Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Регистрация онлайн-кассы – процедура, которую должны пройти все предприниматели и компании, купившие этот тип техники. В статье представим пошаговую инструкцию постановки ККТ на учет в ФНС и расскажем про критические ошибки, которые выводят ФН из строя.

Подготовка к регистрации онлайн-кассы

Для регистрации кассы в налоговой необходимо не только приобрести технику, но и подготовить кассовый аппарат к работе. Техника должна быть укомплектована фискальным накопителем – его номер прописывается в заявлении ФНС.

Важно! Стоимость ФН нередко равна или даже выше цены на онлайн-кассу. Чтобы исключить подделки, в налоговой ведется реестр зарегистрированных фискальных накопителей.

Скачать реестр ФН>>>

Также необходимо:

  • заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных), который будет передавать информацию о продажах налоговикам и хранить сведения;
  • оформить квалифицированную электронную подпись в специальном авторизованном центре, если вы хотите зарегистрировать ККТ через сайт ФНС.

ОФД необходимо выбрать из списка зарегистрированных компаний.

Скачать актуальный список ОФД>>>

Кроме того, если вы будете торговать алкоголем, работать с большим ассортиментом, с маркированными товарами (сигаретами, обувью и т.д.), то это необходимо учитывать при выборе кассы. Подробно о том, на что обращать внимание при выборе подходящей ККТ, читайте тут>>>

Как поставить онлайн-кассу на учет в налоговой

Существует два способа регистрации онлайн-кассы в 2019 году:

  • на сайте ФНС (в личном кабинете ИП или юрлица);
  • в налоговой инспекции через заявление.

Мы уже писали выше, что онлайн-регистрация кассы для ИП и компаний требует электронную подпись. Однако этот формат подачи сведений о кассовом аппарате более удобен, чем личный визит в ФНС для написания заявления.

Во-первых, потребуется 15-30 минут на заполнение онлайн-заявления. Во-вторых, при офлайн-регистрации придется посетить налоговую дважды (или трижды, если вы не возьмете с собой кассу второй раз, а будете получать фискальный признак в офисе).

Пошаговая инструкция регистрации на сайте ФНС

Вход на сайт ФНС через ЭЦП и регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС

На сайт ФНС (www.nalog.ru) лучше зайти через Internet Explorer. Это самый надежный браузер по работе с ФНС, так как в нем работает весь функционал налогового онлайн-сервиса (кнопки, новые окна и т.д.).

регистрация онлайн-кассы

Далее следует выбрать пункт в зависимости от организации ИП или ООО:

онлайн-касса регистрация в налоговой

Необходимо «войти с ключом электронной подписи», так как через логин и пароль зарегистрировать кассу не получится.

Перед входом в личный кабинет, необходимо убедиться в том, что любой антивирус отключен, а ЭЦП настроена правильно:

настройка эцп для регистрации кассы

Пробуем войти напрямую в личный кабинет ФНС (4 пункт). Однако бывает, что ЭЦП неправильно настроена, и напрямую войти не получается.

В этом случае выбирается пункт 3. Это проверка условий, которая выявит, что не хватает в настройке подписи.

В конечном случае должно быть так:

вход в личный кабинет ФНС

Когда вы вошли в личный кабинет ФНС, необходимо выбрать через кнопку «ВСЕ КАССЫ» пункт «Зарегистрировать ККТ».

Далее необходимо заполнить данные о кассе (пункт «Заполнить параметры заявления вручную»).

Перед вами откроется окно, где надо ввести:

  1. Фактическое место установки кассы (город, улица, дом, квартира/офис);
  2. Наименование розничной точки или сайта интернет-магазина (если название несколько, перечислить через «;»);
  3. Модель ККТ и фискального накопителя с заводскими номерами;
  4. Поставить галочку в окне «Сведения об использовании ККТ», выбрав нужный способ использования онлайн-кассы;
  5. Название оператора фискальных данных (надо выбрать заранее);
  6. Проверить все указанные данные и нажать «подписать и отправить».

После этого документы о регистрации онлайн-кассы будут отправлены в ФНС на рассмотрение.

заявление на регистрацию онлайн-кассы

ФНС проверяет данные, полученные через личный кабинет, за один рабочий день.

Далее онлайн-кассе присваивается регистрационный номер.

Регистрация онлайн-кассы в драйвере

Чтобы завершить регистрацию, нужно получить фискальный признак. Для этого необходимо открыть утилиту регистрации онлайн-кассы в драйвере. Далее все данные, которые мы записали на сайте ФНС, необходимо ввести и на самой ККТ:

  • Наименование пользователя (название организации);
  • Адрес расчетов (фактический адрес местонахождения ККТ);
  • Заводской номер и модель ККТ;
  • Заводской номер и модель ФН;
  • Режим работы онлайн-кассы;
  • Наименование ОФД;
  • ИНН ОФД;
  • ФИО уполномоченного лица;
  • ИНН;
  • Электронный адрес отправителя чека (электронный адрес владельца ККТ);
  • Признак платежного агента;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Режим налогообложения.
  • Получение фискального признака

Для получения фискального признака необходимо сформировать чек регистрации по заполненным данным с:

  • Номером чека;
  • Датой и временем регистрации;
  • Фискальным признаком.

Передача данных о фискальном признаке в ФНС (завершение регистрации)

Когда на ККТ все введено, а ФП получен, необходимо снова открыть личный кабинет (ИП или юрлица) на сайте ФНС.

Далее необходимо выбрать вашу онлайн-кассу, чтобы завершить регистрацию.

Следует ввести данные полученного фискального документа (чека): дату, время, номер фискального документа, сам фискальный признак.

