Как выбрать онлайн-кассу

Закон 54-ФЗ обязывает практически всех ИП и ООО при открытии бизнеса определиться, какую онлайн-кассу выбрать. В реестре ФНС 179 кассовых аппаратов, и их количество увеличивается. В статье разберем, как выбрать онлайн-кассу для небольшого магазина ИП и торговой сети ООО.

А нужна ли онлайн-касса: кратко об обязанностях и список освобожденных от ККТ

Переход бизнеса на онлайн-кассы длится больше двух лет, и за это время кассы освоили ранее неработающие с такой техникой предприниматели.

Например, с 2019 года кассовый чек надо выдавать не только при личном расчете с покупателем за товары, услуги, работы, но и:

  • в случаях оплаты через интернет или дистанционных продаж (чек отправляется на email);
  • при отпуске товара в долг (в кредит);
  • при предоплате за услугу или товар;
  • если клиент перевел деньги за товар, услуги в отделении банка;
  • когда покупатель расплатился за товар, отданный в долг (в народе этот второй чек назвали «закрывающим»).

Подробный список всех, кто должен использовать онлайн-кассы, размещен тут>>>

При этом 54-ФЗ и его многочисленные поправки разрешают некоторым ИП и компаниям не пробивать чек.

Кто освобожден от онлайн-касс

Освобождены от онлайн-касс те, кто имеет маленькую (по мнению ФНС) прибыль и физически не может использовать онлайн-кассу на месте торговле.

Узнайте, как работать в населенных пунктах без интернета и можно ли обойтись без кассы>>>

Например, освобождены от онлайн-касс:

  • ряд ИП на патенте с услугами (например, оказывающие образовательные услуги, ремонтирующие технику, часовщики, владельцы салонов красоты, ветеринары и т.д.);
  • продающие газеты и журналы, воду и квас в розлив;
  • владельцы торговых автоматов, работающих не от электричества;
  • муниципальные парковки и библиотеки;
  • при расчетах между ИП и ИП или ИП и ООО через банк (если ИП платит лично, то воспринимается налоговой как физлицо).

Скачать полный перечень всех освобожденных от применения касс и проверить, не попали ли вы под отсрочку>>>

Самозанятые также освобождены от онлайн-касс, но они должны показывать клиенту чек, который выдает приложение «Мой налог».

ИП, оказывающие услуги без привлечения наемного труда, а также хендмейдеры, получили отсрочку от применения онлайн-касс до 2021 года.

Виды ККТ: какую кассу выбрать

Цена на кассовые аппараты начинается от 5 тысяч рублей и заканчивается сотней тысяч. На стоимость влияют как внешние элементы техники (наличие экрана, его размер, авторезчик и т.д.), так и мощность процессора, оперативная память, количество встроенных портов, наличие аккумулятора.

Принято делить кассы на четыре вида:

  • фискальные регистраторы;
  • автономные кассы;
  • POS-терминалы;
  • терминалы для вендинга и интернет-магазина.

Фискальные регистраторы

Похожи на обычные принтеры чеков, в которые вставляется фискальный накопитель. Функционируют лишь при подключении к компьютеру или ноутбуку, так как не имеют экрана.

Могут выпускаться как с авторезчиком чеков для быстрого обслуживания покупателя, так и с гребенкой. Скорость печати чеков – от средней (75 мм в секунду) до быстрой (250 мм в секунду).

Имеют порты для подключения сканера штриховых кодов, весов и т.д.

Фискальные регистраторы устанавливаются там, где на кассу можно поставить ПК: в небольших и средних магазинах, в офисах продаж мебели, на складах дистрибьютеров и т.д.

как выбрать фискальный регистратор как выбрать кассу фискальный регистратор

Преимущества:

  • сравнительно небольшая цена – от 7000 без фискального накопителя (ФН);
  • редко ломаются, так как это очень простая техника;
  • просто работать, так как ПО для кассы устанавливается на компьютер.

Недостатки:

  • нет клавиатуры, работают только с ПК или ноутбуком;
  • надо дополнительно устанавливать кассовое ПО.

Популярные фискальные регистраторы: АТОЛ 30Ф, Вики Принт 57 от Дримкас; Штрих 01Ф.

Автономные кассы

Онлайн-кассы, которые похожи на старые модели (с ЭКЛЗ). У них есть клавиатура типа калькулятора, небольшой экран и встроенный принтер чеков. К большинству моделей можно подключить дополнительную технику, в том числе ПК.

Часто автономные кассы предусматривают возможность установки аккумулятора, что позволяет использовать их при перебоях с электричеством или при его отсутствии.

Подходит для небольших магазинов и павильонов, где не продаются маркированные товары, на прилавке нет места для установки компьютера, а владельцы выбирают оборудование для магазина по принципу «дешево и сердито».

какую автономную кассу выбрать как выбрать автономную кассу

Преимущества автономных касс:

  • сравнительно невысокая цена (без ФН от 5500 рублей);
  • большой выбор моделей у разных производителей;
  • при наличии аккумулятора можно использовать для выездной торговли.

Недостатки:

  • очень сложно настроить потоварный учет, который требуется по 54-ФЗ: чтобы забить названия товаров в кассу, надо подключить компьютер;
  • из-за маленькой оперативной памяти могут «тормозить» при потоке покупателей;
  • без подключения к ПК с этой кассой невозможно продавать маркированные товары и алкоголь.

Популярные автономные кассы: Меркурий 185Ф, Атол 91Ф, ШТРИХ-MPAY-Ф.

Смарт-терминалы

Смарт-терминал (POS-терминал) – готовая онлайн-касса с экраном, который удобен для работы с кассовой программой. Имеется встроенное ПО для работы с аппаратом, также можно подключить иное программное обеспечение, более удобное для работы.

Практически у всех смарт-терминалов есть возможность подключения аккумулятора и дополнительного оборудования: весов, сканера штриховых кодов.

Стоимость подобного типа онлайн-касс начинается от 12 000 рублей и может достигать сотни тысяч (за моноблок).

Смарт-терминалы выбирают:

  • владельцы небольших магазинов, где нет возможности установить полноценный компьютер на прилавок;
  • кафе, рестораны, так как их выбор основывается на мобильности и небольшом весе, размере онлайн-кассы.

как выбрать смарт-терминал какой смарт-терминал выбрать

Преимущества:

  • готовое место кассира, на котором можно вести потоварный учет;
  • можно установить аккумулятор, чтобы выехать с кассой в удаленное место продаж.

Недостатки:

  • цена;
  • небольшой выбор моделей среднего класса (для маленьких и средних магазинов и общепита).

Популярные смарт-терминалы выпускает «Эвотор». Самые распространенные модели «Эвотор 5.0», «Эвотор 7.2.», где число в названии модели обозначает размер экрана.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина и вендинга

Если вы ищите какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина и хотите сэкономить, покупайте специализированные вендинговые кассы.

Они подключаются к ПК или торговому автомату. Подходят интернет-магазинам, которые доставляют товар клиенту после перевода денег на счет или же оплаты на сайте. Отлично справляются с задачей отправки электронных чеков покупателям.

Преимущества:

  • без проблем и сбоев отправляет электронные кассовые чеки в интернет-магазин;
  • из-за небольшого размера поместится в самый маленький вендинговый автомат;
  • стоит относительно недорого (от 4500 рублей).

Недостатки:

  • не может выдавать бумажные чеки;
  • маленький выбор моделей.

В реестре ФНС такие онлайн-кассы помечены аббревиатурой ФА.

Скачать актуальный реестр кассовой техники>>>

Популярные кассы для интернет-магазина: «Терминал ФА», «Умка 01 ФА», «Казначей ФА».

Что учитывать при выборе онлайн-кассы

Критерии для выбора онлайн-кассы:

  • ассортимент магазина;
  • количество наименований в чеке и его длина;
  • проходимость и наличие часов-пик;
  • стабильность интернета;
  • удобство управления онлайн-кассой;
  • стационарная или выездная торговля;
  • продажа алкоголя и маркированных товаров.

Разберем все критерии подробно, чтобы вы смогли определиться, какую онлайн-кассу выбрать.

Ассортимент

Маленьким магазинам с 20-50 товарными позициями и небольшим прилавком можно сэкономить и приобрести автономную кассу. Главное – заставить кассира запомнить все коды товаров, чтобы соблюсти условия потоварного учета.

Торговым сетям от 100 до 1000 видов продукции в номенклатуре важно знать наличие товара на складе. Для них оптимальный вариант – подключить к ПК с товароучетной программой фискальный регистратор.

Кафе и рестораны выбирают обычно смарт-терминалы, так как крупные изображения товаров на дисплее помогают быстрее ориентироваться в ассортименте.

Продуктовые магазины, реализующие алкоголь, или алкомаркеты обязаны использовать ЕГАИС и поддерживающую ее онлайн-кассу. Такие устройства имеют УТМ-модуль.

Количество товаров в чеке

Если средний чек содержит 1-2 позиции, можно выбрать онлайн-кассу с низкой скоростью печати и необходимостью ручного ввода, т.е. автономную кассу. Такая техника подходит цветочному магазину, картинной галерее, островку в ТЦ с продажей настольных игр.

Если в чеке 3-7 позиций, лучше выбрать смарт-терминал. Продавец быстрее сориентируется в ассортименте и не будет создавать очереди. Подойдет «Эвотор 5.0», АТОЛ sigma 7.

Для продовольственного магазина, где средний чек состоит из 5-10 позиций и более, необходим ПК, фискальный регистратор и сканер штриховых кодов. Причем фискальный регистратор должен печатать чеки со скоростью 150 мм в секунду и более (АТОЛ 22Ф, ШтрихМ-01Ф и прочие).

Проходимость торговой точки

Магазин настольных игр, где практически не бывает часа пик (за исключением недели перед Новым годом), может сэкономить на кассе с высокой скоростью чека.

Крупные торговые сети обслуживают тысячи покупателей в день. Им необходима интеграция с товароучетной программой, быстро обрабатывающая платежи касса, т.е. мощный POS-терминал или ПК с фискальным регистратором со скоростью печати 300 мм в секунду. Например, Вики Принт 80 плюс Ф или РР-01Ф.

Средним магазинам с проходимостью от 50 до 200 человек в день подойдет фискальный регистратор со скоростью от 130 до 200 мм/с: Атол 22Ф, Вики Принт 57, Штрих-Мини-01Ф и др.

Проверить, разрешена ли модель кассы к использованию, можно с помощью реестра кассовой техники. Скачать актуальный документ по ссылке>>>

Стабильный интернет

Если вы держите островок в ТЦ, павильон на рынке, где невозможно провести стационарный интернет, необходима онлайн-касса со слотом для сим-карты. Крайний вариант – с возможностью провести вай-фай, который вы будете раздавать с телефона. Однако это нестабильно и дорого.

Если есть возможность подключить Ethernet к компьютеру, выбирайте фискальный регистратор. При подключении его к ПК с интернетом вы обеспечите бесперебойную передачу данных.

Удобство печати чеков и управления

Автономная касса подойдет тем торговым точкам, где продавцы могут сами запомнить коды товаров или им не составит труда перенести их вручную из тетрадки.

Продавцы допускают ошибки при переносе данных или образуются очереди при медленной работе? Приобретайте фискальный регистратор или POS-терминал, подключайте технику к кассовой программе и ведите продажи с компьютера.

Персоналу необходимо выбивать чеки «на бегу»? Невозможно каждому товару прикрепить штриховой код? Например, такое бывает при большом потоке покупателей в общепите. Для бизнеса с такими характеристиками удобней будет использовать смарт-терминал.

Стационарная или выездная торговля (мобильность кассы)

Есть специальные кассы для курьеров, позволяющие выбить чек прямо в месте расчета. Они легкие и снабжены аккумулятором.

Например, курьеры используют MSPOS-K, который представляет собой гибрид автономной кассы и смарт-терминала, имеет небольшой экран и аккумулятор.

Мобильность необходима для торговли в небольших павильонах на рынках, а также если иногда совершается выездная торговля. Например, в мебельных салонах, когда клиент в магазине платит аванс, а остальную часть суммы – при установке.

Продажа алкоголя и маркированных товаров

Для продажи алкоголя онлайн-касса должна поддерживать ЕГАИС. В продаже есть специальные модели для реализации алкоголя (например, Viki Micro от Дримкас). Кроме того, можно приобрести УТМ для модернизации фискального регистратора для продажи алкоголя. Так, для кассовых аппаратов АТОЛ подходит УТМ АТОЛ HUB-19.

Для продажи маркированных товаров с 2019 года необходимо настроить потоварный учет и обновить технику, чтобы она печатала реквизит «код товара». Также онлайн-касса должна быть совместима с 2D сканером. Удобнее работать с маркировкой, если онлайн-касса подключена к компьютеру.

Например, можно выбрать фискальный регистратор из линейки АТОЛ 11Ф, 25Ф, 15Ф и т.д, а также «Штрих-Нано-Ф», «Штрих-On-Line» и прочие.

