая квитанция в этом случае будет зависеть от его решения:
    • при отказе от экскурсии цена услуги будет идентична авансу, поэтому выбивается чек «зачет аванса»;
    • в случае согласия вносится дополнительная оплата, которая должна быть оформлена по принципам частичной предоплаты.
  • Расчет с юрлицом. Потребуется указать сведения о покупателе: его ФИО и ИНН.
  • Продажа путевки со страховкой. В данном случае в чек нужно внести сведения о клиенте, в том числе и ИНН. При его отсутствии эту графу можно заполнить паспортными данными.
  • Возврат предоплаты. Такая ситуация не является редкостью, например для чартерных рейсов: если не набрано конкретное числю людей, тур аннулируется. Поэтому турагентство должно выдать чековый документ с возвратом прихода. Обязательно наличие ИНН клиента и название тура, как в чеке предоплаты.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Начиная с июля 2019 года, все турагентства с наемными сотрудниками должны работать с онлайн-кассой. В противном случае им грозит наказание согласно 54-ФЗ:

  • Денежный штраф в размере до 100 % от выручки. Это не менее 30 000 для компаний и 10 000 для ИП.
  • Деятельность турагентства будет приостановлена на 3 месяца, если после предупреждения инспекции владелец так и не установил кассу.

Кроме того, санкции применяются за использование старой модели кассы, невыдачу чека или документов по запросу налоговиков. В некоторых случаях можно избежать штрафа. Но лучше изначально соблюдать все требования закона и работать по правилам. Это позволит спокойно развивать бизнес, не боясь внеплановых проверок ФНС и довольно серьёзных санкций.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *