На онлайн-кассе не закрыта смена: что делать

Правильное закрытие смены – одно из условий корректной работы онлайн-кассы. Всегда ли обязательно закрывать смену на кассовом аппарате и что делать, если забыли? Расскажем в статье.

Нужно ли закрывать смену на кассе

как закрыть смену на онлайн кассе

Все нормы работы с кассовыми аппаратами написаны в законе 54-ФЗ. В п. 2 ст. 4.3 указано: смена на кассе не должна быть больше 24 часов. Следовательно, до того, как пройдет 24 часа, надо смену закрыть. Иначе владелец ККТ нарушит закон.

Обязательно ли закрывать смену на онлайн-кассе круглосуточным магазинам? Ведь касса должна быть открыта в том числе в ночное время?..

Для круглосуточных магазинов действует то же правило, что и для обычных торговых точек – не более 24 часов открыта одна смена.

Кстати, в законе нет ограничений на закрытие смены в другой день. Поэтому круглосуточные магазины могут устроить пересменку, то есть перезапустить кассу, ночью или рано утром, когда мало посетителей. А закрыть смену в следующую ночь. Главное, чтобы длительность работы кассы не превышала установленного срока.

Как правильно закрыть смену на онлайн-кассе

Алгоритм работы при закрытии смены выглядит таким образом:

  • выбор на кассовом аппарате опции «закрытие кассы», а потом – «закрытие смены»;
  • получение отчета о закрытии смены, распечатка его и вкладывание в документы о работе кассира.

как правильно закрывать смену на кассе

Кнопочные кассовые аппараты требуют знаний специальных команд. В частности, в автономной кассе Меркурий необходимо нажать кнопку «Режим», пока не появится слово «Отчеты». Далее вводится пароль. Кассир ждет надписи «Закрытие смены», которая подтверждается с помощью кнопки «Итог».

Так как закрыть смену на онлайн-кассе в принципе несложно, ошибка с незакрытой сменой – удел новичков или забывчивых, уставших кассиров.

Какие последствия влечет незакрытая смена на кассе

Кассовые аппараты запрограммированы на ограничение работы, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, и смена длится более 24 часов, то блокируется фискальный накопитель.

Он отвечает за наличие всех необходимых реквизитов в чеках и отправление их оператору фискальных данных.

Таким образом, если не закрыта смена, касса формирует чеки, но ОФД и ФНС не получают информацию об операциях.

Вовремя незавершенная смена – это нарушение закона. Налоговики обязательно узнают об этом (обычно автоматически от ОФД, который фиксирует блокировку ФН).

Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе

онлайн касса не закрыта смена

Разберем две ситуации, при которых кассир может забыть закрыть кассовую смену на кассе.

Случай 1. Обычный магазин, закрытие торговой точки происходило в спешке, и кассу не выключили вечером. Утром кассир пришла, а касса заблокировалась, так как забыли закрыть смену.

В этом случае нарушение небольшое, так как чеки на заблокированной кассе не выдавались, торговля не велась.

Необходимо немедленно закрыть смену, и написать в налоговую объяснительную. В письме в свободной форме сообщить, что касса заблокировалась в то время, пока магазин не работал и чеки не выдавались. На сайте ФНС описан подобный случай, причем с пометкой, что это не является серьезным нарушением.

Случай 2. Магазин круглосуточный, кассир пропустила время закрытия смены. Чеки выдавались, хотя фискальный накопитель был заблокирован.

В этом случае также необходимо закрыть смену незамедлительно. Объяснительная будет содержать информацию о причинах незакрытия смены с полным описанием ситуации. Так как в кассе появились «неучтенные» деньги, необходимо сформировать чек коррекции.

Как себя вести, если касса заблокировалась

забыли закрыть кассовую смену на онлайн кассе

Прежде всего – не паниковать, а действовать согласно правилам:

  • устранить проблему (закрыть смену на кассе, сформировав отчет);
  • открыть смену снова.

Если не случилось сбоев в программе кассового аппарата за время блокировки фискального накопителя, касса начнет работу.

Если ККТ перестала функционировать, следует обратиться к техподдержке производителя кассы.

Какие штрафы грозят за незакрытую смену на ККТ

Напомним, по мнению ФНС, если фискальный накопитель заблокировался из-за незакрытой смены, но чеки не выдавались, то это не является большим нарушением.

Серьезным нарушением является совокупность факторов:

  • смена длилась больше 24 часов;
  • чеки пробивались;
  • расчеты не были скорректированы чеком коррекции.

В этом случае речь о нарушении кассовой дисциплины, которая карается штрафами:

  • для юрлиц – до 10 тысяч рублей;
  • для ИП и должностных лиц – от полутора до трех тысяч рублей.