Если все введено корректно, то касса будет являться зарегистрированной. Если что-то заполнено неверно – придет ответ от ФНС.

Критические ошибки при самостоятельной регистрации онлайн-кассы

В процесс регистрации ККТ для ИП неопытные предприниматели могут совершить критические ошибки, которые выведут из строя фискальный накопитель. Он перестанет функционировать, и придется покупать новый.

Самые популярные ошибки:

  • неправильная дата регистрации онлайн-кассы;
  • неверно указанная система налогообложения;
  • покупка ФН со сроком действия, который не сочетается с системой налогообложения.

Неправильная дата регистрации ККТ

Неверно записанная дата регистрации кассы – распространенная ошибка невнимательных пользователей.

Причина в том, что дата во многих кассовых аппаратах проставляется автоматически и неправильно. Например, так обстоит дело у смарт-терминалов «Эвотор».

Необходимо проверять дату, так как при ошибке фискальный накопитель не будет работать.

Фискальный накопитель был приобретен без оглядки на налоговый режим

Фискальный накопитель бывает двух видов: на 15 и 36 месяцев. При работе на спецрежимах можно приобретать ФН на 36 месяцев. Однако при общей системе налогообложения необходимо использовать ФН на 15 месяцев.

Если вы, работая на ОСНО, купите и установите на свою онлайн-кассу ФН со сроком работы 36 месяцев, то он работать не будет.

Все правила выбора фискального накопителя>>>

Как выбрать ФН для онлайн-кассы

Распространенные ошибки при регистрации онлайн-кассы

Ошибки, которые не приводят к выходу из строя фискального накопителя, встречаются еще чаще. Они не дадут завершить регистрацию. К счастью, их можно исправить в личном кабинете ФНС.

1. Электронная цифровая подпись не позволяет пройти аутентификацию на сервере ФНС – решение рассмотрено выше.

2. На сайте ФНС указаны неверные данные:

  • Ошибка в номере чека регистрации – необходимо повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ;
  • Неправильно введены дата и время чека регистрации – требуется повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ;
  • Ошибка в ФПД чека регистрации – обязательно повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ.

3. В личном кабинете ФНС выбран один ОФД, затем вы решили его поменять, и в драйвер ККТ занесли уже другой.

В этом случае также требуется повторное заполнение формы регистрации:

  • ввести фискальные признаки из фискального документа, выданного ККТ;
  • они не подойдут, появится окно с кнопкой «Повторно подать заявление»;
  • следует согласиться со всем предложенным в всплывающем окне, и в итоге дождаться формы редактирования заявления;
  • выбрать правильного оператора фискальных данных из списка.

Важно! Адрес установки и другие данные онлайн-кассы необходимо будет ввести повторно.

После изменений в анкете в личном кабинете ФНС следует подписать ее снова личной подписью. Далее сразу следует ввести данные фискального признака, и ККТ обновит статус на «Зарегистрирована».

Регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции оффлайн

Если вы хотите сэкономить пару тысяч рублей на ЭЦП, не доверяете компьютерам и имеете много свободного времени, можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС с помощью личного визита.

Перед регистрацией онлайн-кассы в налоговой необходимо приобрести онлайн-кассу и выбрать оператора фискальных данных из списка лицензированных ОФД и заключить с ним договор.

Скачать перечень лицензированных ОФД>>>

Далее потребуется совершить четыре действия:

1. Сходить в налоговую инспекцию (последние рекомендации налоговиков разрешают обратиться в любую инспекцию, не обязательно по месту жительства), написать заявление о постановке ККТ на учет на бумажном виде. В нем помимо данных об ИП или компании надо указать:

2. Взять в налоговой инспекции индивидуальный номер ККТ, присвоенный вашему аппарату. Он будет готов в этот или на следующий рабочий день и не будет совпадать с заводским номером.

3. В драйвере онлайн-кассы указать:

  • Адрес установки ККТ;
  • Наименование места установки ККТ или адрес интернет-магазина;
  • Заводской номер (ЗН) ККТ;
  • Модель ФН;
  • ЗН ФН;
  • Сведения об использовании ККТ;
  • Информацию об ОФД: название оператора, ИНН, порт ОФД.

Лайфхак! Чтобы сэкономить время, если у вас мобильная онлайн-касса, можно принести аппарат прямо в отделение ФНС и получить фискальный признак сразу после выдачи бумаги с номером ККТ.

4. В этот или на следующий рабочий день принести в ФНС фискальный документ с фискальным признаком онлайн-кассы в бумажном виде.

Далее налоговики завершают регистрацию онлайн-кассы, занеся в карточку ККТ информацию о фискальном признаке.

Офлайн-регистрация должна быть завершена не позднее пяти рабочих дней с момента первого визита с заявлением в ФНС.

Выводы

Регистрация онлайн-кассы в 2019 году может проходить в личном кабинете на сайте налоговой, а может – через личную подачу заявления в ФНС.

Первый способ предпочтительней из-за быстроты и возможности оформить кассовый аппарат, не выходя из офиса (дома). В статье представлена подробная иллюстрированная пошаговая инструкция регистрации онлайн-кассы на сайте ФНС.

Однако самостоятельная постановка на учет чревата критическими ошибками, способными вывести из строя фискальный накопитель. Например, придется покупать новый ФН, если вы выставите неправильную дату регистрации.

Альтернатива – отдать регистрацию ККТ на аутсорс.

Также есть вариант посетить ФНС с заявлением о постановке ККТ на учет лично. Он позволяет сэкономить на ЭЦП, однако очень затратен по времени.