Электронный чек: как сделать и отправить покупателю

Современные темпы развития цифровых технологий открывают множество возможностей для повышения эффективности деятельности. И этим фактом активно пользуются при внедрении законодательных актов, благодаря чему все больше снижается значимость бумажного документооборота.

Одним из подобных этапов стала разработка и корректировка 54-ФЗ, который обязал продавцов использовать при продаже электронные кассовые чеки. Однако у многих предпринимателей все еще остаются вопросы. Как же получить согласие покупателя на предоставление информации для электронного чека и правильно пробить его?

электронный чек

Зачем нужен электронный чек?

Без сомнения, выдача чеков в электронном виде необходима главным образом для соблюдения норм законодательства. Ведь если налоговая найдет несоответствие, это повлечет за собой серьезные штрафные санкции.

Кроме того, есть и другой важный момент — многим клиентам просто неудобен бумажный экземпляр. Однако это не значит, что магазин не должен выдать его. Обе квитанции имеют одинаковую силу и содержат одну и ту же информацию.

Электронный чек может предоставляться по просьбе покупателя в любой торговой точке: от АЗС до салона красоты.

Обязательным он является для интернет-магазинов, поскольку они не могут выдать бумажную версию.

Сегодня он также может иметь вид QR-кода, отсканировав который можно увидеть оригинал на сайте инспекции.

электронный чек на почту

Отличия и преимущества электронного чека перед бумажным

Чек в электронном виде полностью приравнивается по юрсиле к бумажному варианту, но при этом имеет несколько важных достоинств:

  • Его обработка и дальнейшее хранение требуют намного меньше усилий.
  • С течением времени он не выцветает, его нельзя потерять, а возможность загрузки на смартфон в любой момент обеспечивает дополнительное удобство для покупателя.
  • Такой чековый документ может применяться как приложение к электронной авансовой отчётности.

Несмотря на то, что и печатный, и цифровой чековые документы содержат одни и те же реквизиты и во многом аналогичны по содержанию, в некоторых случаях можно наблюдать небольшие отличия. Они могут появляться в соответствии с форматом ФД, по которому онлайн-касса собирает кассовый чек из разных атрибутов.

отправить электронный чек

Можно найти следующие различия:

  • Для бумажного чека обязателен реквизит ИНН, в то время как в его электронный вид входит опционально.
  • В цифровом варианте есть система налогообложения, в печатном — не всегда.
  • Бумажный чек содержит «ИНН/ФИО кассира», «Наименование документа» и код QR, для формирования электронного это необязательно.

Все они носят в большей степени технический характер и не являются важными для покупателя.

В каких случаях и в какие сроки нужно отправлять электронный чек?

Такой чековый документ предоставляется в тех случаях, когда это технически необходимо либо есть потребность в его отсылке, например об этом попросил клиент вашего магазина. При этом свои данные — номер телефона и адрес почты — он должен продиктовать до момента расчета. В противном случае это будет нарушать ФЗ № 54.

Отправить такой электронный чек на почту вы можете только в случае технической возможности. Обязательным является лишь его пересылка по СМС. Если же покупатель не попросил электронную копию, то вы можете выдавать только бумажный чек.

Несколько иная ситуация складывается с клиентами интернет-магазинов: при дистанционной оплате выбранных изделий владелец такой площадки должен отправить им электронный чек на e-mail либо в СМС. С этими данными, как правило, не возникает проблем, поскольку их указывает посетитель при регистрации. Бумажная версия в этом случае не требуется.

выдача электронных чеков

Несмотря на то, что зачастую платежные системы играют роль агентов, именно торговая точка выдает электронный фискальный чек. Причина в том, что многие агрегаторы прошли регистрацию за рубежом и не подчиняются российскому законодательству.

Еще один нюанс заключается в том, что многие порталы сегодня:

  • имеют пункты самовывоза, где клиент может забрать и оплатить выбранный в интернет-магазине товар наличными либо картой;
  • отправляют заказанную продукцию с курьером, которому покупатель платит удобным для него способом.

В этих случаях, согласно ФЗ № 54, онлайн-магазин должен выдать печатный чек в момент платежа и при желании клиента вместе с ним электронный. Такая схема работы полностью соответствует правовым нормам.

Сроки отправки электронных чеков регулируются федеральным законом № 192. Согласно ему, потребитель должен получить чек на электронную почту:

  • не позднее следующего дня после оплаты;
  • до того, как придет посылка по почте либо будет доставлена курьером.

Когда можно не формировать и не передавать электронный чек?

Чтобы работать с чеками в электронной форме, требуется обеспечить техническую возможность для этого. Но не все предприниматели могут сделать это. Поэтому есть несколько ситуаций, когда разрешено печатать только бумажный вариант:

Как видим, перечень включает в себя немного пунктов. Поэтому, как бизнесмен, вы должны быть готовы распечатать электронный чек по первому требованию клиента.

Что касается онлайн-площадок, то они должны предоставлять квитанцию всегда, за исключением двух случаев:

1.При доставке заказанного товара не своим курьером, а сотрудником сторонней курьерской службы. Именно он должен создать электронный чек при оплате наличными или картой, передать его потребителю, а финансы перечислить на р/с магазина.

чек при доставке заказа курьером

2. Заказ отправлен «Почтой России». Клиент оплатит его в отделении при получении и заберет чек у сотрудника почты. А она в свою очередь переведет эти средства торговой точке.

чек при оплате заказа на почте

Кто должен отправлять покупателю кассовые чеки в электронном виде?