Подробнее о выборе онлайн-кассы для ЕГАИС и правилах продажи алкоголя читайте тут>>>

Вариант аренды кассы для интернет-магазина

Ищите, как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина, но пока не определились, будете ли продолжать бизнес через несколько месяцев? Можно не покупать кассовый аппарат, а взять в аренду.

Это решение подойдет и тем владельцам интернет-магазинов, которые хотят по максимуму отдать обслуживание техники на аутсорс.

Для аренды онлайн-кассы необходимо также приобрести фискальный накопитель. Это индивидуальный инструмент для хранения данных, и его взять в аренду не получится.

Цена аренды онлайн-кассы начинается от 1500 рублей в месяц, что даже при покупке фискального накопителя в год выходит дешевле, чем покупка той же модели.

Однако для бизнеса, который планирует работать более года, а также хочет сэкономить, рекомендуем купить онлайн-кассу.

Как выбрать ФН для онлайн-касс

Фискальный накопитель необходим для записи информации и передачи сведений о расчетах в ОФД. Его принцип работы схож с флешкой или картой памяти, однако все сведения о фискальных документах хранятся в нем в зашифрованном виде.

ФН бывает на 15 и 36 месяцев.

Все ФН, одобренные налоговиками, записаны в реестре ФНС. Скачать актуальный документ можно по ссылке>>>

ФН на 15 месяцев выбирают ООО и ИП:

  • на ОСНО и совмещенными с ними режимах;
  • при сезонной торговле (хотя можно и на 36 месяцев);
  • если является платежным агентом (субагентом).

ФН на 36 месяцев можно покупать, если ИП или компания находится на спецрежиме.

Подробнее о выборе фискального накопителя читайте в этой статье>>>

Как выбрать ФН для онлайн-кассы

Как выбрать ОФД

Оператор фискальных данных – компания, без которой невозможна работа ККТ и регистрация онлайн-кассы в налоговой службе.

Задача ОФД – хранение всех фискальных документов, которые отправляет кассовый аппарат, и передача их налоговикам.

Подробно о том, как выбрать оператора ФД и подключить к нему кассу, читайте тут>>>

Услуги ОФД стоят от 2000 рублей в год. Разрешено пользоваться услугами только аккредитованных компаний.

Скачать актуальный реестр аккредитованных  операторов фискальных данных>>>

Где купить онлайн-кассу

Если вы нашли ответ на вопрос, какую онлайн-кассу выбрать, можно приступать к процессу покупки.

Сейчас онлайн-кассы продают:

  • специализированные магазины;
  • операторы ОФД;
  • сервисы, предоставляющие облачное кассовое ПО;
  • магазины электроники и бытовой техники;
  • мобильные операторы и т.д.

Преимущество покупки у специализированного дилера или оператора кассового ПО – специалисты техподдержки всегда проконсультируют и подберут кассовый аппарат под запросы вашего бизнеса. Обычные продавцы-консультанты магазина бытовой техники не всегда действуют в интересах потребителя, им надо выполнить план продаж.

Недостатки обращения в специализированную компанию в доставке. Касса направляется с курьером, то есть обмен и возврат оборудования достаточно сложен (по сравнению с магазином бытовой техники у дома).

Как сэкономить на выбранной онлайн-кассе

Есть несколько идей, как сэкономить на кассовом аппарате.

Вариант 1. Приобрести онлайн-кассу, бывшую в употреблении. Подобные аппараты можно найти на сайтах бесплатных объявлений.

Российское законодательство не запрещает приобретать онлайн-кассы б/у. Главное, чтобы был новый фискальный накопитель, который будет хранить информацию о расчетах.

Вариант 2. Искать акции и скидки. Так, существенно можно сэкономить на покупке ККТ, если приобретать кассовый аппарат «пакетом».

Преимущества комплексной покупки онлайн-кассы:

  • экономия времени на выбор – в одном месте покупаете, что нужно: фискальный регистратор и ФН или смарт-терминал, сканер, электронную подпись, ключ для ЕГАИС и т.д.;
  • доставка оборудования курьерской службой прямо в магазин;
  • программа для учета на складе и в магазине для автоматизации рутинных операций, формирования документов;
  • установленная кассовая программа для сопровождения расчетов, управления скидками, возвратов, отложенных чеков и т.д.;
  • возможность хранения данных контрагентов и контроля работы продавцов в облачном сервисе.

Кассовая программа регулярно обновляется в соответствии со всеми нововведениями, что обеспечивает полное соблюдение 54-ФЗ, возможность работы с маркировкой и ЕГАИС.