Выдать чековый документ должен тот, кто получил деньги от клиента, то есть платежный агент. Если брать обычный магазин, то им является кассир. Он вносит в учетную программу контакты покупателя и высылает ему на электронную почту либо в СМС электронный чек. Эту же функцию может выполнять ОФД.

Что касается дистанционной продажи, то здесь есть несколько вариантов:

  • Оплата наложенным платежом — чек печатает «Почта России».
  • Через платежных агентов — за выдачу документа отвечает агрегатор.
  • В случае аренды онлайн-кассы — электронный чек отсылает оператор, который и предоставил технику в прокат.

Сегодня и ОФД, и большинство платежных платформ предлагают платную услугу автоматической отправки электронных чеков при помощи специальных программ. Несмотря на дополнительные затраты такой подход позволяет не беспокоиться о соблюдении закона.

Технические требования к созданию и отправке чека в электронном виде

требования к созданию чека

Печать цифрового чекового документа требует от торговой точки определённого оснащения. В первую очередь это современная модель кассы с ФН и наличие доступа в интернет.

Если вы планируете самостоятельно предоставлять посетителям электронную версию чека, понадобится заключить договор с оператором сотовой связи для отправки сообщений и установить программу для автоматизации торговли. Однако уже сегодня многие производители ККТ встраивают ее в качестве базового ПО.

Кроме того, не обойтись без ОФД и платежного агрегатора. Это незаменимые звенья всей цепочки, которые отвечают за фиксацию оплаты и отправку сведений в налоговую. В качестве отдельной услуги OFD также может отправлять фискальные чеки в электронном виде вашим клиентам.

Как создать и отправить электронный чек покупателю

Квитанция может предоставляться в текстовом формате и содержать код HTML либо в виде файла PDF. Также допустим вариант в JPG или PNG.

электронный чек онлайн кассы

Еще одна версия — в качестве реквизита, где указана платежная информация и адрес сайта с размещенной полной версией. Она будет особенна удобна, если клиент сказал только свой телефонный номер. В этом случае выслать в сообщении полноценный чек не получится, зато вполне возможно указать ключевые реквизиты и ссылку на портал с полноценной квитанцией. В идеале в роли такого сайта должен выступать ОФД.

Но у большинства владельцев офлайн-магазинов тут же возникает затруднение с тем, как при продаже отправить чек на электронную почту. Алгоритм будет выглядеть так:

  1. При покупке изделия клиент изъявляет желание получить ЭЧ. Он согласен на обработку личных данных и предоставляет свой номер телефона или адрес почты.
  2. Кассир должен зафиксировать эти сведения в программе. Если есть дисконтная карта, то идентификация упрощается.
  3. После оплаты документ направляется покупателю.

электронный чек на ккт

создание электронного чека на кассе

Может случиться и так, что посетитель не попросил выдать цифровую копию до момента расчета. Получить же ее после оплаты он уже не может, однако наличие QR-кода на бумажном чеке открывает доступ к аналогу. Достаточно отсканировать его смартфоном, в котором установлено специальное бесплатное приложение от инспекции.

чек интернет-магазина

Иногда требуется сделать возврат предоплаты за конкретный товар, и в такой ситуации электронный чек также нужен. Новый вариант должен быть вручен клиенту.

В случае с интернет-магазином все несколько проще, поскольку посетитель оставляет контакты в момент регистрации. Соответственно при совершении покупки квитанция высылается автоматически на указанный телефонный номер либо e-mail.

Реквизиты электронного чека: обязательные и дополнительные

Требования к тому, как выглядит электронный чек, также прописаны в 54-ФЗ. Однако они менее строгие по сравнению с его печатной версией. Так, он должен содержать:

  • регномер кассового аппарата;
  • дату и время проведения расчета;
  • сумму покупки;
  • фискальный признак;
  • электронный адрес сайта, откуда покупатель сможет при необходимости скачать чек со всеми данными;
  • реквизиты предпринимателя;
  • адрес и название торговой точки, ее ИНН;
  • вид платежа.

Но по своему усмотрению магазин может добавить в него и другие сведения, кроме основных. Например, это может быть сайт ФНС.

Обо всех обязательных реквизитах чеков в 2020 году, читайте тут>>>

Как покупатель может проверить электронный чек

Потребителю доступны два способа для проверки такого документа. Но каждый из них действителен только в том случае, если ссылка на него на самом деле существует. В противном случае вы не сможете найти ЭЧ в общей базе.

1.Через сайт ОФД. Указав несколько реквизитов квитанции, на телефон придет ссылка, которая чаще всего напрямую ведет к ЭЧ. В этом случае его подлинность полностью подтверждена.

проверка чека офд

2. С помощью приложения по проверке кассового чека. Его можно бесплатно загрузить в Google Play или App Store, а затем проверить легальность квитанции и при необходимости сохранить ее. Кроме того, приложение позволяет получать выписки о расходах и отсылать в инспекцию сообщения.

проверка чека в приложении

Ответственность за невыдачу электронного чека покупателю

Обязанность предоставления покупателям электронного образца чека прописана на законодательном уровне еще в 2003 году. В случае отказа магазин может быть оштрафован на сумму до 10 000 руб., а должностные лица — на 2000 р.

Чтобы не попасть в такую ситуацию и не понести дополнительные убытки, следует обеспечить техническую возможность для выдачи документа, не дожидаясь санкций со стороны инспекции. Зная, как правильно сделать электронный чек, вы сможете облегчить многие бизнес-процессы и оптимизировать продажи.